Ontdek Hoe Je Snel en Makkelijk Kunt Inschrijven voor KNZB Waterpolo Wedstrijden!

Deze handleiding biedt een overzicht van de processen en systemen die gebruikt worden voor het inschrijven van waterpolowedstrijden onder de vlag van de KNZB (Koninklijke Nederlandse Zwembond). Het doel is om verenigingen, wedstrijdsecretarissen, trainers en andere betrokkenen te helpen bij een correcte en efficiënte inschrijving.

KNZB Systemen en Applicaties

De KNZB maakt gebruik van verschillende systemen en applicaties om de administratie en organisatie van zwemwedstrijden te faciliteren:

Sportlink: Dit is het ledenadministratiepakket van de KNZB. Hierin worden leden geregistreerd en startnummers voor zwemmers beheerd. Een correcte ledenadministratie is essentieel, omdat ouders via de app kunnen zien hoe laat hun kinderen spelen, tegen wie en wanneer, mits de administratie van de ouders correct is.
Splash Team Manager: Dit programma wordt gebruikt voor de club tijdenadministratie en het organiseren van wedstrijden. Het is een cruciaal hulpmiddel voor het samenstellen van een wedstrijdprogramma en het digitaal verwerken van de uitslagen tijdens de wedstrijd.
Meet Manager: Eveneens voor het organiseren van wedstrijden.
KNZB Compete (Jury-App): Deze app faciliteert het proces rondom zwemwedstrijden middels semi-elektronische tijdwaarneming (SETW). Het maakt de administratieve afhandeling makkelijker, accurater, sneller en leuker.
KNZB Webkalender: Via de webkalender van de KNZB worden centraal alle gegevens voor wedstrijdaanvragen en -uitslagen digitaal verwerkt. Het Lenex formaat wordt hierbij als standaard gebruikt.
Voetbal.nl app & KNVB Wedstrijdzaken app: Actuele spelersfoto’s zijn belangrijk en kunnen via de teammanagers geregeld worden. Een actuele spelersfoto is zichtbaar in de Voetbal.nl app, in de KNVB Wedstrijdzaken app (handig voor de scheidsrechters), en in Sportlink Club. Spelers kunnen ook zelf hun spelersfoto wijzigen in de app.

Stappenplan voor Wedstrijdinschrijving

Het inschrijven voor KNZB waterpolowedstrijden vereist een zorgvuldige aanpak. Hieronder volgt een stappenplan:

