KNVB Digitale Spelerspas: Handleiding voor het Uploaden van een Foto

Het amateurvoetbal in Nederland digitaliseert steeds verder. Een belangrijk onderdeel hiervan is de digitale spelerspas, die gebruikt wordt om de identiteit van spelers te verifiëren. Om ervoor te zorgen dat dit proces soepel verloopt, is het essentieel dat elke speler een actuele en herkenbare foto op zijn of haar digitale spelerspas heeft. Deze handleiding legt uit hoe je zelf eenvoudig een foto kunt uploaden of wijzigen via de KNVB Wedstrijdzaken app of de Voetbal.nl app.

Waarom een Actuele Spelerspasfoto?

De KNVB heeft deze werkwijze ingevoerd op verzoek van veel verenigingen en gebruikers. Het doel is om te voorkomen dat niet-speelgerechtigde leden (of zelfs niet-leden) opgesteld worden door hun foto tijdelijk op de digitale spelerspas van een andere, wel speelgerechtigde speler te "plakken". Een actuele foto maakt het voor de scheidsrechter gemakkelijker om de identiteit van de speler te controleren en fraude te voorkomen.

Sinds het seizoen 2016/’17 werkt het amateurvoetbal met het mobiele digitale wedstrijdformulier (mDWF).

Deadline: 31 Oktober

Het is essentieel dat elk spelend lid van een voetbalvereniging, vanaf de leeftijdscategorie Onder 13 en ouder, uiterlijk 31 oktober een correcte en actuele spelerspasfoto heeft. Dit geldt voor zowel veld- als zaalvoetballers. Zorg ervoor dat je voor deze datum actie onderneemt om problemen tijdens wedstrijden te voorkomen.

Wie kan de Foto Wijzigen?

Er zijn verschillende mogelijkheden om een spelerspasfoto toe te voegen of te wijzigen:

Lees ook: Maatschappelijke betrokkenheid in het amateurvoetbal: een onderzoek.

• Leden/Spelers: Zij kunnen zelf in de Voetbal.nl app en in de KNVB Wedstrijdzaken app een foto toevoegen of wijzigen.
• Teammanagers/Trainers/Coaches: Teammanagers, (assistent-)trainers en -coaches kunnen voor alle spelers in hun team de foto's toevoegen of wijzigen via de KNVB Wedstrijdzaken app.

Hoe Upload je een Foto?

Via de Voetbal.nl App:

1. Open de Voetbal.nl app.
2. Ga naar 'Instellingen'.
3. Kies voor 'Mijn persoonsgegevens'.
4. Klik op je huidige pasfoto (of de placeholder als er nog geen foto is).
5. Voeg een nieuwe foto toe.

Via de KNVB Wedstrijdzaken App:

De procedure is vergelijkbaar met die van de Voetbal.nl app. Navigeer naar je profielinstellingen en volg de instructies om een foto te uploaden of te wijzigen.

Voorwaarden voor de Pasfoto

De foto hoeft geen officiële pasfoto te zijn, maar moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Lijkenis: De scheidsrechter moet in alle redelijkheid kunnen verwachten dat de foto goed op je lijkt.
• Aanzicht: Geen zijaanzichten.
• Afstand: Geen gezichten van te grote afstand.
• Accessoires: Geen petjes of zonnebrillen.
• Contrast: Zorg voor voldoende contrast in de foto.
• Bestandsformaat: JPG, GIF of PNG.
• Bestandsgrootte: Om de kwaliteit te behouden, wordt aangeraden om foto's te gebruiken die kleiner zijn dan twee megapixel (1600x1200 px). De foto's worden in Sportlink Club altijd geschaald naar het formaat 800x600.
• Alleen de speler: Op de foto mag alleen de speler/speelster zelf staan.

Neem geen risico dat de scheidsrechter je niet kan herkennen. Een duidelijke en recente foto voorkomt problemen.

