Een toernooi organiseren: Prijzengeld en Regels

Droom je ervan om een wedstrijd door je eigen straat te organiseren, of je favoriete singletrack in een competitie te zien? Dit artikel helpt je om die droom werkelijkheid te maken. We bieden een stappenplan voor het organiseren van een wedstrijd en laten zien wat de KNWU (Koninklijke Nederlandsche Wielren Unie) voor je kan betekenen als je besluit een officiële wedstrijd te organiseren. De informatie is ook toepasbaar op andere toernooien en wedstrijden, zoals darttoernooien, padeltoernooien en gaming toernooien.

Waarom organiseren via de KNWU?

Er zijn verschillende redenen om een wedstrijd via de KNWU te organiseren:

• Onderdeel van de KNWU wedstrijdkalender: Voor veel vergunningverstrekkers is het een vereiste dat je wedstrijd op de kalender van de KNWU staat.
• Naleving van reglementen: De KNWU is aangesloten bij organisaties zoals NOC*NSF, UCI, UEC en de Dopingautoriteit. De KNWU zorgt ervoor dat jouw wedstrijd voldoet aan de voorschriften en reglementen van deze partijen. Dit biedt gemeenten en overheden de garantie die ze nodig hebben om een vergunning te verstrekken.
• Opgeleide juryleden: Bij elke wedstrijd is een KNWU-jurycorps aanwezig. Zij zorgen voor een tijdige start, een goed verloop van de wedstrijd en het opmaken van de uitslag. Ook microfonisten zorgen voor extra sfeer. Alle KNWU-juryleden zijn opgeleid en op de hoogte van de geldende regels en oplossingen voor eventuele problemen.
• Apparatuur: De KNWU werkt met chipmetingen voor een snellere uitslag. Je kunt als organisator gebruikmaken van deze apparatuur.

Een vergunning aanvragen

De gemeente(n) waar je de wedstrijd organiseert, moet(en) een vergunning afgeven voordat je een evenement kunt organiseren. Zonder vergunning geen wedstrijd. Het verkrijgen van een vergunning hangt van veel factoren af. Een goede voorbereiding vergroot de kans op een vergunning.

Belangrijke zaken die voor een vergunning geregeld moeten zijn:

• Doelgroep: Voor wie ga je een wedstrijd organiseren? Er zijn veel categorieën waar je een wedstrijd voor kunt organiseren op verschillende niveaus. Denk aan jeugd, volwassenen, amateurs of professionals.
• Parcours: Voor verschillende soorten wedstrijden zijn er, in verband met de veiligheid, verschillende parcourseisen. De consul van het district kan je hiermee helpen en keurt het parcours uiteindelijk ook definitief.
• Datum: Prik een datum en stem deze af met de regio. Als je je wedstrijd organiseert op een dag dat er al veel andere wedstrijden zijn, heb je niet alleen weinig kans op een mooi deelnemersveld, maar kan de aanvraag ook worden afgewezen.
• Draaiboek: Een goed draaiboek is essentieel. Hoeveel hekken heb je nodig? Wie zit er achter de inschrijftafel? Waar zijn de EHBO-posten en welke straten zijn afgezet? Een draaiboek helpt je niet alleen de wedstrijddag goed te laten verlopen, maar is ook nodig voor de vergunning. Zonder draaiboek met een calamiteiten- en verkeersplan zal de politie en in veel gevallen het GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) geen advies uitbrengen aan de gemeente, en zonder een dergelijk advies zal de gemeente geen vergunning verstrekken. Begin op tijd met het opstellen van een draaiboek.
• Aanmelden wedstrijd: Meld je wedstrijd aan via MijnKNWU.

Financiële aspecten

Bij het organiseren van een toernooi komen verschillende financiële aspecten kijken:

Lees ook: Informatie over het Regio Voetbal Toernooi

• Aansluitgeld: Als organisator moet je aangesloten zijn bij de KNWU. De kosten hiervoor zijn te vinden in de tarievenlijst.
• Wedstrijdafdracht: Per evenement betaal je een wedstrijdafdracht. De hoogte van dit bedrag wordt bepaald door het niveau waarop je de wedstrijd organiseert.
• Juryvergoeding: Per regio wordt er een juryteam opgesteld met daarin de diverse functionarissen (o.a. voorzitter, computer/uitslagverwerking, fotofinish, aankomstrechter). Deze mensen ontvangen van jou als organisator een juryvergoeding en eventueel reiskosten.
• Prijzenschema: Voor prijzenschema's heeft de KNWU een richtlijn opgesteld die je kunt gebruiken voor het bepalen van de hoogte van de prijzen.
• Inschrijfgeld: Het staat je vrij om de deelnemers inschrijfgeld te laten betalen om de kosten voor het organiseren te dekken. Een richtlijn hiervoor is door de KNWU opgesteld en hier te vinden in de jaarlijkse besluiten.
• Sponsoring: Plaatselijke bedrijven zijn vaak goede sponsoren voor een wedstrijd.