Zoek een geschikte wedstrijd: Raadpleeg de KNZB wedstrijdkalender om data en informatie over verschillende wedstrijden te vinden. Vraag verenigingen in de omgeving naar hun geplande wedstrijden en vraag het programma en de bepalingen op bij de organiserende vereniging. Overleg met de trainer(s) en de zwemcommissie om te bepalen welke wedstrijden het meest geschikt zijn.
Maak een deelnemerslijst: Stel een lijst samen van zwemmers die aan de wedstrijd zullen deelnemen, met vermelding van de nummers waaraan ze deelnemen.
Ontvang het LXF1 uitnodigingsbestand: Meestal ontvangt u van de organiserende vereniging een LXF1 uitnodigingsbestand.
Lees het LXF1 bestand in Splash Team Manager: Importeer het LXF1 bestand in Splash Team Manager. Indien u zelf de deelnemerslijst samenstelt, lees dan de uitnodiging & bepalingen van de wedstrijd goed door om na te gaan voor welke zwemmers de wedstrijd is bedoeld, of er deelnamelimieten zijn en welke programmanummers voor de diverse leeftijden zijn uitgeschreven. Let bij het samenstellen van de inschrijving op het aantal starts van elke zwemmer.
Maak de wedstrijdinschrijving in Splash Team Manager: Vul in Splash Team Manager de inschrijving in met de namen van de deelnemers, hun (dag-)startnummer en de snelst gezwommen tijd tot nu toe. Splash Team Manager haalt direct de meest geschikte inschrijftijden erbij.
Para-zwemmers: Wanneer je binnen jouw vereniging Para-zwemmers hebt met een classificatie, dan dienen deze gegevens ook meegegeven te worden aan een organiserende vereniging. Dubbel klik in Team Manager op de naam van een zwemmer (in het overzicht aan de linkerzijde) en kies voor het tabblad 'Extra info'. In het omcirkelde gedeelte kan je per zwemslag de verschillende getallen plaatsen. Sla de gegevens op door op OK te klikken en in het vervolg worden de juiste S-codes meegegeven. Let ook op de uitzonderingscodes? Ook die moeten ingevuld zijn, indien van toepassing.
Teamnummer: Wanneer je met jouw vereniging met meerdere zwemploegen deel neemt aan de KNZB Zwemcompetitie of aan de Regio o12 Club Meet, dan is het noodzakelijk dat het teamnummer wordt meegegeven bij inschrijving.
Contactpersoon: Het is bij een groot aantal wedstrijden, zeker nu met de corona-maatregelen, nodig om een contactpersoon op te geven bij inschrijving. In Team Manager, klik op de menu-optie "Wedstrijden". Bij contactpersoon klik je op het pijltje om de juiste persoon in de Team Manager database te selecteren. Bij Ploegleider kan je de verantwoordelijke trainer opgeven. Bij extra ploegleiders zijn eventuele extra coaches toe te voegen. Ook officials kunnen via deze weg ingeschreven worden voor een wedstrijd. Let op dat de juiste bevoegdheden zijn ingevoerd bij de betreffende persoon en dat je afstemt met de official welke gegevens mogen worden meegestuurd cf. Heb je de juiste mensen uiteindelijk geselecteerd dan kan je een PDF bestand opslaan wat meegestuurd kan worden met de inschrijving.
Stuur de inschrijving op tijd in: Zorg ervoor dat de inschrijving ruim van tevoren (meestal 1 week tot 10 dagen) bij de organiserende vereniging is.
Afmeldingen: Als een ingeschreven deelnemer niet deel kan nemen of als een deelnemer op de dag van de wedstrijd ziek is moet je de juiste werkwijze volgen voor afmeldingen. Conform het reglement (D19.1.4.1) kunnen afmeldingen tot 24 uur van te voren worden doorgegeven aan de organiserende vereniging. Bij de meeste wedstrijden is het ziekmelden van zwemmers mogelijk vóór aanvang van de juryvergadering. Je doet dit op een wijzigingsformulier, waarbij je de programmanummers, de gegevens van de zwemmer(s) en de reden opneemt.

Aanvullende Informatie en Reglementen

KNZB Reglementen Zwemmen: Aan het deelnemen aan zwemwedstrijden zijn regels verbonden. Deze staan in de KNZB Reglementen Zwemmen. Deze reglementen zijn de belangrijke pijlers onder de georganiseerde wedstrijdzwemsport. Doordat alle zwemwedstrijden in Nederland gezwommen worden onder het KNZB reglement en alle wedstrijden geleid worden door KNZB officials hoeft u zich nooit zorgen te maken over afwijkende regelgeving.
LENEX formaat: Voor de uitwisseling van gegevens van zwemwedstrijden wordt door de KNZB alleen het LENEX formaat als uitwisselingsformaat geaccepteerd.
Startnummers: Bij alle NK's geldt dat de contactgegevens van de inschrijver dienen ingesloten te zijn in het LXF bestand.
Deelname aan wedstrijden in het buitenland: Wanneer je als vereniging wilt deelnemen aan een wedstrijd in het buitenland, dan is het noodzakelijk om hiervan de KNZB in kennis te stellen.
Studentenwedstrijden: Zwemmers en zwemsters die studeren aan een HBO of WO instelling kunnen ook uitkomen bij Studentenwedstrijden. De tijden van een Studentenzwemwedstrijd tellen mee, want er wordt conform de KNZB reglementen gezwommen. Dat betekent dat als de zwemmers de tijden officieel geregistreerd willen hebben in Swimrankings, dat zij bij de Studentenzwemwedstrijd ingeschreven dienen te worden met het KNZB startnummer.

De KNZB Waterpolo App

De KNZB heeft een app die diverse functionaliteiten biedt voor spelers, coaches, scheidsrechters en supporters:

