Het organiseren van een wedstrijd, of het nu gaat om een zwemcompetitie, een voetbaltoernooi, een paardensportevenement of een atletiekwedstrijd, is een complexe taak die een goede voorbereiding, flexibiliteit en een duidelijke communicatie vereist. Velen van ons hebben wel eens meegemaakt dat er lange wachttijden tussen wedstrijden zijn, dat de startlijn scheef ligt, dat de marifoonberichten onduidelijk zijn of dat het 5-minuten signaal niet wordt afgeteld. Om dergelijke situaties te voorkomen, is het essentieel om een gestructureerde aanpak te volgen.
Voorbereiding: De Sleutel tot Succes
Als deelnemer heb je het misschien niet altijd in de gaten, maar de organisatie van een evenement is geen eenvoudige klus! Voor een wedstrijdcomité is het meer dan alleen een goede baan uitzetten, de startprocedure in gang zetten en de finishtijden noteren. Het echte werk begint veel eerder.
Planning en Aanmelding
De organiserende vereniging meldt de wedstrijd aan via een platform zoals Manage2Sail of een vergelijkbare inschrijftool. Voor zwemwedstrijden is het belangrijk om te weten dat veel programma's al zijn vastgesteld door de Regio of de KNZB. Als je echter je eigen wedstrijd organiseert, kun je zelf een programma opstellen, rekening houdend met de bepalingen om te voorkomen dat er een te zwaar programma ontstaat, vooral voor jonge kinderen.
Wedstrijdbepalingen en Reglementen
Het wedstrijdcomité stelt in overleg met de organiserende vereniging de wedstrijdbepalingen (Notice of Race of NoR) op en publiceert deze online. De NoR is meestal gebaseerd op standaardsjablonen van World Sailing, maar een vereniging mag hiervan afwijken. Deelnemers kunnen op basis van de NoR besluiten om al dan niet in te schrijven. De NoR wordt gevolgd door de Sailing Instructions (SI), waarin alle details van de wedstrijden worden vastgelegd. Voor zwemwedstrijden zijn de voorwaarden waaraan een wedstrijdbad moet voldoen vastgelegd in art. D14 van de KNZB Reglementen.
Faciliteiten en Accommodatie
Bij het organiseren van een wedstrijd moet je een aantal zaken vooraf vaststellen. Als je vereniging heeft besloten om een zwemwedstrijd te organiseren, moet je natuurlijk eerst een zwembad afhuren. Het is voor een zwemvereniging erg belangrijk om een goede relatie te onderhouden met de verhurende instantie, de bedrijfsleiding en het personeel van een accommodatie. Zorg er ruim van tevoren voor dat het zwembad beschikbaar is. Houd er rekening mee dat veel verenigingen op vaste tijden de beschikking hebben over zwembaden, ook in het weekend. De accommodatie die je gebruikt voor de wedstrijd moet natuurlijk passen bij het type wedstrijd, het aantal deelnemers en toeschouwers en de duur van de wedstrijd. Denk bij accommodatie niet alleen aan het wedstrijdbassin, maar ook aan de toeschouwersruimte, de kleedruimten enzovoort.
Lees ook: KNVB TC3 Jeugd cursus: wat je moet weten
Benodigde Materialen en Vrijwilligers
De wedstrijdorganisatie zorgt ervoor dat de benodigde materialen aanwezig zijn, zoals een startschip, voldoende ribs, boeien (in overeenstemming met de kleuren die zijn vastgelegd in SI) en de juiste vlaggen om de wedstrijd te kunnen begeleiden. De wedstrijdleider moet natuurlijk bekend zijn met de startprocedures en hoe hij dient om te gaan met variabelen van wind en stroming. Verder moeten er voldoende vrijwilligers en officials zijn voor de start- en finishschepen, de ribs, de controles en het protestcomité.
De Rol van Officials en Vrijwilligers
Om te zorgen voor veilige en zo eerlijk mogelijke wedstrijden, kan het wedstrijdcomité de hulp inroepen van klassencontroleurs. Zij kunnen boten controleren op veiligheidsvoorschriften en op meetbriefgegevens, zoals de afmetingen van de zeilen, het gewicht van de bemanning, etc. Verder kan een wedstrijdorganisatie niet zonder protestcomité. Deze juryleden hebben een belangrijke taak om eventuele protesten correct te behandelen. Voor zwemwedstrijden dien je ook voor een jury te zorgen. Veel verenigingen hebben een officialfunctionaris die deze taak vervult. Er zijn echter ook regio's waar de Regio Officialcommissie de jury of een deel van de jury verzorgt. In art. D2 van de KNZB Reglementen vind je de reglementsartikelen met betrekking tot de juryinzet bij zwemwedstrijden.