Wat te doen na 31 Oktober?

Na 31 oktober is het in principe niet meer mogelijk om zelf je pasfoto te wijzigen via de apps. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als je pasfoto erg oud is en je er niet meer op lijkt, kun je contact opnemen met de KNVB. Voor leden die nog geen spelerspasfoto hebben, is het altijd mogelijk om een foto in te stellen, ook na 31 oktober. Ook kan een teammanager voor elk van zijn teamleden een foto toevoegen via de KNVB wedstrijdzaken app.

Veelgestelde vragen

Algemeen

• Is er een app voor Windows-telefoons? Nee. Je kan het formulier ook invullen door gebruik te maken van het toestel van iemand anders. Hier is extra aandacht aan besteed bij de ontwikkeling van de Wedstrijdzaken-app.
• Wat moet ik doen als het door storingen niet lukt het mDWF in te vullen? Voor noodgevallen als gevolg van bijvoorbeeld internet- en computerstoringen bij Sportlink of bij de vereniging, is er digitaal een noodformulier beschikbaar. Ook is het mogelijk het formulier te printen, in te vullen en per post te versturen. Idem voor uitslagen.
• Als je als teamleider geen programma ziet, dan ben je door je vereniging niet toegevoegd (met de functie teammanager) aan het bondsteam.
• Door wie mag het mDWF worden ingevuld? Het mDWF mag alleen door de aanvoerder of leider van het team worden ingevuld. Deze persoon moet minimaal de leeftijdscategorie Senior hebben en lid zijn van de KNVB.
• Klopt het dat spelers ook de spelersopgaaf in kunnen voeren? Het is inderdaad mogelijk dat alle teamleden (speler of staf) de spelersopgaaf in kunnen voeren. Omdat formeel de aanvoerder verantwoordelijk is, verschijnt altijd de knop “Aanvoerder akkoord”. Andere teamleden kunnen de spelersopgaaf invullen vanuit het idee om flexibel te zijn en niet afhankelijk te zijn van één persoon die te laat kan zijn of problemen heeft met zijn mobiele telefoon of wat dan ook.
• Wat is de toegevoegde waarde van het KNVB lidmaatschap?
• Wat moet ik doen als ik de opstelling “te vroeg” definitief heb gemaakt? Je kan deze zelf niet meer wijzigen. De scheidsrechter en de wedstrijdsecretaris mobiel DWF kunnen het ook nog voor je doen. Bijvoorbeeld als er in de warming-up nog een speler afhaakt.
• Kan de tegenstander mijn voorlopige of definitieve opstelling zien? Nee, pas nadat beide teams de opstelling (spelersopgaaf) definitief hebben gemaakt, kunnen ze elkaars spelersopgaaf zien.
• Hoe kan ik akkoord geven voor de invoer van het resultaat door de scheidsrechter? Tekenen/bevestigen is niet meer nodig. We hebben het omgekeerd (omdat het in de praktijk vrijwel altijd goed gaat). Je kan via de app bezwaar maken als er jouw inziens door de scheidsrechter fouten zijn gemaakt bij de invoer.
• Na goedkeuring van de scheidsrechter na afloop zie je de foto's niet meer en weet je niet welke speler het was. Dat komt door de privacy-instellingen die ieder persoon zelf mag/moet bepalen. Wel kan je nu de pdf met het wedstrijdformulier bekijken en daar staan alle namen op.
• Kan de assistent-scheidsrechter het formulier invullen? Nee.
• Controleert het mDWF op het lidmaatschap van de assistent-scheidsrechter? Bij het invullen van het DWF is het niet meer in alle gevallen verplicht ook de gegevens van de assistent-scheidsrechters in te voeren. Voor jeugdwedstrijden in categorie B geldt een uitzondering. Omdat de rol van assistent-scheidsrechter bij deze wedstrijden vaak wordt uitgevoerd door goedwillende ouders, mag het invoeren van deze gegevens bij het totale jeugdvoetbal (JO13 t/m JO19) in categorie B achterwege blijven. Voor de overige categorieën blijft het invullen van de assistent-scheidsrechters op het mDWF wel verplicht en wordt dit ook gecontroleerd. Geen controle dus bij te spelen jeugdwedstrijden in categorie B.
• Moet ik voor de JO8 tot en met JO11 ook het mDWF gebruiken? Ja, met ingang van het seizoen 2018/’19 moeten pupillenteams vanaf Onder 8 ook de spelersopgaaf invullen op het mobiele digitale wedstrijdformulier (mDWF) in de Wedstrijdzaken app. Door de spelersopgaaf in het mDWF in de Wedstrijdzaken app te doen, krijgt de KNVB meer data en informatie over spelers die daadwerkelijk in de jeugdteams actief zijn.
• Ik heb per ongeluk al mijn spelersopgaaf verstuurd, hoe kan ik dit oplossen? Geen man overboord, afhankelijk van of dit team uit of thuis speelt kan dit op twee manieren worden opgelost:
  • Team speelt thuis: De wedstrijdsecretaris mDWF kan het aanpassen. Het voordeel is dat hij dat al op de dag voor de wedstrijddag kan doen; De scheidsrechter kan het aanpassen op het mDWF.
  • Team speelt uit: De wedstrijdsecretaris mDWF van de ontvangende vereniging kan het voor jou aanpassen; De scheidsrechter kan het aanpassen op het mDWF.

