Sponsoring is een cruciale bron van inkomsten voor voetbalverenigingen. Om dit effectief te beheren, is een goed georganiseerde sponsorcommissie essentieel. Echter, wat zijn de regels rondom hoofdsponsoring, en hoe kunnen verenigingen dit het beste aanpakken? Dit artikel biedt een uitgebreid overzicht van de taken van een sponsorcommissie, de KNVB-regels met betrekking tot hoofdsponsoring, en praktische tips voor het werven en behouden van sponsors.
De Rol van de Sponsorcommissie
Een sponsorcommissie of commerciële commissie speelt een belangrijke en omvangrijke rol binnen een voetbalvereniging. De taken omvatten de communicatie met sponsors, het organiseren van bijeenkomsten, het versturen van facturen en het verzorgen van de sponsoruitingen.
Organisatie en Structuur
Een sponsorcommissie functioneert het beste als een klein bedrijf, met duidelijke functies, verantwoordelijkheden, taken en afspraken. Idealiter bestaat de commissie uit minimaal drie leden. Voor elke twintig sponsors wordt aanbevolen een extra lid toe te voegen. Een club met honderd sponsors zou dus een sponsorcommissie van zeven leden moeten hebben.
Hoofdtaken
De belangrijkste taken van de sponsorcommissie kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën:
- Commercie: Het werven van nieuwe sponsors en het beheren van bestaande sponsorrelaties.
- Administratie en organisatie: Het opstellen van contracten, factureren, het verzorgen van de sponsoruitingen en het voeren van de debiteurenadministratie.
- Communicatie: Het regelmatig communiceren naar de sponsors en het organiseren van evenementen.
Deze taken vereisen verschillende vaardigheden, waardoor een team van tenminste drie personen gewenst is, waarbij elk lid over passende vaardigheden, kwaliteiten en ervaring beschikt.
Lees ook: Maatschappelijke betrokkenheid in het amateurvoetbal: een onderzoek.
Vertegenwoordiging in het Dagelijks Bestuur
Het is belangrijk dat de sponsorcommissie vertegenwoordigd is in het dagelijks bestuur. Dit kan bijvoorbeeld door de penningmeester, die al zicht heeft op de facturatie en inkomsten, of de voorzitter, die vaak een groot zakelijk netwerk heeft. Als sponsoring van groot belang is voor de vereniging, kan een specifiek bestuurslid voor commerciële zaken worden benoemd. Dit waarborgt de belangenbehartiging van de sponsors en de commissie.
Meer dan Alleen Werven
Veel verenigingen focussen zich vooral op het werven van nieuwe sponsors. Echter, dit is slechts een deel van het werk. Als de andere twee hoofdtaken (administratie en communicatie) worden verwaarloosd, kan dit het effect van de werving tenietdoen. Afspraken worden niet nagekomen, facturen worden niet verzonden of voldaan, en bestaande sponsors beëindigen hun contracten.
Naarmate het aantal sponsors toeneemt, is het belangrijk om het aantal commissieleden uit te breiden om te voorkomen dat vrijwilligers overbelast raken. Het is belangrijk om een structuur aan te brengen in de werkzaamheden om piekbelasting zo veel mogelijk te voorkomen.
Accountmanagement
Clubs met veel sponsors kunnen steeds specifieker gaan bedienen. Vaak wordt er gekozen om te segmenteren op grootte van de sponsors, bijvoorbeeld een splitsing tussen bordsponsors en grotere sponsors, maar steeds meer clubs stappen over op accountmanagement gebaseerd op branche.
Iemand uit een specifieke branche wordt gevraagd als accountmanager voor die branche. Bijvoorbeeld de slager voor de detailhandel en de bankier voor de financiële dienstverlening. Deze mensen communiceren in vaktaal, komen elkaar in het dagelijks werk tegen en hebben ook vaak zakelijk een link waardoor het gemakkelijker is om waarde te genereren en nieuwe (sponsor)contacten te leggen.