Juryvergadering en Werkruimte
Voorafgaand aan een wedstrijd dient de scheidsrechter, die de leiding over de wedstrijd heeft, de juryleden instructies te geven over de toepassing van de reglementen, indeling van de juryleden en diverse andere zaken. Voor deze zogenaamde 'juryvergadering' is een geschikte ruimte nodig. Alle juryleden moeten kunnen zitten en de ruimte moet niet lawaaierig zijn! Het verzorgen van een kop koffie of een frisdrankje verdient aanbeveling. Voor de spullen van de juryleden (tas, schoenen etc.) moet een afsluitbare ruimte of kast beschikbaar zijn. Tijdens de wedstrijd verwerkt het jurysecretariaat de uitslagen. Dit is een secuur werkje en daarom moet het jurysecretariaat over een rustige werkruimte kunnen beschikken. Een goede schrijftafel en stoelen zijn belangrijk.
Communicatie: Essentieel voor een Geslaagd Evenement
Communicatie en begrip tussen zeilers en de organisatie is essentieel voor een geslaagd evenement. Daarom heeft de Noordzee Club een marifoonprotocol opgesteld, zodat de communicatie over de marifoon bij elke wedstrijd zoveel mogelijk op dezelfde manier plaatsvindt. Indien een team teruggetrokken wordt en er reeds afspraken zijn gemaakt met andere verenigingen is het raadzaam behalve de KNZB ook de andere verenigingen hiervan zo tijdig mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen. Het is raadzaam dat alle betrokkenen tijdens een competitiewedstrijd het complete wedstrijdprogramma en de bepalingen bij zich hebben.
Onvoorziene Omstandigheden: Flexibiliteit is Vereist
En ook al heb je als wedstrijdcomité alles tot in de puntjes voorbereid; op de dag zelf is er altijd wel iets dat anders loopt dat voorzien. Er is geen wind, er is teveel wind, het anker van het startschip gaat krabben, de baan moet worden verlegd - ook daar kennen we allemaal de voorbeelden wel van. Dat betekent dat een wedstrijdcomité ook nog flexibel moet zijn, moet kunnen improviseren en snel moet kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. In geval een accommodatie door weersomstandigheden per openbaar vervoer niet meer bereikbaar is, kan een wedstrijd worden afgelast. In de praktijk blijkt deze regel niet altijd toepasbaar. Daarom wordt verenigingen geadviseerd afspraken hierover vast te leggen in verband met het eventueel delen van de gemaakte kosten.
Lees ook: Alles wat je moet weten over de KNVB competitiestart
Checklist voor Voetbalwedstrijden (Pupillen)
Om een voetbalwedstrijd zo leuk en leerzaam mogelijk te laten verlopen, is het goed om vóór de wedstrijd al een aantal zaken georganiseerd te hebben. Hierdoor begin je goed voorbereid aan de wedstrijddag en heb je rondom de wedstrijd alle tijd voor je spelers. Bedenk daarbij wel dat het pupillen zijn die nog niet (allemaal) alle verantwoordelijkheid kunnen dragen. Voeg dan ook altijd van elk kind één of twee betrokken ouders toe.
- Taal: Leg voorafgaand aan het seizoen uit aan spelers en ouders dat jij en je spelers tijdens trainingen en wedstrijden dezelfde taal met elkaar spreken.
- Kleding: Bepaal vooraf hoe jij er als voetbalcoach uit wil zien.
- Verzamelen en Vertrekken: Informeer de spelers en ouders over de verzameltijd en, als je een uitwedstrijd speelt, ook over de vertrektijd en het adres van de vereniging waar je naartoe gaat. Maak een rijschema.
- Materialen: Regel opgepompte ballen, hesjes of dopjes en een EHBO-kit.
- Tenue: Controleer vooraf welke kleuren de tegenstander draagt. Bespreek of je spelers zich op de vereniging willen omkleden en douchen, of dat ze dit thuis willen doen.
- Afmelding en Afgelasting: Spreek af tot wanneer spelers zich kunnen afmelden. Zorg voor een vaste vervanger als de wedstrijd niet doorgaat.
De Rol van de Teammanager
Veel voetbalteams beschikken over iemand die al dit soort praktische zaken regelt: de teammanager.
Atletiekwedstrijden: Focus op Sponsoring en Veiligheid
Tim, voorzitter van de wedstrijdcommissie van Atledo, deelt zijn ervaringen over het organiseren van atletiekwedstrijden. Hij benadrukt het belang van sponsorwerving en medische veiligheid.
Sponsoring
Tim leerde dat je een goed verhaal moet hebben bij het evenement. Je moet een gevoel, een sfeer verkopen. Laat sponsors een specifiek wedstrijdonderdeel financieel mogelijk maken. Bedrijven willen duidelijkheid en vinden het fijn om hun naam aan een bepaald element te koppelen, in plaats van geld te schenken wat vervolgens “in de grote pot verdwijnt”.
Medische Aspecten
Tim benadrukt dat je als wedstrijdleider zelf actief betrokken moet zijn bij de medische veiligheid. Je kunt niet volstaan met alleen een hulporganisatie inhuren. De medewerkers weten lang niet altijd op welke specifieke problemen bij hardlopers ze moeten letten. Hij raadt aan om de WBGT-waarde te berekenen, waarin niet alleen temperatuur maar ook de wind en luchtvochtigheid meegenomen worden.
Lees ook: Diepgaande analyse EK keepers
Paardensportwedstrijden: Een Uitdaging voor Nieuwkomers
Voor nieuwkomers op het gebied van paardensportwedstrijden kan de planning en organisatie een grote uitdaging zijn.
