Het organiseren van een tennistoernooi kan een uitdagende, maar ook zeer lonende ervaring zijn voor een vereniging. Om dit proces te stroomlijnen, biedt de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) de Toernooi Planner aan, een digitaal platform dat helpt bij de organisatie van A tot Z. Deze handleiding biedt inzicht in de mogelijkheden van de Toernooi Planner en geeft antwoord op veelgestelde vragen, zodat toernooileiders optimaal gebruik kunnen maken van dit instrument.
Aanvraag en planning
De eerste stap bij het organiseren van een toernooi is de aanvraag. De aanvraag voor zomertoernooien wordt eind november geopend. Mocht je de deadline missen, dan is het mogelijk om het toernooi later aan te vragen via MijnKNLTB. Er wordt dan gekeken of het toernooi nog op de kalender past.
Het is belangrijk om te weten dat de KNLTB alle goedgekeurde toernooien publiceert op MijnKNLTB.
Licentie en ondersteuning
Jaarlijks dient een vereniging een nieuwe licentie voor de Toernooi Planner te bestellen. Vaak is de vereniging al in het bezit van een licentie. Via de pagina ‘Toernooileider’ in MijnKNLTB is te vinden wie als Toernooicoach/Helpdesk bij het toernooi aan de slag gaat.
Toernooibepalingen en ballen
Voor open toernooien zijn de bijzondere toernooibepalingen gestandaardiseerd en gedigitaliseerd in Toernooi Planner (TTP). Deze zijn te vinden onder het tabblad reglementen in TTP, waar ze automatisch worden getoond. Let op: Het is verplicht om bij goedgekeurde KNLTB toernooien te spelen met ITF goedgekeurde ballen.
Lees ook: Informatie over het Regio Voetbal Toernooi
Inschrijvingen en deelnemers
Als toernooileider heb je de bevoegdheid om een inschrijving van een speler te weigeren. Spelers die geen lid zijn van een vereniging kunnen een toernooipas aanvragen via www.tennis.nl/toernooipas. Met deze pas krijgen ze een KNLTB-bondsnummer en toegang tot MijnKNLTB, waardoor ze kunnen deelnemen aan toernooien.
Categorieën en loting
Spelers kunnen alleen deelnemen aan hun eigen speelsterkte categorie of hoger. Voor de loting kun je spelers nog in de juiste categorie plaatsen. Als toernooileider heb je twee opties voor de loting: op basis van beschikbaarheid of op vereniging. De mogelijkheid tot het uitloten van deelnemers dien je bij voorkeur op te nemen in de bijzondere toernooibepalingen. Indien twee of meer geplaatste deelnemers zich terugtrekken, mag je de loting opnieuw verrichten, mits er nog geen partij is gespeeld in het betreffende onderdeel. Deelnemers mogen niet zonder toestemming naar een andere categorie worden verplaatst.
Dubbelspellen
Een dubbelspelkoppel mag na de loting gewijzigd worden als er nog geen volledige ronde is gespeeld in een afvalschema of als niet alle deelnemers in de poule een partij hebben gespeeld. Belangrijk: Een inschrijving van een dubbelspelkoppel wordt pas zichtbaar bij het onderdeel op MijnKNLTB zodra beide koppels zich hebben ingeschreven en de inschrijving dus compleet is.
Wedstrijdplanning en -verwerking
Het maximaal aantal partijen op één dag is vier. Als een speler bij de inschrijving heeft aangegeven beschikbaar te zijn in het voorweekend, kun je als toernooileider de speler verplichten om de wedstrijd in het voorweekend te spelen. Bij het plannen van een wedstrijd kan je middels het dropdown menu ‘Blok spelers voorafg. week t/m’ de laatste speeldag van het voorweekend (veelal zondag) blokkeren indien één of meerdere spelers heeft aangegeven bij de inschrijving deel te nemen aan een toernooi in de voorafgaande week. Let op: Je hoeft de optie ‘Speelt voorafg. week t/m’ maar één keer in te stellen.
Poules en eindstand
De partijen die in een poule worden gespeeld, moeten volgens dezelfde telmethode gespeeld worden. Het toernooiprogramma geeft automatisch de juiste eindstand in de poule weer. Een beste nummer twee is in een poulevariant niet mogelijk, aangezien er in de meeste gevallen sprake is van een variërende poulegrootte, bijvoorbeeld poules met drie of vier deelnemers. Daarnaast is het niet mogelijk om een beste nummer twee te bepalen als er sprake is van een walk-over in één van de poules.
Lees ook: Informatie over het Volleybal Jeugd Toernooi in Vaassen
Uitslagen en wijzigingen
Nadat de uitslagen zijn verstuurd naar de KNLTB, kunnen er geen wijzigingen meer worden doorgevoerd in het toernooiprogramma.
