Het organiseren van een blanco sporttoernooi kan een uitdagende maar lonende ervaring zijn. Of je nu een docent lichamelijke opvoeding bent, een leerling die een toernooi organiseert voor een vak, of een lid van een sportvereniging, dit stappenplan biedt een leidraad om je te helpen bij het succesvol opzetten van een toernooi.
Voorbereiding en Planning
1. Bepaal de Basis
- Naam en Sport: Kies een aantrekkelijke naam voor het toernooi en bepaal de sport(en) die aangeboden worden. Als je verschillende sporten aanbiedt, moet je ook meerdere toernooischema's maken.
- Doelstelling: Schrijf een helder en haalbaar plan met een doelstelling voor het toernooi. Laat het plan nakijken en/of beoordelen door een klasgenoot of familielid. Het plan is een cruciaal onderdeel in de voorbereiding.
- Datum en Tijd: Bedenk een geschikte datum voor het toernooi en controleer of (bijna) alle deelnemers en overige aanwezigen dan beschikbaar zijn. De startdatum wordt gebruikt als starttijd voor de eerste wedstrijd.
2. Locatie en Faciliteiten
- Locatie: Waar vindt het toernooi plaats? Zijn er genoeg velden beschikbaar? Als het toernooi buiten plaatsvindt, is er dan een alternatieve locatie als het slecht weer is?
- Materialen: Zijn er genoeg materialen aanwezig voor ieder veld?
- Kleedkamers: Waar kunnen leerlingen omkleden? Is er een kleedkamerverdeling en waar wordt die opgehangen / hoe wordt dit gecommuniceerd? Gaan de kleedkamers op slot tijdens het toernooi en wie doet dit?
3. Deelnemers en Communicatie
- Doelgroep: Wie zijn de beoogde deelnemers? (leerlingen, verenigingsleden, etc.)
- Informatie: Wie moeten allemaal ingelicht worden en wanneer? Denk aan: deelnemers/leerlingen, docenten lichamelijke opvoeding, mentoren, scheidsrechters, roostermaker en directie.
- Spelregels: Kent iedereen de spelregels? Zorg ervoor dat de spelregels duidelijk gecommuniceerd worden.
4. Financiën en Budget
- Kosten: Zijn er kosten verbonden aan het toernooi? (denk aan aanschaf materialen en prijzen, betaling van scheidsrechters, huur locatie etc.).
- Subsidies: Onderzoek of er mogelijkheden zijn voor subsidies. Vanaf 6 januari kun je weer BOSA aanvragen. Er is een budget van €74 miljoen beschikbaar. Let op! Bij meer dan €114,7 miljoen aan aanvragen wordt het aanvraagformulier gesloten. De gemeente Arnhem schiet cultuur-, sport-, en welzijnsorganisaties die het moeilijk hebben te hulp met een nieuwe, tijdelijke subsidieregeling voor energiekosten. Daarnaast is er een subsidie aan te vragen voor amateursportverenigingen die niet in aanmerking komen voor de landelijke TEK regeling. Die subsidie moet via de gemeente aangevraagd worden.
- Sponsoring: Overweeg sponsoring om de kosten te dekken.
5. Toernooischema en Indeling
- Poule- en Teamverdeling: Hoe werkt de poule- en teamverdeling? Zijn er na de wedstrijden ook nog finales en hoe zijn die ingedeeld? Mogen leerlingen zelf kiezen in welk team ze willen? Het handigst is om tijdens een gymles de gegevens op te schrijven en een week later de toernooischema's te maken.
- Veldverdeling: Hoe werkt de veldverdeling? Hangt bij elk veld een papier met het veldnummer?
- Toernooischema Maken: Gebruik een tool zoals FCToernooi.nl om een toernooischema te maken met meerdere poules, teams, velden en scheidsrechters. Je kunt zelfs de duur van de wedstrijden bepalen en of er pauzes tussen de wedstrijden zitten. Handleiding FCToernooi.nl is hier te vinden. Kies de naam, sport en startdatum van het toernooi. Het aantal velden kun je ook al instellen. Als laatste stap bepaal je de opzet van het toernooi. In het beheergedeelte kun je de namen van deelnemers invullen en verdere instellingen doen.
6. Vrijwilligers en Personeel
- Scheidsrechters: Hoeveel scheidsrechters zijn (bij voorkeur) nodig? Krijgen de scheidsrechters een instructie? Wie gaan scheidsen?
- Administratie: Wie doet de administratie? Wie doet wat tijdens het toernooi?
- EHBO: Zorg voor EHBO-personeel of een EHBO-kit.
7. Prijzen en Erkenning
- Prijzen: Krijgt de winnaar nog een prijs? Wat? Wie regelt dat? Zorg voor leuke prijzen voor de winnaars.
Uitvoering van het Toernooi
1. Communicatie tijdens het Toernooi
- Informatievoorziening: Zorg voor duidelijke informatievoorziening voor deelnemers en toeschouwers.
- Live Scorebord: In het scherm met de wedstrijden staan in de menubalk een knop hiernaartoe. Let op: Deze knop is alleen zichtbaar op grote schermen.