Voorwaarden voor Deelname
Er moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan voordat je aan een paardenwedstrijd mag deelnemen. Eén van de belangrijkste documenten is het paardenpaspoort. In het paardenpaspoort staat o.a. naam, chipnummer, ras, leeftijd, kleur, geslacht, kentekenen en indien bekend de afstamming van het paard vermeld. Alle paarden moeten een paardenpaspoort hebben met medisch inlegvel. Ook moeten alle vaccinaties van het paard daarin weergegeven zijn. Bij pony’s is het belangrijk dat de meethistorie van de pony vermeld is. Iedere pony moet voor de deelname aan een wedstrijd gemeten zijn, zodat ze de juiste categorie kan worden geplaatst.
Inschrijving
Je kunt je online inschrijven voor een wedstrijd op MijnKNHS.nl. In de wedstrijdkalender kun je op zoek gaan naar wedstrijden bij jou in de buurt specifiek zoeken op bijvoorbeeld discipline, klasse of niveau. Let op dat als je je inschrijft voor een wedstrijd dat deze is goedgekeurd door de KNHS en dat het geen zogenaamde ‚wilde wedstrijd‘ is.
Voorbereiding en Training
Een op ruiter en paard afgestemde voorbereiding van de wedstrijd is belangrijk om in de juiste stemming te komen voor de grote dag. Om structuur aan te brengen in de trainingen met je paard en om altijd je trainingsdoelen voor de komende wedstrijden voor ogen te hebben, is het de moeite waard om een individueel trainingsplan op te stellen.
Promotie en Marketing: Zorg voor Genoeg Deelnemers
Als instructeur geef je misschien vaker clinics of als manege of ruitervereniging organiseer je wedstrijden of evenementen. Hoe zorg je nu dat je daar genoeg deelnemers voor krijgt?
- Realistisch Bekijken: Start klein en bereken vooraf wat je minimaal nodig hebt.
- Prijsstelling: Wat vragen concurrenten voor prijzen voor soortgelijke clinics of evenementen?
- Social Media: Bereik veel mensen via social media. Let wel goed op de regels per groep - wat je er mag delen en hoe vaak.
- Hashtags: Probeer de hashtags te verzinnen vanuit je potentiële klant - waar zouden zij op zoeken op sociale media om jouw clinic/wedstrijd/evenement te vinden?
- Story's: Plaatst het ook in je story ’s zodat mensen je daar ook terug zien. En het liefst deel je dan ook direct de link naar de inschrijfpagina.
- Herhaling: Herhaal het dus gewoon regelmatig zodat ze eigenlijk niet om je heen kunnen.
- Offline Promotie: De lokale stallen in de buurt kunnen je ook nog een hoop helpen.
- Startlijsten.nl: Je kunt gratis een account maken en zo je evenement invullen. Je kunt er t.z.t ook de startlijst aan toevoegen.
- Bokt.nl Markt: Bokt is zo ’n beetje het grootste paardenforum van Nederland.
Tournify: Software voor Toernooi Organisatie
Tournify is software die je kunt gebruiken voor de organisatie van toernooien. Het is geschikt voor zowel teamsporten als individuele sporten en je kunt kiezen of je wilt werken met punten of sets.
Praktische Tips en Aandachtspunten
- Startstreep: Wedstrijdlopers in het eerste vak van start kunnen gaan. Laat deelnemers altijd van achter het startgebied betreden.
- Parkeerwachter: Zorg ervoor dat je een parkeerwachter hebt staan op de parkeerplaats.
- Licenties en Vergunningen: Zorg dat je de juiste licenties en vergunningen hebt.
- Evenementenverzekering: Sluit een evenementenverzekering af.
- Secretariaat: Houd het secretariaat weg van de deelnemers.
- Concoursprogramma: Gebruik een concoursprogramma zoals Concours 3.5.
- Uitslagen: Print de uitslagen uit en laat deze door de jury tekenen voor akkoord.
- Vrijwilligers: Verzorg je vrijwilligers goed met consumptiebonnen/lunchpakketten.
- Attentie voor Jury en Vrijwilligers: Bied de jury en vrijwilligers na afloop een kleine attentie aan.
- Telefoonnummers: Zorg voor een lijst met telefoonnummers van jury's, vrijwilligers, hulpdiensten, hoefsmid, dierenarts.
Aanvullende Tips van Ervaren Organisatoren
- Begin op tijd met het regelen van jury's.
- Let op hoe lang de groep wordt voor de jury.
- Wissel de taken zoals ringmeester/schrijver/couponrunner in ochtend en middag af.
- Plan diverse vrijwilligers voor een half dagje.
- Laat couponrunners ook wat lekkers naar jury/schrijver brengen bij tijd en wijle en wat te drinken.
- Misschien een hoefsmid en DA? (aanwezig of standby in de omgeving).
- Zorg voor voldoende vuilnisbakken op het terrein.
- Publiceer startlijsten vroegtijdig.
tags: #van #start #gaan #wedstrijd #organiseren