Het organiseren van een eigen toernooi kan een leuke en lonende ervaring zijn. Of het nu gaat om een sporttoernooi op de camping, een padeltoernooi of een FIFA-toernooi, een goede voorbereiding is essentieel. Dit stappenplan helpt je op weg om een succesvol toernooi te organiseren.
Stap 1: Voorbereiding en Planning
Doelgroep en Doelstelling
Allereerst is het belangrijk om te bepalen voor welke doelgroep je het toernooi wilt organiseren en wat de doelstelling van het toernooi is. Wil je een toernooi organiseren voor jeugdleden van een club, campinggasten, of een breder publiek? Wat wil je bereiken met het toernooi? Denk hierbij aan het vermaak van de deelnemers, het promoten van een sport, of het genereren van inkomsten voor een club.
Duur en Datum
Bepaal de duur van het toernooi. Is het een eendaags evenement, of duurt het meerdere dagen? Bedenk een geschikte datum voor het toernooi en kijk of (bijna) alle deelnemers en overige aanwezigen dan kunnen.
Concept en Uniekheid
Creëer een uniek concept voor je toernooi. Wat maakt jouw toernooi anders dan andere toernooien? Dit kan bijvoorbeeld een speciaal thema zijn, een unieke locatie, of een bijzondere activiteit naast de wedstrijden.
Begroting en Sponsoring
Maak een realistische begroting. Welke kosten zijn er verbonden aan het toernooi? (denk aan aanschaf materialen en prijzen, betaling van scheidsrechters, huur locatie etc.). Met een heldere begroting weet je of en hoeveel sponsoring nodig is. Benader potentiële sponsoren om financiële steun of materialen te verkrijgen.
Lees ook: De ultieme gids voor voetbalbedrukking
Vergunningen
Informeer of er vergunningen nodig zijn voor het organiseren van het toernooi. Dit is vooral belangrijk als het toernooi op een openbare locatie plaatsvindt.
Communicatie
Wie moeten allemaal ingelicht worden en wanneer? Denk aan: deelnemers/leerlingen, docenten lichamelijke opvoeding, mentoren, scheidsrechters, roostermaker en directie.
Stap 2: Organisatie
Taken verdelen
Verdeel de taken, afhankelijk van de grootte van het toernooi, over meerdere personen of verschillende commissies. Wie zijn scheidsrechters? Wie roept de teams om? Wie doet de algehele leiding? Wie doet de prijsuitreiking? Etc. etc.
Locatie en Materialen
Waar vindt het toernooi plaats? Zijn er genoeg velden beschikbaar? Als het toernooi buiten plaats vindt, is er dan een alternatieve locatie als het slecht weer is? Regel alle materialen voor je sport toernooi en zorg dat het in orde is. Pomp bijvoorbeeld ballen op, regel afzetlint, lintjes om teams aan te duiden en doeltjes of netten. Zijn er genoeg materialen aanwezig voor ieder veld?
Spelregels en Indeling
Kent iedereen de spelregels? Hoe werkt de poule- en teamverdeling? Zijn er na de wedstrijden ook nog finales en hoe zijn die ingedeeld? Mogen leerlingen zelf kiezen in welk team ze willen? Het handigst is om tijdens een gymles de gegevens op te schrijven en een week later de toernooischema's te maken. Hoe werkt de veldverdeling? Hangt bij elk veld een papier met het veldnummer?
Lees ook: Own Goal Zoet: Analyse
Inschrijvingen
Laat deelnemers zich uiterlijk tot een dag van tevoren inschrijven (evt. in teams).
Scheidsrechters en Administratie
Hoeveel scheidsrechters zijn (bij voorkeur) nodig? Krijgen de scheidsrechters een instructie? Wie gaan scheidsen? Wie doet de administratie? Wie doet wat tijdens het toernooi?
