De BVV Bloemendaal, net als vele andere sportverenigingen, drijft op de inzet van vrijwilligers. Deze vrijwilligers zijn essentieel voor het organiseren van evenementen, waaronder toernooien. Een toernooi commissie, bestaande uit deze vrijwilligers, speelt een cruciale rol in het succes van een dergelijk evenement. De taken van een toernooi commissie kunnen variëren afhankelijk van de grootte en aard van het toernooi, maar er zijn enkele algemene verantwoordelijkheden die vaak terugkomen.
Samenstelling en Structuur van de Toernooi Commissie
De toernooi commissie is een team van vrijwilligers dat verantwoordelijk is voor de planning, organisatie en uitvoering van een toernooi. De commissie kan bestaan uit verschillende leden met specifieke taken en verantwoordelijkheden. Een mogelijke structuur van de commissie kan zijn:
- Voorzitter: De voorzitter is verantwoordelijk voor de algemene leiding van de commissie en de coördinatie van alle activiteiten.
- Secretaris: De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van de commissie, zoals het notuleren van vergaderingen en het bijhouden van de correspondentie.
- Penningmeester: De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beheer van het toernooi, zoals het opstellen van de begroting en het beheren van de inkomsten en uitgaven.
- Wedstrijdsecretaris: De wedstrijdsecretaris is verantwoordelijk voor de planning en organisatie van de wedstrijden, zoals het opstellen van het wedstrijdschema en het regelen van de scheidsrechters.
- Communicatie: Deze persoon is verantwoordelijk voor alle communicatie rondom het toernooi, zowel intern als extern.
- Sponsorwerving: Deze persoon is verantwoordelijk voor het werven van sponsoren voor het toernooi.
- Vrijwilligerscoördinator: Deze persoon is verantwoordelijk voor het werven en inzetten van vrijwilligers tijdens het toernooi.
- Facilitaire zaken: Deze persoon is verantwoordelijk voor alle praktische zaken rondom het toernooi, zoals de catering, de accommodatie en de veiligheid.
Taken en Verantwoordelijkheden van de Commissie
De taken van de toernooi commissie kunnen grofweg worden onderverdeeld in de volgende fasen:
1. Voorbereidingsfase
- Concept en Planning: Het ontwikkelen van een concept voor het toernooi, inclusief de doelgroep, de datum, de locatie en het thema. Het opstellen van een gedetailleerde planning met alle activiteiten en deadlines.
- Budgettering: Het opstellen van een realistische begroting voor het toernooi, inclusief de verwachte inkomsten en uitgaven.
- Reglement: Het opstellen van een reglement voor het toernooi, waarin de spelregels en de gedragsregels zijn vastgelegd.
- Vergunningen: Het aanvragen van de benodigde vergunningen bij de gemeente.
- Sponsorwerving: Het benaderen van potentiële sponsoren en het afsluiten van sponsorcontracten. In Bloemendaal is het van belang om te kijken naar de concurrentiepositie in de regio bij het binnenhalen van sponsoren.
- Communicatie en Promotie: Het opzetten van een communicatieplan en het promoten van het toernooi via verschillende kanalen, zoals de website, sociale media en de lokale pers.
- Inschrijvingen: Het openstellen van de inschrijvingen en het verwerken van de aanmeldingen.
- Vrijwilligers: Het werven en inplannen van vrijwilligers voor alle taken tijdens het toernooi.
- Draaiboek: Het opstellen van een gedetailleerd draaiboek voor het toernooi, waarin alle activiteiten en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.
2. Uitvoeringsfase
- Ontvangst en Registratie: Het ontvangen en registreren van de deelnemers en het uitdelen van de benodigde informatie.
- Wedstrijdorganisatie: Het organiseren van de wedstrijden volgens het wedstrijdschema en het reglement.
- Scheidsrechters: Het regelen van de scheidsrechters en het zorgen voor een correcte wedstrijdbegeleiding.
- Catering: Het verzorgen van de catering voor de deelnemers en de vrijwilligers.
- EHBO: Het zorgen voor de aanwezigheid van EHBO-personeel tijdens het toernooi.
- Veiligheid: Het waarborgen van de veiligheid van de deelnemers en de bezoekers.
- Communicatie: Het informeren van de deelnemers en de bezoekers over de gang van zaken tijdens het toernooi.
- Probleemoplossing: Het oplossen van eventuele problemen die zich tijdens het toernooi voordoen.
3. Evaluatiefase
- Evaluatie: Het evalueren van het toernooi aan de hand van de gestelde doelen en de ervaringen van de deelnemers en de vrijwilligers.
- Financiële Afwikkeling: Het opstellen van een financieel verslag en het afwikkelen van alle betalingen.
- Bedankbrief: Het versturen van bedankbrieven naar de sponsoren, de vrijwilligers en de deelnemers.
- Rapportage: Het opstellen van een rapportage over het toernooi, waarin de resultaten en de aanbevelingen voor de toekomst zijn opgenomen.