2. Administratie tijdens het Toernooi
- Scores Bijhouden: Wanneer het toernooi eenmaal begonnen is, hoef je alleen nog de scores in te voeren. De (tussen)standen worden automatisch bijgewerkt. Ook wie er doorgaan naar de volgende ronde wordt automatisch bijgewerkt. Zo ben je tijdens het toernooi niet veel tijd kwijt aan administratie.
3. Veiligheid
- Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E): In de Nederlandse Arbowetgeving staat dat iedere werkgever met minimaal één werknemer in dienst verplicht is om een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uit te voeren. Met een RI&E worden de veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen een vereniging of organisatie in kaart gebracht. De RI&E bestaat uit een vragenlijst en op basis van de risico’s die daaruit naar voren komen, wordt een plan van aanpak gemaakt. Dit plan van aanpak kan gebruikt worden voor het oplossen van de risico’s. Voor sportverenigingen is er een aparte Sport RI&E. Doordat de Sport RIE niet alleen geschikt is voor sportorganisaties, maar ook voor sportverenigingen, kan hij uitstekend van dienst zijn om het actieve sporten veiliger te maken en de inzet van vrijwilligers op een veilige manier te laten plaatsvinden. Zo is het voor een sportvereniging waar alleen vrijwilligers werken met behulp van de Sport RIE een stuk makkelijker om aan de zorgplicht te voldoen.
Evaluatie en Nazorg
1. Verantwoordingsverslag
- Na uitvoering schrijf je een verantwoordingsverslag.
2. Evaluatie
- Feedback: Verzamel feedback van deelnemers, vrijwilligers en toeschouwers.
- Analyse: Analyseer wat goed ging en wat verbeterd kan worden voor toekomstige toernooien.
3. Bedankje
- Bedank Vrijwilligers: Bedank alle vrijwilligers en betrokkenen voor hun inzet.
Extra tips
- Vrijwilligersbeleid: De gemeente heeft het Vrijwilligersbeleid 2025 opgesteld. Het beleid zorgt ervoor dat vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties goed worden ondersteund in de toekomst. Het geeft duidelijkheid en zekerheid, zodat vrijwilligers hun belangrijke werk kunnen blijven doen en weten waar ze aan toe zijn. Ook wil de gemeente samenwerken met alle betrokkenen om ervoor te zorgen dat het vrijwilligerswerk in Arnhem blijft bloeien en meegaat met de tijd.
- Signaleringnetwerk: De gemeente Arnhem nodigt sportverenigingen uit om zich aan te sluiten bij een signaleringsnetwerk. Een belangrijke stap naar het ontwikkelen van zo een signaleringsnetwerk is leren hoe je als vereniging signalen van radicalisering of het ontstaan van sociale spanningen herkent, en welke vervolg actie daar dan op ondernomen kan worden. Per workshop kunnen minimaal 6 tot 15 deelnemers aansluiten vanuit sportclubs die een rol zouden kunnen hebben bij het signaleren. Het aanmelden voor een van de workshopdata kan met een bericht aan Dick van Kleef, projectleider gemeente Arnhem.
- Motoriek: Een kwart de kinderen in Nederland heeft een slechte motoriek (vermogen om te bewegen). Vaak is dat het gevolg van te weinig en te eenzijdig bewegen. Kinderen spelen tegenwoordig simpelweg minder buiten dan vroeger. Daarom is het belangrijk om breed motorisch op te leiden. Maar hoe doe je dat nu eigenlijk in de voetbaltraining? Op donderdag 17 november organiseert het Prestatiecentrum Arnhem een workshop daarover.
- Inclusie en Diversiteit: Dinsdag 4 oktober organiseert de Arnhemse Sport Federatie samen met Sportbedrijf Arnhem een Arnhems Sportcafé. De avond staat in het teken van Inclusie en Diversiteit. Er vinden o.a. twee rondes aan workshops plaats, waarbij er uit 6 interessante onderwerpen gekozen kan worden. Plaats van handelen: Sportcentrum Valkenhuizen. Inloop vanaf 17.30 uur, aanvang 18.00 uur.
- Diversiteit in het Voetbal: Dinsdag 18 oktober organiseert de KNVB samen met Vitesse de theatervoorstelling “Ik wou dat het weer weekend was.” De voorstelling en daarop volgende gespreksronde staat in het teken van de kracht van diversiteit, maar ook de pijn van kwetsende uitingen in het voetbal. Plaats van handelen: Trainingscentrum Vitesse (op Papendal). Inloop vanaf 19.30 uur, aanvang 20.00 uur.
- Vertrouwenscontactpersoon: Sportbedrijf Arnhem organiseert op woensdagavond 1 en woensdagavond 8 februari 2023 een gratis scholing vertrouwenscontactpersoon. Let op: vooraf aanmelden is verplicht.
Lees ook: Programma en kwalificatie Handbal EK Heren op Ziggo Sport
Lees ook: Bekijk het laatste nieuws.
Lees ook: Het verhaal van Mabel Brands: van onbekend talent tot topspeelster.
tags: #blanco #sport #toernooi #organiseren #stappenplan