Evenementen zijn cruciaal voor de zichtbaarheid van een stad en vormen hoogtepunten voor zowel bewoners als bezoekers. Ze hebben een maatschappelijke, culturele en economische impact. In Zaanstad, waar water en industrie een grote rol spelen, zijn evenementen een manier om de gemeenschap samen te brengen en de economie te stimuleren. Bezoekers geven gemiddeld €21 per dag uit in Zaanstad. De groeiende belangstelling van evenementenorganisatoren en de ontwikkeling van evenementen zelf, vragen om duidelijke regels en richtlijnen. De gemeente Zaanstad wil evenementen graag mogelijk maken, maar niet onder alle condities, en zoekt naar een balans tussen de belangen van organisatoren, bewoners en bezoekers.
Waarom Beleidsregels en Voor Wie?
Deze beleidsregels zijn opgesteld om evenementen in goede banen te leiden, risico’s beter in beeld te hebben en de veiligheid en het welzijn van bezoekers, deelnemers en omwonenden te garanderen. Ze zijn bedoeld voor iedereen die betrokken is bij de organisatie van evenementen in Zaanstad, van kleine vrijwilligersorganisaties tot grote professionele bedrijven. De regels zijn van toepassing op diverse aspecten, zoals de aanvraag van een evenementenvergunning, de classificatie van evenementen, de betrokken diensten en organisaties, procedures en voorschriften, marketing, subsidieverlening en rendement, en toezicht en handhaving.
Wat is een Evenement?
Niet alle activiteiten in de openbare ruimte worden beschouwd als evenementen. Een evenement wordt gedefinieerd aan de hand van verschillende criteria, die worden beoordeeld bij de aanvraag. Relevante (in)formele regels en overige kennisbronnen spelen hierbij een rol.
Meldingsplicht en Vergunningsplicht
Voor sommige evenementen geldt een meldingsplicht in plaats van een vergunningsplicht. Dit is het geval bij categorie 0-evenementen. Een melding dient te gebeuren met behulp van een meldingsformulier. Er zijn verschillende voorwaarden waaraan voldaan moet worden om onder de meldingsplicht te vallen, zoals dat er geen tent geplaatst wordt waarvoor een gebruiksmelding gedaan moet worden.
Een evenementenvergunning is vereist wanneer er van de reguliere regels wordt afgeweken of wanneer aanvullende vergunningen en/of ontheffingen nodig zijn. Binnen de reguliere bedrijfsvoering is geen evenementenvergunning vereist. Voor een besloten feest is geen evenementenvergunning nodig, tenzij het plaatsvindt op een openbare plaats of de openbare orde in geding kan zijn. Als een weg wordt gebruikt, is een evenementenvergunning vereist.
Lees ook: Tips voor teamfocus voor de wedstrijd
Incidentele Festiviteiten
Indien de geluidsnormen van een inrichting worden overschreden, dient er een Kennisgeving Incidentele Festiviteit te worden ingediend. Dit kan bijvoorbeeld bij een festiviteit met live muziek of een afsluitend feest na een toernooi. Een inrichting mag maximaal 9 keer per jaar een incidentele festiviteit melden. In sommige gevallen kan de burgemeester toestemming verlenen om af te wijken van de geluidsnormen zonder dat een kennisgeving ingediend hoeft te worden.
Evenementenvergunning: Procedure en Termijnen
De procedure voor het aanvragen van een evenementenvergunning is afhankelijk van de complexiteit en omvang van het evenement. Het is belangrijk om in een vroeg stadium contact op te nemen met de afdeling Vergunningen om te bepalen welke procedure van toepassing is en de organisator te informeren over eventuele ontwikkelingen. Een intakegesprek kan onderdeel uitmaken van de procedure.