Specifieke Aandachtspunten voor BVV Bloemendaal
- Sportbeleid: De taken van de commissie dienen afgestemd te zijn op de behoefte van de inwoners aan sport in de gemeente Bloemendaal. Dit kan betekenen dat er specifieke aandacht moet zijn voor bepaalde doelgroepen, zoals ouderen of gehandicapten.
- Accommodatiebeleid: De commissie dient rekening te houden met de regels en afspraken die gelden voor het gebruik van de sportaccommodaties in Bloemendaal. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op de veldhuur, het onderhoud en de openingstijden.
- Jeugdsport: Gezien het belang van jeugdsport in Bloemendaal, dient de commissie extra aandacht te besteden aan de organisatie van het toernooi voor de jeugd. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er een speciale jeugdsportregeling wordt toegepast of dat er extra activiteiten voor de jeugd worden georganiseerd. In de regio kennen de meeste gemeenten een jeugdsportregeling. Uitsluitend voor Heemsteedse leden. Uitsluitend voor Zandvoortse leden. Uitsluitend voor leden uit Haarlemmerliede en S. te hebben. Uitsluitend voor Bennebroekse leden. Geen minimumaantal jeugdleden. per vereniging sterk wisselend effect op de hoogte van de subsidie hebben. is dit percentage hoger en bij de andere (soms aanzienlijk) lager. jeugdleden die in de gemeente Bloemendaal wonen, subsidie wordt verleend. zullen mislopen. jeugdleden (waarvoor de club subsidie ontvangt) iets zal organiseren. tot € 13. subsidie opleveren. systeem.
- Vrijwilligers: Het vinden van voldoende vrijwilligers is een uitdaging voor veel sportverenigingen, ook in Bloemendaal. De commissie dient daarom actief te werven en de vrijwilligers te ondersteunen en waarderen.
- Evenementenbeleid: De commissie dient zich te houden aan het evenementenbeleid van de gemeente Bloemendaal. Dit betekent dat het toernooi tijdig moet worden aangemeld bij de gemeente en dat er rekening moet worden gehouden met de geldende regels en voorschriften.
Financiële Aspecten
De financiële aspecten van een toernooi zijn cruciaal voor het succes ervan. De toernooi commissie is verantwoordelijk voor:
- Begroting: Het opstellen van een realistische begroting is essentieel. Hierin worden alle verwachte inkomsten (inschrijfgeld, sponsoring, verkoop van eten en drinken) en uitgaven (veldhuur, scheidsrechters, catering, prijzen, marketing) opgenomen.
- Sponsorwerving: Actieve sponsorwerving is van groot belang om de begroting rond te krijgen. De commissie kan bedrijven benaderen voor financiële sponsoring, maar ook voor sponsoring in natura (bijvoorbeeld het leveren van materialen of diensten).
- Subsidies: Het is mogelijk om subsidies aan te vragen bij de gemeente Bloemendaal voor het organiseren van het toernooi. De commissie dient zich te verdiepen in de subsidiemogelijkheden en de aanvraagprocedure.
- Administratie: Een goede financiële administratie is noodzakelijk om een duidelijk overzicht te houden van alle inkomsten en uitgaven. De penningmeester is hier verantwoordelijk voor.
- Verantwoording: Na afloop van het toernooi dient de commissie een financiële verantwoording af te leggen aan het bestuur van BVV Bloemendaal.
Samenwerking met Andere Partijen
De toernooi commissie werkt vaak samen met andere partijen om het toernooi tot een succes te maken. Denk hierbij aan:
Lees ook: Laatste Nieuws over Bloemendaal Cricket
- Bestuur van BVV Bloemendaal: De commissie rapporteert aan het bestuur en stemt belangrijke beslissingen af.
- Gemeente Bloemendaal: Voor vergunningen, subsidies en andere ondersteuning.
- Sponsoren: Voor financiële en materiële ondersteuning.
- Vrijwilligers: Onmisbaar voor de uitvoering van het toernooi.
- Andere sportverenigingen: Voor samenwerking en uitwisseling van kennis en ervaring.
Uitdagingen en Oplossingen
De toernooi commissie kan te maken krijgen met verschillende uitdagingen, zoals:
- Voldoende vrijwilligers vinden: Een actieve wervingscampagne, duidelijke taakomschrijvingen en een goede sfeer kunnen helpen om voldoende vrijwilligers te vinden.
- De begroting rond krijgen: Creatieve sponsorwerving, het aanvragen van subsidies en het efficiënt beheren van de uitgaven zijn belangrijk.
- Slecht weer: Een plan B voor slecht weer is noodzakelijk, bijvoorbeeld door een deel van het toernooi te verplaatsen naar een overdekte locatie.
- Conflicten: Een open communicatie en duidelijke regels kunnen helpen om conflicten te voorkomen of op te lossen.
Lees ook: HC Bloemendaal: Van nationale successen tot Europees niveau
Lees ook: HC Bloemendaal 130 jaar evenementen
tags: #bvv #bloemendaal #toernooi #commissie #taken