Lees ook: KNVB-overschrijvingen: Een complete gids
Communicatie met Sponsoren
Communicatie is essentieel voor een succesvol sponsorbeleid. Het is belangrijk om regelmatig te communiceren met de sponsors, maar ook om regelmatig te communiceren over de sponsors.
Het is belangrijk om sponsors regelmatig, bij voorkeur elk kwartaal of elke maand, een specifieke nieuwsbrief te sturen.
KNVB Regels en Ethische Overwegingen
De KNVB heeft duidelijke regels over wat wel en niet mag op het gebied van sponsoring. Zo is het niet toegestaan dat shirtsponsors in verband gebracht kunnen worden met tabak, alcohol en seks. Een kroeg mag wel op het shirt van de sporters, omdat "daar kun je ook fris bestellen". Een biermerk mag echter wél een evenement of een sport sponsoren.
De KNVB staat geen uitingen toe die in strijd zijn "met de goede smaak of het fatsoen". Dit bleek bijvoorbeeld toen de KNVB een sponsordeal tussen FC Emmen en EasyToys, een bedrijf in seksspeeltjes, niet toestond. De voetbalbond vond het "niet gepast om op wedstrijdkleding sponsoruitingen te tonen die in verband kunnen worden gebracht met de seksindustrie", rekening houdend met het feit dat voetbal voor jong tot oud toegankelijk is en moet zijn.
Het is belangrijk dat zowel het bedrijf als de vereniging streven naar een passende samenwerking. Om succesvol te zijn in sponsorwerving en -behoud zijn een goede algemene organisatie en goed beleid van de vereniging voorwaarde. Hieruit volgt een goed imago. Bij een goed beleid hoort een missie en visie. Waar staat de vereniging voor en waarin wil het zich onderscheiden?
Lees ook: Scheidsrechter niet aanwezig? Dit zijn de stappen
Identiteit en Imago
Een sponsor moet zich herkennen in de vereniging en zich daarmee willen identificeren. Voor een potentiële sponsor is de vereniging waarschijnlijk wel bekend, maar om tot een sponsorrelatie te komen is meer nodig. Het is dus van belang om aan te geven wat de club onderscheidt van anderen.
Begin met het bepalen en beschrijven van de identiteit en het onderscheidend vermogen. Identiteit en imago worden vaak door elkaar gebruikt, maar zijn verschillende begrippen:
- Identiteit: De verzameling van kernwaarden van de vereniging.
- Imago: Het beeld dat anderen van de vereniging hebben.
De ambitie van de club is het verschil tussen de werkelijke identiteit (imago) en de gewenste identiteit. Deze ambitie is alleen geloofwaardig als het beleid bij de ambitie aansluit.
Alleen bij een goed beleid en goede communicatie zal het imago overeenkomen met de gewenste identiteit. Indien de communicatie niet aansluit bij het beleid heeft dit een zeer negatief effect op het imago.
Bij sponsorwerving is het van belang dat de club aansluit bij het daadwerkelijke imago dat de vereniging heeft. Zelfs als dit (nog) niet helemaal overeenkomt met de gewenste identiteit. Dit heeft een positief effect, omdat het de geloofwaardigheid vergroot.
Positionering
Positioneren is het bewust een product of dienst een plaats te geven in het hoofd van de afnemer. Door positionering probeer je een imago of identiteit te creëren bij de doelgroep en je te onderscheiden van de concurrent.
Het is van belang om de identiteit en ambitie met concrete resultaten te staven of met concreet beleid te onderbouwen. Het is van belang dat de positionering aansluit bij het bestaande beeld dat de potentiële sponsors hebben en dat de boodschap, ambitie en beleid duidelijk is.
Zorg ervoor dat de positionering niet meer dan 250 woorden beslaat. Gebruik als ondersteuning mooie foto’s.
