Tennistoernooien en padeltoernooien zijn een belangrijk onderdeel van de Nederlandse tennis- en padelcultuur. Jaarlijks worden er door verenigingen en centra zo’n 2.300 KNLTB tennistoernooien en 600 KNLTB padeltoernooien georganiseerd. Om deze toernooien in goede banen te leiden, stelt de KNLTB hulpmiddelen beschikbaar, waaronder de Toernooi Planner (TP). Dit artikel geeft een overzicht van de secties die relevant zijn voor het organiseren van een tennistoernooi, met speciale aandacht voor de overgang van de offline naar de online versie van de Toernooi Planner.
De Noodzaak van een Toernooi Planner
De KNLTB faciliteert en ondersteunt clubs bij de organisatie van deze toernooien door het beschikbaar stellen van allerlei handige hulpmiddelen, zoals een toernooiprogramma waarin toernooileiders hun toernooi kunnen organiseren. Een toernooi planner is onmisbaar voor het organiseren van een succesvol toernooi. Het helpt toernooileiders bij het plannen van wedstrijden, het beheren van inschrijvingen en het communiceren met deelnemers.
Van Offline naar Online: De Evolutie van de Toernooi Planner
De huidige versie van de Toernooi Planner (TTP) was een offline programma en werkte uitsluitend op één Windows computer. Ook was de versie niet direct verbonden met de wedstrijddata in MijnKNLTB. Dit zorgde ervoor dat toernooiorganisaties die met elkaar het toernooi organiseren (van inschrijving open tot tijdens de toernooiweek) door middel van back ups telkens de meest recente versie van de toernooiplanning en wedstrijdresultaten met elkaar moeten delen.
De komst van de online Toernooi Planner (TP) heeft veel veranderd. Deze multi-user versie van het programma is overal online te gebruiken, op tablets en computers en is direct verbonden met de wedstrijddata op MijnKNLTB. Dit betekent dat verschillende organisatoren vanaf meerdere apparaten tegelijk realtime het toernooi kunt plannen. Het resultaat is dat toernooiorganisaties met de online toernooiplanner veel eenvoudiger, het toernooi kunnen opzetten, organiseren en spelen. Vanaf de start van de zomerkalender kunnen alle toernooisoorten (m.u.v. de clubkampioenschappen, teamtoernooien en Tenniskids toernooien) volledig worden georganiseerd via de Online Toernooiplanner (TP).
Toegang tot de Online Toernooi Planner
Alle goedgekeurde toernooien voor de zomerkalender krijgen direct toegang tot de Online TP. Toernooileiders kunnen via de toernooileiderpagina op MijnKNLTB de Online TP openen én gebruiken om hun toernooi te organiseren. Indien wenselijk kan je dit jaar nog werken met de offline versie van de Toernooiplanner (Windows).
Lees ook: De opkomst van padel
Voordelen van de Online Toernooi Planner
Het afgelopen jaar hebben zo’n 500 toernooiorganisaties al gebruik gemaakt van de online versie van de toernooiplanner. De online versie biedt diverse voordelen:
- Real-time samenwerking: Meerdere organisatoren kunnen tegelijkertijd en vanaf verschillende apparaten het toernooi plannen.
- Directe verbinding met MijnKNLTB: De wedstrijddata is altijd up-to-date.
- Gebruiksvriendelijkheid: Verbeteringen en uitbreidingen maken de planner efficiënter.
Belangrijke Secties en Functionaliteiten
Hoewel de Online TP steeds verder wordt uitgebreid, zijn nog niet alle functionaliteiten uit de offline versie beschikbaar. Om toernooileiders te helpen bij het gebruik van de Online Toernooi Planner, zijn er verschillende secties en functionaliteiten die van belang zijn:
1. Inschrijvingen beheren
Een cruciale sectie is het beheren van de inschrijvingen. Hier kunnen toernooileiders:
- Inschrijvingen openen en sluiten.
- Deelnemerslijsten bekijken en beheren.
- Betalingen controleren.
- Wildcards toekennen.
