Een bloeiende hockeyclub als G.H.C. Rapid draait op de inzet van vele vrijwilligers. Van trainers en coaches tot barpersoneel en bestuursleden, iedereen draagt zijn steentje bij om de club draaiende te houden en een fijne plek te creëren voor hockeyliefhebbers van alle leeftijden. Binnen deze structuur kan de rol van een operationeel manager cruciaal zijn voor een gestroomlijnde organisatie. Dit artikel schetst een beeld van de mogelijke taken en verantwoordelijkheden van een operationeel manager bij een hockeyclub, met voorbeelden en context specifiek gericht op G.H.C. Rapid.
De Veelzijdige Rol van een Operationeel Manager
De operationeel manager is de spil die ervoor zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. De functie kan variëren afhankelijk van de grootte en structuur van de club, maar in essentie is de operationeel manager verantwoordelijk voor de efficiënte uitvoering van alle operationele processen. Dit omvat een breed scala aan taken, van het beheer van de accommodatie tot de coördinatie van evenementen en de ondersteuning van vrijwilligers.
Mogelijke Taken en Verantwoordelijkheden
Hieronder volgt een uitwerking van de taken en verantwoordelijkheden die een operationeel manager bij G.H.C. Rapid zou kunnen hebben:
1. Accommodatiebeheer:
- Onderhoud en reparaties: Zorgdragen voor het onderhoud van de velden, het clubhuis, de kleedkamers en andere faciliteiten. Dit kan inhouden dat je zelf kleine reparaties uitvoert of dat je offertes aanvraagt bij externe bedrijven en de werkzaamheden coördineert. De wens van leden om het terrein op te knappen, en dan met name sneller dan nu gebeurt, kan hier worden opgepakt. Concrete verbeterpunten zoals de dug-outs op veld 1 vallen hier ook onder.
- Planning en gebruik: Het opstellen van een planning voor het gebruik van de velden en het clubhuis, rekening houdend met trainingen, wedstrijden, evenementen en andere activiteiten.
- Veiligheid: Toezien op de veiligheid van de accommodatie en het naleven van de veiligheidsvoorschriften.
2. Evenementenorganisatie:
- Coördinatie: Het organiseren en coördineren van evenementen zoals toernooien, feesten, clinics en andere activiteiten. Denk hierbij aan het Family & Friends toernooi, de viering van het 92-jarige bestaan van de club, de Kerstballen op Rapid en Sinterklaas op G.H.C. Rapid.
- Planning: Het opstellen van een draaiboek, het regelen van de benodigde materialen en faciliteiten, en het aansturen van vrijwilligers.
- Communicatie: Het informeren van de leden over de evenementen en het verzorgen van de promotie.
3. Vrijwilligersmanagement:
- Werving en selectie: Het werven en selecteren van vrijwilligers voor verschillende taken en functies. G.H.C. Rapid is continu op zoek naar mensen die hun steentje willen bijdragen aan de club.
- Training en begeleiding: Het verzorgen van trainingen en begeleiding voor vrijwilligers, zodat ze hun taken goed kunnen uitvoeren.
- Roosterindeling: Het opstellen van roosters voor bardiensten, scheidsrechters en andere taken. De barcommissie, waar Tim Beijer deel van uitmaakt, kan hierbij ondersteuning bieden.
- Waardering: Het tonen van waardering voor de inzet van vrijwilligers, bijvoorbeeld door het organiseren van een vrijwilligersavond of het uitdelen van een attentie. G.H.C. Rapid heeft in het verleden vrijwilligers in het zonnetje gezet tijdens het eindfeest.
4. Communicatie:
- Interne communicatie: Het informeren van de leden over belangrijke ontwikkelingen, evenementen en andere zaken via de website, de app, e-mail en andere kanalen.
- Externe communicatie: Het onderhouden van contacten met de gemeente, de hockeybond, sponsoren en andere externe partijen.
5. Overige taken:
- Ledenadministratie: Het bijhouden van de ledenadministratie.
- Inkoop: Het bestellen van materialen en benodigdheden.
- Financiën: Het beheren van de clubkas, in samenwerking met de penningmeester.
- Verenigingsmanager: In veel gevallen zal de operationeel manager nauw samenwerken met de verenigingsmanager (zoals Laurens bij G.H.C. Rapid) om de dagelijkse gang van zaken te coördineren.
De Operationeel Manager en de Jeugdopleiding
De jeugdopleiding is een belangrijk onderdeel van een hockeyclub. De operationeel manager kan een rol spelen in het faciliteren en ondersteunen van de jeugdopleiding door:
- Ondersteuning van trainers en coaches: Het bieden van ondersteuning aan trainers en coaches bij de organisatie van trainingen en wedstrijden. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat je zorgt voor de benodigde materialen, dat je de veldindeling regelt of dat je de communicatie met de ouders verzorgt. De CoachdeCoach workshops, georganiseerd door Thijmen Schenk, zijn een goed voorbeeld van initiatieven die de operationeel manager kan ondersteunen.
- Organisatie van jeugdevenementen: Het organiseren van jeugdevenementen zoals toernooien, clinics en kampen.
- Contact met de jeugdcommissie: Het onderhouden van contact met de jeugdcommissie en het afstemmen van de activiteiten.
De Operationeel Manager en Sponsoring
Sponsoring is een belangrijke bron van inkomsten voor een hockeyclub. De operationeel manager kan een rol spelen in het onderhouden van contacten met sponsoren en het uitvoeren van sponsoractiviteiten. Denk hierbij aan:
Lees ook: FM19 Wedstrijdsimulatie onder de loep
- Relatiebeheer: Het onderhouden van contacten met sponsoren en het informeren van hen over de activiteiten van de club.
- Sponsoractiviteiten: Het organiseren van sponsoractiviteiten, zoals reclame op de velden, sponsoring van evenementen of het aanbieden van clinics.
- Samenwerking met de sponsorcommissie: Het afstemmen van de sponsoractiviteiten met de sponsorcommissie. G.H.C. Rapid heeft een sponsorcommissie die zich hiermee bezighoudt.
Competenties en Vaardigheden
Om de functie van operationeel manager goed te kunnen vervullen, zijn een aantal competenties en vaardigheden van belang:
- Organisatorisch vermogen: Je bent in staat om taken te plannen, te organiseren en te coördineren.
- Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat om helder en effectief te communiceren met verschillende doelgroepen.
- Leiderschap: Je bent in staat om vrijwilligers aan te sturen en te motiveren.
- Probleemoplossend vermogen: Je bent in staat om problemen te signaleren en op te lossen.
- Flexibiliteit: Je bent in staat om te schakelen tussen verschillende taken en om te gaan met onverwachte situaties.
- Affiniteit met hockey: Je hebt affiniteit met de hockeysport en de verenigingscultuur.
Lees ook: Een diepgaande blik op de historische prestaties van het Duitse Dames Hockeyteam.
Lees ook: De evolutie van hockey: een gedetailleerde analyse
tags: #functiebeschrijving #operationeel #manager #hockey