Na ontvangst van de aanvraag, ontvangt de aanvrager een ontvangstbevestiging. De aanvraag komt terecht bij de afdeling Vergunningen, die beoordeelt of de aanvraag compleet is. Indien nodig, wordt de aanvrager verzocht om de aanvraag binnen een gestelde termijn compleet te maken. Als de aanvraag niet tijdig wordt aangevuld, kan deze buiten behandeling worden gesteld. De betrokken gemeentelijke afdelingen en partners informeren elkaar over de aanvragen. Bij een positief besluit ontvangt de aanvrager een vergunning, eventueel met voorschriften om het evenement te reguleren. Bij een negatief besluit ontvangt de aanvrager een weigering.
De termijnen voor het indienen van een aanvraag zijn afhankelijk van de categorie van het evenement. Een klein evenement dient te worden gemeld, minimaal 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement. Voor grotere evenementen gelden langere termijnen.
Classificatie van Evenementen: De Risicoscan
Evenementen worden geclassificeerd aan de hand van een risicoscan met bijbehorende puntentelling. De risicoscan helpt om de potentiële risico's en gevolgen van een evenement in te schatten en maatregelen te treffen om deze te beperken. De definitieve classificatie is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de aard en omvang van het evenement, het type bezoeker, de locatie, de duur, het tijdstip en de weersomstandigheden.
Lees ook: Alles wat je moet weten over het 26 Uurs Toernooi Huizen
Veiligheidsaspecten
Veiligheid is een belangrijk aspect bij de organisatie van evenementen. De gemeente Zaanstad werkt samen met verschillende partners, zoals de politie, brandweer en GHOR, om de veiligheid van evenementen te waarborgen. De veiligheidsadviesgroep speelt een belangrijke rol bij de beoordeling van de veiligheidsplannen en het adviseren van de vergunningverlener.
Bij B- en C-evenementen is een veiligheidsplan onderdeel van de aanvraag. Het veiligheidsplan beschrijft hoe de diverse incidenten worden bestreden. In de bijlage is een format van het veiligheidsplan te vinden.
Verkeersmaatregelen
Evenementen kunnen veel invloed hebben op het verkeer. Bij sommige evenementen is het noodzakelijk om verkeersregelaars in te zetten. Verkeersregelaars dienen gecertificeerd te zijn en een aanstelling te hebben van de gemeente. Het plaatsen van verkeersborden is geregeld in de WVW (Wegenverkeerswet) en het BABW (Besluit Administratieve Bepalingen Wegverkeer).
Geneeskundige Hulpverlening
De regionale GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) adviseert over de te nemen maatregelen op het gebied van geneeskundige hulpverlening. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kan het noodzakelijk zijn om een EHBO-post of ambulance aanwezig te hebben. De evenementenzorg dient te voldoen aan de landelijke veldnorm evenementenzorg.
Water en Hygiëne
Bij bepaalde evenementen kunnen drinkwaterpunten een vereiste zijn, om te voorkomen dat deelnemers uitdrogen. De tijdelijke drinkwaterinstallaties moeten voldoen aan de eisen van de waterleidingbedrijf. Afvalwater dient te worden opgevangen in speciaal daarvoor bestemde opslagtanks en mag niet geloosd worden in het oppervlaktewater. Er dient voldoende aandacht te zijn voor gezondheid en hygiëne, vooral bij evenementen waar eet- en drinkwaren worden verkocht.
Lees ook: Informatie over het Regio Voetbal Toernooi
Geluidsoverlast
Een evenement zonder versterkt geluid komt zelden voor. Om geluidsoverlast te beperken, gelden er maximale geluidsnormen. De geluidsnormen zijn afhankelijk van het tijdstip en de locatie van het evenement. In principe dient de muziek om 24.00 uur te stoppen.
Milieu
Bij de organisatie van een evenement moet rekening worden gehouden met het milieu. Het terrein dient grondig te worden opgeruimd na afloop, om milieutechnische schade te voorkomen. Er moet rekening worden gehouden met de flora en fauna en de ondergrond.
Tijdelijke Bouwwerken
Voor het plaatsen van tijdelijke bouwwerken, zoals podia, tenten en kermisattracties, gelden specifieke regels. Afhankelijk van de aard en omvang van het bouwwerk kan een omgevingsvergunning vereist zijn. De bouwwerken moeten voldoen aan het Bouwbesluit.