Prijzengeld en Regels

Het bepalen van het prijzengeld en de regels voor een toernooi is een belangrijk onderdeel van de organisatie. Hier zijn enkele richtlijnen en overwegingen:

• KNWU Richtlijnen: De KNWU heeft richtlijnen opgesteld voor prijzenschema's. Deze kun je gebruiken als basis voor het bepalen van de hoogte van de prijzen.
• Niveau van de wedstrijd: Het niveau van de wedstrijd is van invloed op het prijzengeld. Een World-Cup wedstrijd heeft een hoger prijzengeld dan een gewone nationale wedstrijd.
• Prijzenpot: Bij sommige toernooien, zoals P500, P250 en P100 padeltoernooien, is er een minimaal ter beschikking te stellen prijzenpot. Bij andere onderdelen en categorieën is het aan de toernooiorganisatie zelf om te bepalen of en hoeveel prijzengeld er wordt uitgedeeld.
• Promotionele kansspelen: Als je een winactie organiseert om bekendheid te creëren voor je bedrijf, en deelnemers kunnen gratis meedoen, dan organiseer je een promotioneel kansspel. Hiervoor heb je geen vergunning nodig, maar je moet je wel aan bepaalde voorwaarden houden, zoals gratis deelname en een maximaal prijzengeld van €10.000.

Specifieke regels voor verschillende toernooien

De regels voor toernooien kunnen variëren afhankelijk van het type toernooi. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Padeltoernooien: Voor padeltoernooien is er een toernooireglement opgesteld. Hierin staan de rechten en plichten van zowel toernooileiders als spelers. Daarnaast dient ieder toernooi zijn eigen ‘bijzondere toernooibepalingen’ op te stellen die specifiek gericht zijn op het eigen toernooi.
• Darttoernooien: Bij het organiseren van een darttoernooi is het belangrijk om duidelijke regels op te stellen, kwalitatieve dartborden te gebruiken en te zorgen voor een gezellige sfeer met snacks en drankjes.
• Gaming toernooien: Voor gaming toernooien is het belangrijk om te controleren of je een licentie nodig hebt voor het uitzenden of commercieel uitbaten van een game. Vaak is het niet toegestaan om zonder toestemming geld te verdienen met een game door bijvoorbeeld een toernooi te organiseren.

Kansspelen en Loterijen

Als je een spel organiseert waarbij de deelnemers geld of prijzen kunnen winnen en de speler geen invloed heeft op de uitkomst, dan organiseer je een kansspel. Hiervoor heb je een vergunning nodig en er gelden bepaalde regels.

• Online kansspelen: Als je online kansspelen wilt organiseren voor de Nederlandse markt, heb je een vergunning kansspelen op afstand nodig.
• Loterijen: Als je een loterij organiseert waarbij je geld vraagt voor de lootjes, heb je een vergunning nodig als je loterij bedoeld is voor een algemeen belang.
• Promotionele kansspelen: Als je een winactie organiseert om bekendheid te creëren voor je bedrijf, en deelnemers kunnen gratis meedoen, dan organiseer je een promotioneel kansspel. Hiervoor heb je geen vergunning nodig, maar je moet je wel aan bepaalde voorwaarden houden.

Andere belangrijke punten

• Verzekeringen: Zorg voor de juiste verzekeringen om eventuele schade of ongevallen te dekken.
• EHBO: Zorg voor voldoende EHBO-personeel en een EHBO-post op de locatie van het toernooi.
• Communicatie: Informeer de deelnemers en toeschouwers tijdig over alle belangrijke details, zoals het programma, de regels en de locatie.
• Vrijwilligers: Werk met een team van enthousiaste vrijwilligers om het toernooi in goede banen te leiden.

Lees ook: Informatie over het Volleybal Jeugd Toernooi in Vaassen

Lees ook: Padelclubs en toernooien Rijswijk

tags: #toernooi #organiseren #prijzengeld #regels