Spelers en Stafleden op het Wedstrijdformulier

• Kan ik een vaste aanvoerder aanstellen? In Sportlink kan dit niet, wel via de app? Je moet per wedstrijd op het formulier in de app (spelersopgaaf) een aanvoerder aangeven. Dat kan je inderdaad niet in Sportlink Club doen bij het beheren van de bondsteamgegevens. Ook kan dat niet bij menuoptie Teammanager.
• Ik heb spelers in mijn spelersopgaaf zonder pasfoto op de digitale spelerspas. Mogen zij spelen? Ja, met een geldig officieel legitimatiebewijs mogen zij spelen.
• Kan ik spelers uit een ander bondsteam op het wedstrijdformulier zetten? Ja, dat kan. Je kunt spelers opzoeken in het ledenbestand van je vereniging.
• Controleert de Wedstrijdzaken-app op uitsluitingen en op het aantal gespeelde wedstrijden in A-categorie? Het is de verantwoordelijkheid van de vereniging om alleen speelgerechtigde spelers op te stellen. De app controleert niet op uitsluitingen en aantal gespeelde wedstrijden.
• Kan ik als teammanager zien hoe vaak bepaalde spelers in een bepaald team hebben meegespeeld? Dat kan op dit moment nog uitsluitend in Sportlink Club.
• Moeten teamleiders/-managers lid zijn van de vereniging? Die regel blijft ongewijzigd. Leden van de vereniging kunnen als staflid op het wedstrijdformulier geplaatst worden. En de Wedstrijdzaken app is alleen te gebruiken door leden.
• In mijn JO13-team doet een O12-jongen mee. Hij heeft nog geen foto op zijn pas. Mag hij meedoen? Ja de scheidsrechter moet O12-speler/speelsters toelaten in een hogere leeftijdscategorie, ook al staat er geen foto op de digitale pas.
• Er zijn spelers in het bondsteam geplaatst, maar ik zie de wijzigingen niet terug op het wedstrijdformulier. Ook mijn wijzigingen via Teammanager staan niet op het wedstrijdformulier. Hoe kan dat? De reden waarom jouw spelers niet zichtbaar zijn op het mobiel Digitaal WedstrijdFormulier (mDWF) is omdat jij het mDWF eerder hebt geopend dan dat er door de vereniging spelers in het bondsteam zijn geplaatst. Aangezien je door het eerder openen van het mDWF al een ‘afdruk’ naar onze database hebt gemaakt, pakt het mDWF de gevulde leden uit het bondsteam niet meer. Voor nu dienen jullie voor de komende wedstrijd de spelers (eenmalig) stuk voor stuk toe te voegen aan de wedstrijd. De volgende wedstrijden zullen alle spelers die in het bondsteam zitten, keurig getoond worden bij het ophalen van het mDWF. Dat geldt ook voor de wijzigingen die je zelf via Teammanager hebt gedaan.