Alcoholverkoop
Voor de verkoop van alcoholische dranken op evenementen is een ontheffing van de Drank- en Horecawet vereist. Met deze ontheffing is het alleen toegestaan bier, wijn en voorverpakte alcoholhoudende mixen te verkopen. De gemeente kan een last onder dwangsom opleggen bij overtreding van de Drank- en Horecawet. Er wordt extra gelet op de naleving van de leeftijdsgrens om alcoholgebruik onder jongeren tegen te gaan.
Voedselveiligheid
Op veel evenementen zijn tijdelijke eetgelegenheden aanwezig. De ondernemers die eet- en drinkwaren verkopen, moeten zich houden aan de regels uit de Warenwet. De Voedsel- en Warenautoriteit controleert de naleving van deze regels en kan bij overtreding een boete opleggen. De ondernemers dienen te werken volgens een voedselveiligheidsplan.
Communicatie en Bereikbaarheid
Goede communicatie is essentieel voor een goed verloop van het evenement. De vergunninghouder is verplicht om omwonenden en ondernemers te informeren over het evenement en eventuele maatregelen. Ook dient de vergunninghouder op de hoogte te zijn van maatregelen en ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het evenement. Er moet duidelijke informatie beschikbaar zijn over de bereikbaarheid van het evenement.
Schade en Aansprakelijkheid
De vergunninghouder is aansprakelijk voor eventuele schade die tijdens het evenement wordt veroorzaakt. Indien er schade aan gemeentelijke eigendommen ontstaat, moet de vergunninghouder deze schade aan de gemeente vergoeden. Het veroorzaken van schade kan een strafbaar feit zijn, dat kan leiden tot intrekking van de vergunning.
Toezicht en Handhaving
De gemeente Zaanstad houdt toezicht op de naleving van de regels en voorschriften voor evenementen. Bij overtredingen kan de gemeente handhavend optreden, bijvoorbeeld door het opleggen van een boete of het intrekken van de vergunning. De politie is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde. De organisator van het evenement is zelf ook verantwoordelijk voor de veiligheid en het ordelijk verloop van het evenement. Hij moet voor voldoende toezicht zorgen.
Specifieke Evenementen
Voor bepaalde evenementen gelden specifieke regels.
- Vrijmarkten op Koningsdag en Bevrijdingsdag: Voor de vrijmarkten op Koningsdag en Bevrijdingsdag zijn specifieke regels opgesteld om de vrijmarkten zo veilig en schoon mogelijk te houden. De gemeente zorgt voor hekwerk, containers en verkeersregelaars.
- Evenementen op het Hembrugterrein: Voor evenementen op het Hembrugterrein zijn aparte regels opgesteld, die te vinden zijn in het bestemmingsplan genaamd Omgevingsplan Hembrug e.o.
- Weekmarkt op de Rozengracht: Op de Rozengracht is op donderdag en zaterdag een weekmarkt. Organisatoren van evenementen kunnen maximaal 3 keer per jaar een verzoek tot verplaatsing van de markt aanvragen.
- Circussen: Circussen hebben een lossere band met de plaatselijke samenleving dan bijvoorbeeld braderieën. Daarom gelden er specifieke regels voor circussen.
Sportevenementen
Wegwedstrijden zijn in principe geen evenementen, tenzij ze een grote impact op de mobiliteit in de stad of regio hebben, bijvoorbeeld door lange routes door meerdere gemeenten en diverse wegafsluitingen. Voor sportactiviteiten op locaties die hiervoor zijn ingericht, is geen evenementenvergunning vereist.
Conclusie
Evenementen zijn belangrijk voor Zaanstad, maar het is essentieel dat ze op een veilige en verantwoorde manier worden georganiseerd. Deze beleidsregels bieden een kader voor organisatoren, bewoners en de gemeente om samen te werken aan succesvolle en plezierige evenementen die bijdragen aan de vitaliteit van Zaanstad. Door de regels te volgen en open te communiceren, kunnen we ervoor zorgen dat evenementen een positieve ervaring zijn voor iedereen.