Stappenplan voor Sponsorwerving
Het werven van sponsors kan makkelijker zijn dan je denkt. Dit 10-stappenplan helpt je hierbij:
- Selecteren van een potentiële sponsor: Identificeer potentiële sponsors uit het eigen netwerk (ledenbestand), leveranciers, de directe omgeving en lokale adverteerders.
- Vergaren van informatie over de potentiële sponsor: Verdiep je in het bedrijf en zoek naar aanknopingspunten.
- Bepalen van het motief en de doelstelling: Achterhaal waarom het bedrijf zou willen sponsoren en wat ze ermee willen bereiken.
- Opstellen van een aanbod aan de sponsor: Richt je op wat het bedrijf met sponsoring te winnen heeft.
- Doen van het aanbod: Maak een persoonlijke afspraak met de sponsor.
- Opvolging van het aanbod: Blijf de sponsor opvolgen tot een besluit is genomen.
- Ontvangen goedkeuring en informeren over de vervolgstappen: Reageer enthousiast en snel.
- Ondertekenen van het sponsorcontract: Organiseer een tekenmoment en leg dit vast met een foto.
- Uitvoeren van het sponsorcontract: Zorg dat je in de lead bent en het initiatief houdt.
- Evalueer en optimaliseer: Ga dieper in op de wensen en vragen van de sponsor.
Bronnen van Nieuwe Sponsors
Er zijn vier hoofdbronnen van nieuwe sponsors te onderscheiden:
- Het eigen netwerk (ledenbestand): De meeste sponsors komen via het eigen ledenbestand.
- Leveranciers: Bedrijven die een afhankelijkheid en dus een belang hebben bij de vereniging.
- De directe omgeving: Bedrijven in de directe omgeving van de club.
- Lokale adverteerders: Bedrijven die lokaal adverteren via de lokale krant, via billboards of huis-aan-huis-folders.
Sponsormogelijkheden en -pakketten
Lokale sportclubs werken veelal met vergelijkbare sponsormogelijkheden en -pakketten. De tarieven zijn afhankelijk van de locatie en het niveau van de club.
Zorg ervoor dat er voor elk budget een sponsorpakket beschikbaar is. Een vereniging is gebaat bij een brede basis van sponsoren. Het ‘goud/zilver/brons-model’ is hierbij het meest gangbaar.
Een goede manier om de sponsoring beter te laten aansluiten op het motief is door een deel van het sponsorbudget volledig aan te wenden voor dat specifieke motief.
Trends in Sponsoring
Een trend binnen sponsoring is dat er steeds gerichter gesponsord wordt. Sponsors vinden het prettig dat duidelijk is waar het door hen ingebrachte geld voor gebruikt wordt en willen graag een zichtbaar verschil zien. Het is raadzaam om mogelijkheden voor dergelijke specifieke sponsoring te creëren.
Crowdfunding lijkt een structurele rol te gaan spelen in de financiering van lokale sponsoring en wordt inmiddels succesvol ingezet voor zeer uiteenlopende doelen.
Steeds meer clubs stappen over van borden naar doeken, omdat deze goedkoper zijn om te produceren.
Nieuwe Regels KNVB
De KNVB heeft onlangs nieuwe ambities en nieuwe regels verkondigd die de aankomende jaren het imago van het amateurvoetbal zouden moeten gaan veranderen. In de top van het amateurvoetbal, en ook in de lagere klasses, is het gebruikelijk dat spelers via bepaalde constructies geld ontvangen van een sponsor. De KNVB gaat dit officieel verbannen en geeft aan dat spelers straks alleen nog onkostenvergoedingen en vrijwilligersvergoedingen mogen ontvangen. Er zullen steekproefsgewijs controles worden gehouden bij clubs door heel het land. Mochten clubs of spelers deze regels overtreden, dan kunnen er flinke sancties komen voor zowel de club als de speler.
tags: #knvb #regels #hoofdsponsor