Scheidsrechters/Wedstrijdofficials

• Wat zie ik in mijn programma? Het programma dat je ziet is gepersonaliseerd en verschilt per persoon/functie: Een scheidsrechter/assistent-scheidsrechter ziet de wedstrijden (bij programma en uitslagen) waarin hij of zij als official een rol heeft. De wedstrijdsecretaris mobiel DWF ziet het complete thuisprogramma van zijn of haar vereniging en heeft op de wedstrijddag, net als de scheidsrechter, ook rechten om het wedstrijdformulier in te vullen.
• Waar moet ik de digitale spelerspascontrole uitvoeren? Moet ik dit op het veld doen? Nee, de nieuwe regel is dat de scheidsrechter in afstemming met de teams aangeeft en bepaalt waar de controle plaatsvindt. Dit kan zijn op of bij het veld of in of nabij de kleedkamer. Ook bepaalt de scheidsrechter waar hij na afloop het wedstrijdverloop invult.
• Wat gebeurt er met het Official Portal voor bondsofficials? Het Official Portal blijft “gewoon” beschikbaar. Voor inloggen in het Official Portal klik hier. Let op: De inloggegevens zijn anders dan die van de Wedstrijdzaken-app.
• Ik wil als bondsscheidsrechter ook graag mijn pasfoto in de app zien. Hoe moet ik dat doen? In de periode van 1 juli tot 1 november kan je zelf via de Wedstrijdzaken-app je pasfoto wijzigen. Is er buiten deze periode noodzaak om de foto te veranderen, neem dan contact op met KNVB Assist.
• Ik ben verenigingsscheidsrechter en zie geen wedstrijden. Hoe kan dat? Dan heeft de vereniging jouw naam niet ingevuld (via Sportlink club) bij de te fluiten wedstrijd. Zodra dat gebeurd is, zie je de wedstrijd in je programma.
• Hoe kan ik een afgelasting doorgeven?

Ledenadministrateur

• Moet bij de persoonsgegevens in Sportlink het mobiele nummer staan om de app te kunnen downloaden en te activeren? Nee, dat is niet nodig. Dan kunnen de leden zich registreren.
• Kunnen mijn leden zelf persoonsgegevens wijzigen in de app? Ja, dat is mogelijk en standaard zo ingesteld.

