Inleiding
Het Algemeen Rijksarchief (ARA), dat later het Nationaal Archief zou worden, onderging in de periode 1994-2002 significante veranderingen. Dit artikel werpt een blik op de bedrijfsvoering, directie, en de projecten die in deze periode vorm gaven aan het archiefwezen in Nederland. We baseren ons hierbij op de inventaris van het archief van het Algemeen Rijksarchief (1991) 1994-2002 (ArchiefTitel 2.14.34).
Achtergrond van de Archiefvormer
In 1990 viel de Rijksarchiefdienst onder het Directoraat-Generaal Culturele Zaken van het Ministerie van Welzijn, Volkshuisvesting en Cultuur. De Archiefwet 1962 gaf de Rijksarchiefdienst de taak om toezicht te houden op de zorg voor archiefbescheiden van de Hoge Colleges van Staat, de ministeries en de daaronder ressorterende rijksorganen. Het doel was om essentiële informatie over het niet-recente overheidshandelen te bewaren, ordenen en toegankelijk te houden voor verschillende gebruikers.
Reorganisaties en Afdelingen
In 1994 ging de Rijksarchiefdienst over naar het Ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen. Het Algemeen Rijksarchief kreeg een eigen directeur, dr. J.E.A. Boomgaard, en onderging een reorganisatie. De Eerste, Tweede en Derde Afdeling, de Kaartenafdeling en het Centraal Register voor Particuliere Archieven werden opgeheven. Daarvoor in de plaats kwamen:
- Afdeling Bedrijfsvoering, onder leiding van mw. drs. A.E.M. Groeneveld
- Afdeling Archiefconservering, onder leiding van G. de Bruin
- Afdeling Bronverwerving en Toezicht, onder leiding van drs. R.C. Hol
- Afdeling Dienstverlening, onder leiding van drs. M. Beekhuis
In 1998 onderging het Algemeen Rijksarchief wederom een reorganisatie en kwam er als volgt uit te zien:
- Stafafdeling Bedrijfsvoering, hoofd: mw. drs. A.E.M. Groeneveld
- Stafafdeling Relatie en Beheer, hoofd: drs. A.G. de Vries
- Stafafdeling Publieksdiensten, hoofd: dr. P.C. van Royen.
Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT)
De nieuwe Archiefwet van 1995 zorgde ervoor dat archiefbescheiden van de Hoge Colleges van Staat en de ministeries overgebracht moesten worden wanneer ze 20 jaar oud of ouder waren. Om dit te realiseren werd het Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn (PIVOT) in het leven geroepen. In 1994 ging de projectorganisatie PIVOT op in de afdeling Bronverwerving en Toezicht (B&T). Het archief van PIVOT vormde de basis van dat van de afdeling B&T en werd daarin ook geïncorporeerd.
Lees ook: Essentiële keepersuitrusting
De Rol van de Directie en het Management
In 1997 werd dr. M.W. van Boven benoemd tot algemene rijksarchivaris, tevens directeur van de Rijksarchiefdienst. In 1998 werd hij als algemene rijksarchivaris ook directeur van het Algemeen Rijksarchief. De directie speelde een cruciale rol in het vormgeven van het beleid en de strategie van het ARA, evenals het aansturen van de verschillende afdelingen.
De Afdeling Bedrijfsvoering
De Afdeling Bedrijfsvoering, onder leiding van mw. drs. A.E.M. Groeneveld, was verantwoordelijk voor de interne organisatie en het functioneren van het Algemeen Rijksarchief. Dit omvatte onder meer personeelszaken, financiën, en facilitaire zaken.
Taken en Werkzaamheden
Het archief van het Algemeen Rijksarchief bevat stukken over het beheer (selectie, verwerving, toegankelijk maken, conservering) van archieven van organen van de nationale overheid en het provinciaal bestuur van Zuid-Holland en van particuliere organisaties en personen, alsook over het verstrekken van informatie uit deze archieven. De archieven van de afdeling Bedrijfsvoering, de afdeling Relaties en Beheer, de afdeling Publieksdiensten en de afdeling Archiefconservering zijn hierin opgenomen. Over het algemeen zijn de archieven van de afdelingen in de inventaris geordend in een sectie m.b.t. de algemene zaken van een afdeling, gevolgd door rubrieken aangaande en afkomstig van de verschillende productiegroepen. De rubrieken die de productiegroepen vormen in de inventaris van dit archief, bestaan op hun beurt weer uit archiefstukken o.a. betreffende de organisatie, het budget, beleid, personeel, planning en control, taken en projecten, evenals stukken m.b.t. overleg en communicatie.
Archiefbeheer voor 1994
Tot de reorganisatie van het Algemeen Rijksarchief in 1994 was de vorming van het archief belegd bij de afdelingssecretaressen. Daarna zijn ze van die taak ontheven: dossier- en archiefvorming was een taak die bij de hoofden van de productgroepen en de projectleiders was belegd. Het gevolg was dat de archiefvorming versplinterde en dat de kwaliteit van de archiefdelen zeer wisselend was. Een groot deel van het archief lag verspreid in diverse kamers, bureaus en depotruimten van het Algemeen Rijksarchief, sinds medio 2002 Nationaal Archief.
Selectie en Vernietiging
Uit dit archief is slechts op beperkte schaal vernietigd. Met name zijn de dubbelen verwijderd, terwijl de gedrukte, ter kennisneming ontvangen documentatie ook is afgescheiden. Het gaat hierbij om ongeveer 10 meter. Bovendien is bij de bewerking van het archief van de Centrale Directie van de Rijksarchiefdienst in de periode 2016-2018 ongeveer 20 strekkende meter aan dossiers uit het archief van het Algemeen Rijksarchief verwijderd en vernietigd, omdat deze documenten bevatten, die inhoudelijk identiek waren aan stukken in het CD-archief en betrekking hadden op zaken waarvoor de primaire verantwoordelijkheid bij de Centrale Directie lag.
Lees ook: Humphrey Mijnals in Oranje
Toegankelijkheid en Gebruik
Het archief van het Algemeen Rijksarchief is deels openbaar en deels beperkt openbaar (A). Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
Lees ook: De nasleep van het ongeluk: een analyse