De online Toernooi Planner
De online Toernooi Planner is een volledig online platform, ontworpen voor tablets en webbrowsers op je PC of Mac. Het stelt je in staat om vanaf meerdere apparaten tegelijk aan hetzelfde toernooi te werken. Alle toernooien (m.u.v. clubkampioenschappen) hebben toegang tot de online Toernooi Planner. Je kunt inloggen met dezelfde gegevens als voor MijnKNLTB. Ga naar de toernooileider omgeving op MijnKNLTB om daar het toernooi te openen in de online Toernooi Planner.
Functionaliteiten en instellingen
In de online Toernooi Planner kun je gemakkelijk spelers informeren over de (gewijzigde) wedstrijdplanning. In de planner ga je naar Instellingen->Inschrijving. Onderaan staat ‘Beschikbaarheid’ en klik op 'Eigenschappen’. Hier kan je de standaard instellingen van je toernooi aanpassen. Maximaal dagen niet beschikbaar betekent hoeveel dagen een speler als verhinderd mag opgeven. ‘Telt niet mee tot’ betekent dat spelers deze dagen onbeperkt verhinderingen mogen opgeven. Per dag kan je aangeven of spelers verhinderingen mogen opgeven.
Locaties en speeltijden
Via ‘Instellingen’ en ‘Locaties’ kun je gemakkelijk twee locaties aanmaken indien je een tennis- en padeltoernooi organiseert en je wilt hierin duidelijk de baancapaciteit bijhouden per sport. Maak zowel voor tennis als voor padel een aparte locatie met beschikbare banen aan. Via ‘Instellingen’ en ‘Dagen en Tijden’ kun je vervolgens de speeltijden aanmaken. Houd hierbij rekening met de verschillende wedstrijdduur voor tennis en padel.
Financiële aspecten
Bankgegevens van spelers die recht hebben op een terugbetaling van het inschrijfgeld kun je terugvinden via de spelerinfo op de pagina ‘Spelers’ en vervolgens ‘Inschrijfgeld’. Bij Ideal staat een pijltje waarop je kunt klikken. Gedurende het toernooi achter de wedstrijdtafel kun je ook per wedstrijd zien of de spelers die zich melden hebben betaald. Dit zie je terug op de pagina ‘Wedstrijden’. Staat het bedrag in het oranje? Dan is de betaling nog niet binnen.
Lees ook: Padelclubs en toernooien Rijswijk
Extra functies en tips
- Verhinderingen: Voor het openen van de inschrijving, kan je in de online Toernooi Planner instellen hoeveel dagen, welke dagen en welke tijden een speler als verhindering kan doorgeven.
- Schema's: In de Toernooi Planner zijn nu twee functionaliteiten beschikbaar om het plannen van de wedstrijden te vereenvoudigen. Zo kan je gemakkelijk in één keer een gehele poule of een gehele speelronde in het geval van afvalschema plannen. In de online Toernooi Planner is een functie beschikbar om schema’s (on)zichtbaar te maken. Het is handig om deze knop te deactiveren gedurende de plaatsing/loting.
- Inschrijvingen (de)activeren: Via ‘Instellingen’ en ‘Onderdelen’ kun je middels het onderdeel wijzigen middels het pijltje achter betreffende onderdeel. Deactiveer vervolgens het schuifje bij ‘Inschrijven toegestaan’.
- Kwalificaties: Je kunt bij het aanmaken van schema's instellen of en hoe je de kwalificaties wilt laten spelen. Omdat je met kwalificaties niet iedere speler direct toelaat, heb je ook te maken met acceptatie voorafgaand aan het toernooi. Het stappenplan voor acceptatie, plaatsing en loting vind je onder ‘’downloads’’ op Centrecourt.
- Communicatie: Wanneer je een aantal wedstrijden voor een dag of een aantal dagen hebt gepland dan kun je gemakkelijk in één keer alle wedstrijden publiceren op MijnKNLTB en de spelers waarschuwen.
- Speler informatie: Op de pagina ‘Spelers’ kunnen er verschillende icoontjes staan voor de naam van een speler. Een zwarte info knop: speler staat niet ingeschreven voor een onderdeel (waarschijnlijk teruggetrokken).
- Rating: De ratings van spelers worden zichtbaar op MijnKNLTB zodra het eerste onderdeel is geplaatst/geloot.