Digitale Spelerspas

• Hoe zet ik een pasfoto op de digitale spelerspas? Nieuwe leden kunnen een spelerspasfoto uploaden met de Wedstrijdzaken app. Een teammanager kan dit doen voor al zijn teamleden. De ledenadministrateur kan een foto uploaden via Ledenbeheer in Sportlink Club. Besef dat de foto niet 'zomaar' een profielfoto is, maar de officiële foto voor de digitale spelerspas. Foto’s wijzigen kan in de periode 1 juli - 1 november.
• Ik kan geen pasfoto’s meer wijzigen. Dat klopt. Dat kan alleen in de periode van 1 juli tot 1 november. Dit om te voorkomen dat er misbruik van wordt gemaakt. Wel is het altijd mogelijk om leden zonder foto te voorzien van een foto. Mocht er een goede reden zijn om na 1 november de foto te vervangen, neem dan contact op met de KNVB. Daar kan de foto wel vervangen worden.
• Hoe kan ik in één overzicht zien bij welke leden nog geen foto aanwezig is? Selecteer via het Zoekscherm de leden die je wilt bekijken. Klik (rechtsboven) op de button kolominstellingen. Kies bij beschikbare kolommen voor de kolom "Heeft foto?". Voeg de kolom toe aan het overzicht en sla de nieuwe kolominstellingen op via de diskette button.
• Aan welke eisen moet de digitale foto voldoen? Het hoeft niet een officiële pasfoto te zijn. Belangrijk is dat in alle redelijkheid verwacht kan worden dat de scheidsrechter het een goedgelijkende foto vindt. Zorg dus voor voldoende contrast. En geen gezichten van te grote afstand.
• Aan welke technische eisen moet de foto voldoen die ik wil uploaden in Sportlink Club? Het bestand moet van het formaat JPG, GIF of PNG zijn. Om de kwaliteit van de foto's te behouden, adviseren wij om te kiezen voor foto's die kleiner zijn dan twee megapixel (1600x1200). De foto's worden in Sportlink Club altijd geschaald naar het formaat 800x600.
• Hoelang is de foto op de digitale spelerspas geldig? De digitale pas kent GEEN vervaldatum. Het is de verantwoordelijkheid van de speler en vereniging om te zorgen voor een goed lijkende foto en tijdige vervanging.

Wedstrijdsecretaris

• Wat zie ik in mijn programma? Het programma dat je ziet is gepersonaliseerd en verschilt per persoon/functie: De wedstrijdsecretaris mobiele DWF ziet het complete thuisprogramma van zijn vereniging. Als wedstrijdsecretaris mDWF zie je alle uitslagen van thuiswedstrijden tot zeven dagen terug. Een scheidsrechter/assistent-scheidsrechter/wedstrijdcoördinator ziet de wedstrijden (bij programma en uitslagen) waarin hij een rol heeft als official.
• Ik ben geregistreerd als wedstrijdsecretaris mobiel DWF, maar kan nog niet in het wedstrijdformulier, hoe kan dat? De wedstrijdsecretaris mobiel DWF is in principe niet benodigd voor invullen van het mobiel DWF. Om die reden kan hij uitsluitend op de wedstrijddag het mobiel DWF openen en volledig invullen. De betrokken teams en officials kunnen vanaf zeven dagen voor de wedstrijd in het mobiel DWF. Het is wel mogelijk dat de wedstrijdsecretaris een dag eerder een wedstrijd kan afgelasten.
• Wij werken met meer personen op het wedstrijdsecretariaat die om de beurt dienst hebben. Moeten die allemaal de functie wedstrijdsecretaris mobiel DWF hebben om op de app te kunnen werken? Ja, en dat kan.
• Welke wedstrijden staan in mijn programma? Ik zie wedstrijden "dubbel". Als je meer rollen hebt, zie je de wedstrijden per rol een keer terugkomen in je lijst. Aandachtspunt is dat de rol waarmee je de wedstrijd opent, bepalend is voor de mogelijkheden die je bij die wedstrijd hebt. Een voorbeeld om het te verduidelijken: Ben je bijvoorbeeld teammanager en wedstrijdsecretaris, dan kan je in beide rollen de opstelling (spelersopgaaf) invoeren, maar alleen in de rol van wedstrijdsecretaris ook de uitslag bij de wedstrijd invullen.
• Hoe voeg ik een teammanager toe aan een bondsteam? Doe dit via Sportlink Club. Kies een bondsteam. Voeg een deelnemer toe met de rol Overige Staf en de functie Teammanager. Je kunt een persoon als speler én teammanager aan een bondsteam toevoegen.
• Moet ik in het bondsteam aangeven wie de aanvoerder is? Nee, dat kan niet. De aanvoerder moet per wedstrijd aangegeven worden op het wedstrijdformulier. Het is wel raadzaam om de aanvoerder in het bondsteam de functie van Teammanager te geven. Dat geeft hem in de app rechten om teamgegevens te onderhouden.
• Wat als er geen scheidsrechter is aangesteld? De club kan dat doen via Sportlink Club vóór de wedstrijddag. Dan ziet de verenigingsscheidsrechter dit direct in zijn programma. Op de speeldag zelf kunnen de thuisteamleden een scheidsrechter (lid van de KNVB) aanstellen en invoeren. Idem voor een grensrechter. Ook de wedstrijdsecretaris mobiel DWF kan dat doen.
• Wat als de scheidsrechter niet komt opdagen of te laat komt? Het thuisteam zorgt voor een scheidsrechter en kan deze op het mobiel DWF zetten (mits lid van de KNVB). Ook de wedstrijdsecretaris mobiel DWF kan dat doen.
• Wat te doen als de scheidsrechter een fout maakt bij het invullen van de uitslag en/of het invoeren van rode kaarten? De aanvoerders/clubs keuren niet expliciet goed maar kunnen bij de bond bezwaar maken als het niet klopt. Dat kan via de Wedstrijdzaken-app.
• Wat te doen als de scheidsrechter voor de wedstrijd geen digitale spelerspascontrole kan doen via de app? (Om verschillende redenen: geen internet, geen stroom, geen app) Als een speler wel een werkende app heeft, kan de scheids op die mobiele telefoon inloggen (en weer uitloggen) om de wedstrijd toch digitaal af te handelen. Optie twee: via het account van de wedstrijdsecretaris mobiel DWF.
• Wat te doen als de app niet werkt? De wedstrijd moet altijd gespeeld worden ook al heeft de spelersopgaaf en de digitale passencontrole niet plaatsgevonden. Bepaal na afloop de situatie opnieuw. Werkt de app niet, zorg ervoor dat de noodzakelijke gegevens genoteerd worden en doorgegeven worden aan de KNVB.
• Wat te doen als de scheidsrechter constateert dat foto in de app ontbreekt? De speler mag spelen als hij/zij of zich legitimeert (met een officieel en geldig ID) als de scheidsrechter daar om vraagt.
• Wat te doen als de aanvoerder/leider geen werkende mobiel/app heeft? Dan kan een ander teamlid met de app het invullen. Optie twee: via account wedstrijdsecretaris mobiel DWF. Optie drie: vraag de scheidsrechter om de spelersopgaaf in te voeren.
• Kan ik voorkomen dat een lid op het wedstrijdformulier geplaatst kan worden, zolang hij bijvoorbeeld zijn contributie niet heeft betaald en intern geschorst is? Dat kan via Sportlink Club. Als je via Ledenbeheer de betreffende spelactiviteit (“Veld” of “Zaal”) verwijdert…