Teamopgave: Coaches moeten vooraf hun teamopgave doen via de KNZB Waterpolo app. Mocht je je wachtwoord vergeten zijn kun je via de app eenvoudig een nieuwe aanvragen via ‘wachtwoord vergeten’. Via onderstaande link kom je op Sportlink, waarbij je wordt geholpen om snel met het DWF (digitale wedstrijdformulier) aan de slag te kunnen. Op deze pagina zijn een aantal instructies en handleidingen terug te vinden om Sportlink op de eigen computer te installeren, de handleiding omtrent het gebruik van het DWF en een oefenomgeving om te oefenen met het invullen van het DWF. In de praktijk wijst de weg zich van zelf. Let op! De teamopgave kan meer één keer geaccepteerd worden.
Wedstrijdinformatie: Door op een wedstrijd in het programma te klikken kan meer informatie getoond worden. Hier kan bijvoorbeeld gevonden worden waar de wedstrijd gespeeld wordt.
Aanwezigheid: Spelers kunnen bij wedstrijden van hun eigen team ook aangeven of ze aan/afwezig zijn en of ze eventueel rijden. Teammanagers/ activiteit beheerders kunnen hier ook de aanwezigheid van anderen aanpassen.
Wedstrijdformulier: Het wedstrijdformulier kan klaargezet worden voor de wedstrijd (dit is een taak voor de coach/aanvoerder of teammanager).
Live volgen: Tijdens de wedstrijd kunnen supporters de wedstrijd live volgen. Zij kunnen dan alle acties zijn die geregistreerd worden op het wedstrijdformulier. Denk hierbij aan doelpunten, time-outs en uitsluitingen.
Persoonlijk programma: Via het menu kan onder het kopje “persoonlijk” het programma van een speler getoond worden. Hier staan zowel wedstrijden waar je speler bent, maar ook waar je coach, teammanager of scheidsrechter bent. Het is mogelijk om het programma te koppelen aan een Google, Outlook of Apple agenda, druk hiervoor op het kalender logo en volg de instructies.
Favorieten: Meerdere teams, verenigingen en personen kunnen als favoriet toegevoegd worden. Zo kan dit team sneller opgezocht worden en ontvang je meldingen over gewijzigde en gespeelde wedstrijden van deze teams. Onder “favorieten” in de app kan gezocht worden op teams, verenigingen en spelers. Daarnaast kan er lijst opgevraagd worden van jouw favorieten. De twee favorieten die bovenaan de lijst staan zijn ook direct in het menu te vinden.
Persoonsgegevens: Onder: algemeen -> instellingen -> mijn gegevens, kunnen persoons- en contact gegevens ingezien worden. Persoonsgegevens kunnen alleen ingezien worden, wijzigingen kunnen gedaan worden door de waterpolo secretaris. De adresgegevens kunnen zelf gewijzigd worden bij verhuizing. Ook kan het privacy niveau van het account in dit menu aangepast worden. Kinderen onder de 16 jaar mogen volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) niet zelf deze informatie aanpassen. Dit kunnen ouders doen voor hun kind. Dit kunnen zij doen door bij “mijn gegevens” op “mijn kinderen” te klikken. Staan uw kinderen hier niet? Neem dan contact op met de waterpolo secretaris, deze kan de accounts koppelen zodat de informatie gewijzigd kan worden.
Berichten: In de app is het mogelijk om berichten te sturen naar mensen waarmee je een wedstrijd of andere activiteit deelt. Dit kan je doen door naar het aanwezigheidsscherm te gaan en op het tekstballonnetje te klikken. Daarna is het mogelijk om de spelers te selecteren naar wie je het bericht wilt sturen. Klik dan weer op het tekstballonnetje en je komt op een scherm waar je je bericht kan typen (max 140 tekens). Kies daarna of je bericht met pushnotificatie wilt sturen of alleen zichtbaar wilt hebben in de feed. Als je klaar bent verstuur je je bericht door op “App bericht verzenden” te klikken.

Overige Functionaliteiten van de App

Voor het gebruik van de app tijdens de wedstrijd zijn er nog een aantal functionaliteiten:

Lees ook: Ontwikkelingen in de waterpolosport: Een overzicht

Instellingen: Bij instellingen kun je aangeven of er met oplopende of met aflopende klok wordt gespeeld.
Spelers: Het is mogelijk om bovenin bij naam ook te zoeken op andere spelers. Hou het vraagteken achter een de naam van de speler enkele seconden ingedrukt. Er verschijnt dan een nummertoetsenbord. Geef vervolgende de speler het juiste capnummer. Door op volgende te klikken ga je naar de volgende speler. De speler met capnummer 1 wordt automatisch aangeduid als keeper. Dit is te zien doordat deze speler een rood nummer krijgt. Mocht een andere speler, keeper zijn, klik dan op deze speler en vervolgens op icoontje van twee poppetjes. Het is verplicht om een aanvoerder toe te wijzen. Klik daarvoor op de betreffende speler. Er verschijnen bovenaan verschillende tekens. Klik op de drie verticale puntjes rechts bovenaan. Voeg Staflid toe en zoek de betreffende coach middels de zoekfunctie.
Scheidsrechters: De scheidsrechters die volgens het rooster zijn aangesteld, zijn al zichtbaar. Mocht er een vervangende scheidsrechter nodig zijn, klik op de betreffende scheidsrechter. Er verschijnt dan een scherm waarin je kunt aangeven of de scheidsrechter alleen afgemeld moet worden of afgemeld en ook vervangen. Middels de zoekoptie kun je vervolgens een nieuwe official toevoegen.
Wedstrijdduur: Voor aanvang van de wedstrijd stel je de duur van de periode in (indien nog niet vermeld vanuit programma). Zet daarna de wedstrijd op aanvang 1e periode.
Registratie acties: In de kolommen bij wit en blauw verschijnt de registratie van de acties. Voor het toekennen van een time-out: Klik op de stopwatch onder het betreffende team dat de time-out heeft aangevraagd. Op het moment dat de time-out wordt geregistreerd gaat de klok ook lopen. Na het toekennen van een gele kaart komt er een melding met de vraag aan welk team de UMV wordt toegekend. Geef hier het betreffende team aan. Aan het einde van de wedstrijd stel in op einde wedstrijd. Klik vervolgens op wedstrijdverslag en er verschijnt een melding.

Organisatie van een Wedstrijd

Als je een wedstrijd organiseert, zijn er verschillende aspecten waar je rekening mee moet houden:

Wedstrijdprogramma: Alvorens je begint met alle organisatorische werkzaamheden moet er een wedstrijdprogramma worden opgesteld. Voor veel wedstrijden als Zwemcompetitie, Regiokampioenschappen, Miniorenwedstrijden enzovoort is er al een programma vastgesteld door de Regio of de KNZB. Ga je echter jouw eigen wedstrijd organiseren dan kan je zelf een programma opstellen. Deze bepalingen zijn in het leven geroepen om te voorkomen dat, bijvoorbeeld voor jonge kinderen, een te zwaar programma ontstaat.
Soort wedstrijd: Bij het organiseren van een wedstrijd dien je een aantal zaken vooraf vast te stellen. Het soort wedstrijd, welk niveau je beoogt en wie er mogen deelnemen.
Zwembad: Als je vereniging heeft besloten om een zwemwedstrijd te gaan organiseren moet je natuurlijk als eerste een zwembad afhuren. Het is voor een zwemvereniging erg belangrijk een goede relatie te onderhouden met de verhurende instantie, de bedrijfsleiding en het personeel van een accommodatie. Een wedstrijdbad moet tijdens een zwemwedstrijd natuurlijk aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze zijn vastgelegd in art. D14 van de KNZB Reglementen. Voordat je een wedstrijd kunt organiseren moet je natuurlijk weten of het zwembad beschikbaar is. Doe dit ruim van tevoren!
Accommodatie: De accommodatie die je gebruikt voor de wedstrijd moet natuurlijk passen bij het type wedstrijd, het aantal deelnemers en toeschouwers en de duur van de wedstrijd. Bij accommodatie moet je niet alleen denken aan het wedstrijdbassin maar ook aan de toeschouwersruimte, de kleedruimten enzovoort.
Afspraken vastleggen: Regelmatig wordt de KNZB benaderd door verenigingen waarvan de poulepartners gemaakte afspraken niet (kunnen) nakomen. Wij adviseren verenigingen en poulepartners gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen. In geval van een wanprestatie kan een gedupeerde vereniging dan actie ondernemen, eventueel via de KNZB tuchtcommissie. Eveneens komt het regelmatig voor dat wedstrijden door de scheidsrechter worden afgelast vanwege te hoge watertemperatuur of andere onvolkomenheden in het wedstrijdbad. Het kan van groot belang zijn de afspraken over bijvoorbeeld watertemperatuur en waterdiepte schriftelijk vast te leggen, zodat bij afgelasting de eventuele financiële gevolgen bij de verhuurder geclaimd kunnen worden. Bij een afgelasting zal het kunnen overleggen van een dergelijke afspraak op schrift zwaar wegen in de besluitvorming of de wedstrijd al dan niet op een andere datum verzwommen kan worden. In geval een accommodatie door weersomstandigheden per openbaar vervoer niet meer bereikbaar is, kan een wedstrijd worden afgelast. In de praktijk blijkt deze regel niet altijd toepasbaar. Daarom wordt verenigingen geadviseerd afspraken hierover vast te leggen in verband met het eventueel delen van de gemaakte kosten. Indien een team teruggetrokken wordt en er reeds afspraken zijn gemaakt met andere verenigingen is het raadzaam behalve de KNZB ook de andere verenigingen hiervan zo tijdig mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen.
Wedstrijd aanmelden: Daar kan je jouw wedstrijd aanmelden door de gevraagde gegevens in te vullen en een .lxf uitnodigingsbestand bij te voegen. Tot 7 dagen voor de wedstrijd kan je gegevens uit de aanvraag of het programma nog via de webkalender wijzigen. De kosten voor het aanmelden van een wedstrijd staan jaarlijks vermeld in de tarievenlijst. Dit bedrag is geïndexeerd en het tarief wordt jaarlijks aangepast. De vereniging ontvangt hiervoor een factuur. Voor onderlinge wedstrijden (deelnemers uit één vereniging) en wedstrijden uit de Nationale Zwemcompetitie zijn géén kosten verschuldigd. Als een wedstrijd om wettige redenen geen doorgang vindt (zulks ter beoordeling van het KNZB bondsbureau) of als door de naleving van de KNZB reglementen de wedstrijd geen doorgang kan vinden wordt het gehele aanmeldbedrag gerestitueerd.
Jury: Als je een wedstrijd organiseert dien je ook voor een jury te zorgen. Veel verenigingen hebben een officialfunctionaris die deze taak vervult. Er zijn echter ook regio's waar de Regio Officialcommissie de jury of een deel van de jury verzorgt. Als dat niet het geval is zorgt het zwemsecretariaat hier voor. In art. D2 van de KNZB Reglementen vind je de reglementsartikelen met betrekking tot de juryinzet bij zwemwedstrijden. Als de jury door de organiserende vereniging wordt verzorgd kan je de juryleden ruim voor de wedstrijd een uitnodiging sturen. Als aan alle deelnemende verenigingen één of meer juryleden worden gevraagd hoeven deze niet nog eens een aparte uitnodiging te ontvangen. Voorafgaand aan een wedstrijd dient de scheidsrechter, die de leiding over de wedstrijd heeft, de juryleden instructies te geven over de toepassing van de reglementen, indeling van de juryleden en diverse andere zaken. Voor deze zogenaamde 'juryvergadering' is een geschikte ruimte nodig. Alle juryleden moeten kunnen zitten en de ruimte moet niet lawaaierig zijn! Het verzorgen van een kop koffie of een frisdrankje verdient aanbeveling. Voor de spullen van de juryleden (tas, schoenen etc.) moet een afsluitbare ruimte of kast beschikbaar zijn. Tijdens de wedstrijd verwerkt het jurysecretariaat de uitslagen. Dit is een secuur werkje en daarom moet het jurysecretariaat over een rustige werkruimte kunnen beschikken. Een goede schrijftafel en stoelen zijn belangrijk.

Leeftijdsgroepen

Meestal wordt er in leeftijdsgroepen gestart, d.w.z. dat 2 jaargangen samen uitkomen in 1 leeftijdsgroep.

Leeftijdsgroep	Nummers per dag	Bijzondere bepaling	Mag zwemmen met:
Minioren 1	max 50m per nummermax 4 nr's per dag, incl. estafettes		minioren 2+3
Minioren 2	max. 500m per dag;max. 5 nr's per dag, incl. estafettes	max. max. 200 wisselslag	minioren 3+4
Minioren 3			minioren 4+5
Minioren 4	max 1000m per dag;max. 5 nr's per dag, incl.	Sporters die in het bezit zijn van een classificatie

Sporters die in het bezit zijn van een classificatie kunnen tijdens reguliere wedstrijden deelnemen in een lagere leeftijdsklasse. Een sporter met een classificatie kan alleen in de Nationale Zwemcompetitie tot maximaal vijf categorieën lager (eigen categorie + vier lager) ingeschreven worden.

Lees ook: Waterpolo Reglementen: Bekijk hier

Lees ook: Waterpolo Promotie en Degradatie: Wat verandert?

tags: #knzb #waterpolo #wedstrijden #inschrijven #handleiding