- Toernooidefinitie: Als toernooileider kun je in de toernooiplanner een toernooidefinitie downloaden, dit is de koppeling naar de aangevraagde onderdelen van het KNLTB toernooi. Dit kun je voor meerdere aangevraagde toernooien doen, hierdoor heb je meerdere toernooien in één toernooibestand. Door de inschrijfcontrole in het toernooiprogramma uit te voeren haal je de rating/speelsterkte én ranglijstpositie/punten op.
- Padeltoernooien: Om padeltoernooien te kunnen verwerken voor de rating en ranglijst, is het belangrijk om na het invoeren van alle wedstrijden de uitslagen op te sturen naar de KNLTB.
- Gemengd dubbel: Dames en heren kunnen altijd door elkaar spelen in de gemengd dubbel of genderneutrale dubbel.
Overgangsperiode Tennis Toernooi Planner (TTP)
Het is tot en met de zomerkalender van 2026 nog mogelijk om het toernooi te organiseren via TTP. Let op: het is niet mogelijk om tijdens het toernooi met zowel de Tennis Toernooi Planner (TTP) als de online Toernooi Planner te werken. Zowel voor Tennis Toernooi Planner als de Online Toernooi Planner heb je eenzelfde licentie nodig. Zodra de acceptatie is verricht is het voor toernooileiders mogelijk om de toernooidefinitie te downloaden in Tennis Toernooi Planner (TTP).
Junioren Tour
Vanuit de KNLTB worden er aankondigingen naar spelers op de Juniorenranglijst gestuurd dat de Junioren Tour toernooien open staan voor inschrijven. Ongeveer een week voor de deadline van inschrijven volgt nog een reminder. Daarnaast is het verstandig om als toernooileider ook aan promotie te werken voor je eigen toernooi.
Bij een Junioren Tour toernooi Brons verricht de toernooileider samen met de Toernooicoach de plaatsing. Iedere toernooileider bepaalt zelf de hoogte van het inschrijfgeld. Alleen voor Junioren Tour toernooien Brons bestaat een reservelijst. Spelers die in geen enkel Junioren Tour toernooi in de betreffende speelweek zijn geaccepteerd, komen op de reservelijst van het toernooi van hun 1e keuze.
JT Groen
JT Groen is voor spelers tot en met 10 jaar (spelers die geboren zijn in 2013 of later) die te weinig uitdaging in Tenniskids Groen hebben, maar nog niet of af en toe in de Junioren Tour t/m 12 jaar (Brons) spelen. Het is dus de overgang van Groen naar JT Brons. JT Groen biedt deze spelers langer de mogelijkheid om kwalitatief goede wedstrijden met een groene bal te spelen. Het is niet mogelijk om binnen de inschrijfkeuzes te variëren met JT Groen en Brons. Het is wel mogelijk om voor de ene week voor JT Groen in te schrijven en een andere week voor JT Brons.
In principe spelen alle spelers twee partijen; de winnaars van de eerste ronde spelen nog een partij tegen elkaar en de verliezers spelen nog een partij. Er zijn situaties waarbij het niet mogelijk is om alle spelers twee partijen aan te bieden, bijvoorbeeld bij een oneven aantal spelers. Er is dan één speler die één partij speelt. De toernooiorganisatie bepaalt de volgorde van de tweede partij en kan bijvoorbeeld de verliezers die als eerste de baan afkomen tegen elkaar laten spelen in de tweede ronde. Het schema wordt niet uitgespeeld, er is dus geen winnaar. Het doel is wedstrijden op niveau spelen, zonder focus op een winnaar. Daarnaast is er een praktische reden dat het schema niet helemaal uitgespeeld wordt: JT Groen wordt op één dag gespeeld en is ideaal om te organiseren op de finaledag van een JT Brons/Zilver/Goud (zondag). We vinden het belangrijk dat de focus op deze leeftijd niet ligt op het behalen van ranglijstpunten. De puntentelling is hetzelfde als bij JT Brons, Zilver en Goud; er wordt gespeeld om 2 gewonnen sets met een tiebreak op de stand 6-6. De derde set wordt als beslissende wedstrijdtiebreak tot 10 punten gespeeld.
Als toernooileider kun je via de toernooileiderpagina in MijnKNLTB de factsheet invullen.
NRT (Nationaal Ranglijst Toernooi)
De inschrijftermijn sluit op woensdag om 14.00 uur, 12 dagen voor de maandag van de week waarin het betreffende NRT begint. Direct nadat de inschrijfdeadline is gesloten gaat de KNLTB de acceptatie verrichten. Het is voor spelers niet toegestaan om in dezelfde week van het NRT ook deel te nemen aan een open toernooi op een andere vereniging. De KNLTB houd rekening met de verplichte arbitrage volgens het reglement.
tags: #verhinderingen #toernooi #toernooiplanner #handleiding