Zichtbaarheid van je Foto

Op Voetbal.nl is je foto onderdeel van jouw profielgegevens. Jouw profielgegevens zijn uitsluitend voor jezelf zichtbaar. Verder wordt je foto op verschillende plekken in Voetbal.nl gebruikt, zoals in de teams, wedstrijdverslagen en player of the match. Let op: Je foto wordt ook gebruikt op je spelerspas.

Lees ook: KNVB-overschrijvingen: Een complete gids

Zichtbaarheid van jouw foto voor andere gebruikers van Voetbal.nl op deze verschillende plekken kun je zelf regelen via het onderdeel zichtbaarheid in jouw profielgegevens. In de KNVB wedstrijdzaken app is je foto eveneens onderdeel van jouw profielgegevens. In de KNVB wedstrijdzaken app word je foto uitsluitend gebruikt ten behoeve van officiële doeleinden. Je foto wordt op de digitale (KNVB) pas gebruikt en in het digitaal wedstrijdformulier. In beide gevallen is de foto bedoeld om je te kunnen legitimeren als speler (bij een wedstrijd). Bovendien is je foto beschikbaar in het teambeheer voor de teammanager van jouw team.

Lees ook: Scheidsrechter niet aanwezig? Dit zijn de stappen

tags: #knvb #digitale #spelerspas #foto #uploaden #handleiding