Kleedkamers
Waar kunnen leerlingen omkleden? Is er een kleedkamerverdeling en waar wordt die opgehangen / hoe wordt dit gecommuniceerd? Gaan de kleedkamers op slot tijdens het toernooi en wie doet dit?
Stap 3: Wedstrijdschema en Poules
Indelen
Bij het indelen van de wedstrijden kun je een aantal simpele stappen volgen die je snel een goed wedstrijdschema opleveren. Speel altijd wedstrijden op tijd en niet op punten. Speel bijv. maximaal een wedstrijd van 10 of 15 minuten.
Competitie vorm
De halve competitie is de meest gebruikte op de campings en vakantieparken. Dan speelt ieder team 1 keer tegen elkaar.
Lees ook: Zelf een voetbal maken: zo doe je dat
Teams en Wedstrijden
Het aantal deelnemers is bekend, bijvoorbeeld 30. Je kunt dan bijvoorbeeld 5 teams maken van 6 personen. Als er 5 teams zijn, kunnen de teams natuurlijk niet tegen zichzelf spelen. We gaan ervan uit dat we 6 teams hebben. Nu heb je het aantal wedstrijden in je toernooi berekend. Maar nu moet je nog bepalen in hoeveel rondes dit gespeeld moet worden.
Schema
Hier zie je een schematisch voorbeeld van een competitie, hierin kun je de scores invullen. Het aantal deelnemende team is 6. De eerste ronde kun je willekeurig kiezen. Het team dat in de eerste ronde linksboven staat, team 1, blijft daar staan. Op deze manier heb je alle teams tegen elkaar laten spelen in 5 rondes. De winnaar is aan de hand van de meeste punten te bepalen.
Poules
Idealiter speel je in poules van vier teams tegen elkaar. Na drie duels wordt vervolgens de stand opgemaakt en vervolg je met de kruisfinales; dan speelt de nummer 1 van de ene poule tegen de nummer 2 van de andere poule en andersom uiteraard. De winnaars spelen vervolgens de finale en de verliezers strijden om het brons.
Stap 4: De Toernooidag
Sfeer en Beleving
Maak van je toernooi een belevenis. Een toernooi is zo veel meer dan de wedstrijden alleen. Behalve het toernooi zelf, kun je prima wat randactiviteiten organiseren. Een snelheidsmeter bijvoorbeeld en een springkussens voor de broertjes en zusjes die komen kijken.
Prijzen en Prijsuitreiking
Krijgt de winnaar nog een prijs? Wat? Wie regelt dat? Voor de winnaars van het toernooi kun je een sportbeker bestellen. Om alle deelnemende teams te belonen kun je medailles kopen en deze vervolgens uitreiken. Ook van de prijsuitreiking maak je altijd iets bijzonders. De klanken van Queen en ‘We are the Champions’ doen vaak al wonderen.
Uitslagen bijhouden
Om uitslagen bij te houden genereer je eenvoudig scheidsrechtersbriefjes en na afloop van de wedstrijd voer je de uitslagen weer in bij Club-assistent om zo het standenoverzicht te vullen.
Stap 5: Na het Toernooi
Evaluatie
Evalueer het toernooi. Wat ging goed? Wat kan beter? Vraag feedback aan deelnemers en vrijwilligers.
Bedankje
Bedank alle deelnemers, vrijwilligers en sponsoren voor hun bijdrage.
Extra Tips
- KNLTB Padel Toernooi: Bij het organiseren van een goedgekeurd KNLTB-toernooi (een open toernooi of een CUPRA KNLTB Padel Ranglijsttoernooi) is het verplicht dat de toernooileider (TL) in het bezit is van een geldig certificaat. In de maanden november en december is het mogelijk om een padeltoernooi voor de zomer van het jaar erna aan te vragen. Andersom is het mogelijk om in mei/juni een toernooi aan te vragen voor de winter.