2. Wedstrijdschema opstellen
Het opstellen van een wedstrijdschema is een complexe taak die veel tijd kan kosten. De Toernooi Planner helpt hierbij door:
- Automatisch schema's te genereren op basis van het aantal deelnemers en banen.
- Handmatig wedstrijden te verplaatsen en aan te passen.
- Rekening te houden met de beschikbaarheid van spelers en banen.
3. Resultaten verwerken
Na elke wedstrijd moeten de resultaten worden verwerkt. De Toernooi Planner maakt dit eenvoudig door:
Lees ook: Tennistoernooi in Parijs
- Directe invoer van scores.
- Automatische berekening van de tussenstand en eindstand.
- Publicatie van de resultaten op MijnKNLTB.
4. Communicatie met deelnemers
Goede communicatie is essentieel voor een succesvol toernooi. De Toernooi Planner biedt mogelijkheden voor:
- Het versturen van e-mails en SMS-berichten naar deelnemers.
- Het publiceren van nieuws en updates op de toernooiwebsite.
- Het beantwoorden van vragen van deelnemers.
E-learning en Ondersteuning
Vragen over het gebruik van de Online Toernooiplanner? Bij deze E-learning van de Updatecursus voor Toernooileider. In deze E-learning vind je alles wat een TL nodig heeft om de kennis van het organiseren van toernooien weer even op te frissen. Ook geeft de E-learning een overzicht van de belangrijkste wijzigingen en updates van de afgelopen vijf jaar.
De E-learning bestaat uit verschillende secties. Je hoeft deze niet allemaal achter elkaar te doorlopen. Je kunt op ieder moment stoppen en later weer doorgaan waar je gebleven bent. Wanneer jij er klaar voor bent, start je de eindtoets.
De Rol van Vrijwilligers en Bardiensten
Naast de technische aspecten van de toernooi planning, is de inzet van vrijwilligers cruciaal. Een belangrijk onderdeel hiervan is de bemanning van de bar. Na het sporten is het fijn om te kunnen genieten van een drankje en/of hapje. De bezetting van de bar versterkt ons clubgevoel en vormt zo een belangrijke aanvulling op ons tennis- en/of padelplezier.
Om dit te kunnen regelen maken we gebruik van de digitale bardienstplanner via de KNLTB app. Als je de bardiensten niet hebt afgekocht ben je verplicht als lid (ook dalurenleden) minimaal twee diensten per jaar te draaien. Naast het draaien van bardienst kun je ook inschrijven voor een schoonmaakdienst op maandagmorgen. Deze diensten tellen uiteraard ook mee. Leden die al een taak hebben binnen onze vereniging, zoals, bestuursleden en commissieleden draaien, als ze dat willen, geen of beperkt bardienst.
Lees ook: Tennisspektakel in Zuilen: Een terugblik
Vanaf begin van het jaar kun je jezelf aanmelden voor diensten via de digitale planner. Je krijgt hiervoor een oproep. Je kunt zelf aangeven op welke data je een bardienst of andere dienst kunt draaien. Op de site staat de uitgebreide handleiding (zie bij bardienstplanner). Via het tabblad diensten van de KNLTB-app bij het onderwerp club heb je inzage in de aangeboden en openstaande diensten.
Voor alle duidelijkheid: alle leden draaien minimaal twee diensten. Uiteraard mag iedereen meer dan twee diensten plannen, graag zelfs! Lukt het je om een of andere reden niet om je diensten via de bardienstplanner in te plannen, dan kunnen de bardienstplanners je hierbij helpen. Ook dien je je ledenpas te hebben zodat je toegang hebt tot de kantine en deze ook weer kunt afsluiten. Leg je twee (bar)diensten tijdig vast, dan heb je nog keus wanneer en met wie (bijvoorbeeld je vaste speelmaatje) je een dienst draait. Bij de bardiensten staat ook aangegeven of er activiteiten zijn op die dag. Kies daarom momenten die goed bij je aansluiten. Door de week is het wat rustiger; tijdens toernooiweken en feestavonden is het drukker. Ga je bardienst draaien, dan ben je verplicht om een IVA certificaat te halen. Kijk onder Bardienst - IVA-certificaat voor verdere informatie.