- Toernooireglement: Speciaal voor padeltoernooien is er een toernooireglement opgesteld. Hierin staat de rechten en plichten van zowel toernooileiders als spelers. Naast dit reglement dient ieder toernooi zijn eigen ‘bijzondere toernooibepalingen’ op te stellen die specifiek gericht zijn op het eigen toernooi. Hiervoor is het formulier ‘standaard bijzondere toernooibepalingen’ beschikbaar.
- Online Tools: Toernooien organiseer je eenvoudig via Club-assistent. Maak toernooien aan, deel poules in, maak scheidsrechtersbriefjes aan en genereer wedstrijdschema's. Het kan allemaal. Om een nieuw toernooi aan te maken, ga je in Club-assistent naar Teams, trainingen en wedstrijden en klik je vervolgens op 'Toernooien'. Je komt nu in het toernooioverzicht. Om een nieuw toernooi aan te maken, klik je rechts bovenin op 'Item toevoegen'. Wil je een bestaand toernooi bewerken, dan klik je op de naam van het desbetreffende toernooi. Wedstrijdfases vastleggen: toernooien verlopen in fases. Poulewedstrijden genereren: je hebt nu alle gegevens die nodig zijn om poulewedstrijden te plannen. Vanuit Club-assistent kun je deze wedstrijden automatisch laten genereren en worden de beschikbare scheidsrechters direct gekoppeld. Je kunt poulewedstrijden ook handmatig aanmaken zoals beschreven in stap 7. Overige wedstrijden invoeren: Na de poulefase vallen er vaak teams af en bepalen voorgaande resultaten wie tegen wie speelt. Je bent nu klaar om je toernooi te starten.
- Toernooischema Maken: Als je een toernooi moet organiseren, dan kun je op onderstaande site heel handig een toernooischema maken met meerdere poules, teams, velden en scheidsrechters. Je kunt zelfs de duur van de wedstrijden bepalen en of er pauzes tussen de wedstrijden zitten. Het is heel makkelijk. Je bent binnen 10 minuten klaar. Een uitgebreide handleiding is hier te vinden: Handleiding FCToernooi.nl. Kies de naam, sport en startdatum van het toernooi. De startdatum wordt gebruikt als starttijd voor de eerste wedstrijd. Het aantal velden kun je ook al instellen. Als laatste stap bepaal je de opzet van het toernooi. In het beheergedeelte kun je de namen van deelnemers invullen en verdere instellingen doen. Wanneer het toernooi eenmaal begonnen is, hoef je alleen nog de scores in te voeren. De (tussen)standen worden automatisch bijgewerkt. Ook wie er doorgaan naar de volgende ronde wordt automatisch bijgewerkt. Zo ben je tijdens het toernooi niet veel tijd kwijt aan administratie. Ook is er een live scorebord. In het scherm met de wedstrijden staan in de menubalk een knop hiernaartoe. Let op: Deze knop is alleen zichtbaar op grote schermen.
- Promotie voor je club: Het organiseren van een toernooi op eigen terrein biedt je als club veel. Zeker als het weer meewerkt krijg je vaak heel veel mensen op de been en die mensen zorgen samen voor een prima omzet in de kantine. Als je ervoor zorgt dat het toernooi goed georganiseerd is, dan zet jij je als club op de kaart en zul je merken dat het steeds gemakkelijker wordt om voldoende teams naar je toernooi te krijgen. Bovendien vinden de jonge talenten het ook altijd leuk om een toernooi op hun eigen vertrouwde veld te hebben.
- Vragen en Opmerkingen: Heb je vragen of opmerkingen? Laat dan hieronder een reactie achter! Gaat je vraag over FCToernooi.nl, dan zou het handig zijn als je in elk geval de volgende gegevens vermeldt: welke sport, aantal teams, aantal poules en aantal velden. Er komen ook regelmatig vragen over een competitieschema met 10 personen (zie reacties); deze is hier te downloaden.
tags: #eigen #toernooi #maken #organiseren #stappenplan