Vrijwilligers vormen de ruggengraat van veel sportorganisaties, inclusief hockeyclubs. Het is essentieel om deze vrijwilligers te waarderen en te ondersteunen, ongeacht of de organisatie ook betaalde krachten in dienst heeft. Een belangrijk aspect hiervan is de vrijwilligersvergoeding, die een tegemoetkoming biedt voor de gemaakte kosten en de inzet van de vrijwilliger. Deze vergoeding is onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van belasting- en premieheffing.
Wat is een Vrijwilligersvergoeding?
Een vrijwilligersvergoeding is een betaling die vrijwilligers ontvangen voor hun werkzaamheden. Het is bedoeld als een blijk van waardering en een compensatie voor de kosten die ze maken. In tegenstelling tot een salaris, is de vrijwilligersvergoeding doorgaans bescheiden en staat deze niet in verhouding tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. Het doel is om de kosten te dekken die de vrijwilliger maakt, zoals reiskosten of materiaalkosten.
Vrijwilliger of Werknemer?
Het is cruciaal om een duidelijk onderscheid te maken tussen vrijwilligers en werknemers. Als een persoon een vergoeding ontvangt die lijkt op een salaris, kan de Belastingdienst dit beschouwen als een dienstbetrekking. In dat geval is de sportclub of organisatie verplicht om loonheffingen in te houden en te betalen. Dit kan van toepassing zijn op trainers, spelers, verzorgers en ander personeel.
De scheidslijn tussen een vrijwilliger en een werknemer is niet altijd even helder. Factoren die een rol spelen bij de beoordeling zijn onder andere:
- De hoogte van de vergoeding
- De mate van verplichting en gezag
- De aard van de werkzaamheden
Voorwaarden voor een Belastingvrije Vrijwilligersvergoeding in 2025
Om in aanmerking te komen voor een belastingvrije vrijwilligersvergoeding, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
Lees ook: Word een KNVB Gecertificeerde Trainer Coach
- Organisatie: Het vrijwilligerswerk moet worden verricht voor een organisatie die niet op winst gericht is, zoals een sportvereniging met een ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling).
- Leeftijd en Uurvergoeding:
- 21 jaar of ouder: In 2025 mag de vergoeding maximaal € 5,60 per uur bedragen, met een maximum van € 210 per maand en/of € 2.100 per jaar.
- Jonger dan 21 jaar: In 2025 mag de vergoeding maximaal € 3,30 per uur bedragen, met een maximum van € 210 per maand en/of € 2.100 per jaar.
- Geen Uurvergoeding: Als er geen uurvergoeding is afgesproken, mag de totale vergoeding in 2025 maximaal € 210 per maand en/of € 2.100 per jaar bedragen.
- Verhouding Vergoeding en Werkzaamheden: De vergoeding moet zo laag zijn dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk.
Let op: Deze maximumbedragen gelden voor de totale vergoeding voor de inzet van de vrijwilliger.
Voorgaande jaren: In 2024 waren de maximumbedragen gelijk aan die van 2025, namelijk €210 per maand en €2.100 per jaar. In 2023 waren deze bedragen €190 per maand en €1.900 per jaar.
Kostenvergoeding
Naast een vergoeding voor de inzet, kan een vrijwilliger ook een vergoeding ontvangen voor de gemaakte kosten. Dit kan bijvoorbeeld gaan om reiskosten, kosten voor materialen of telefoonkosten. Deze kostenvergoeding moet kostendekkend zijn, wat betekent dat de vergoeding niet hoger mag zijn dan de werkelijk gemaakte kosten.
- Reiskosten: Als een vrijwilliger met zijn eigen auto reist voor het vrijwilligerswerk, mag de organisatie een kilometervergoeding geven. Deze vergoeding moet gebaseerd zijn op de gemiddelde kilometerprijs.
- Overige Kosten: Ook kosten voor bijvoorbeeld papier, postzegels en dergelijke kunnen worden vergoed.
Gevolgen van een Hogere Vergoeding
Als de vergoeding hoger is dan de maximale bedragen of niet kostendekkend is, wordt de gehele vergoeding belast als loon. De sportorganisatie moet dan loonheffingen inhouden en afdragen. Het is dus van groot belang om de vrijwilligersvergoeding zorgvuldig vast te stellen en te controleren of deze aan de voorwaarden voldoet.
Vrijwilligerswerk en een Bijstandsuitkering
Voor mensen met een bijstandsuitkering gelden specifieke regels met betrekking tot vrijwilligersvergoedingen. Voor jongeren onder de 27 jaar kan een algemene kostenvergoeding gevolgen hebben voor de hoogte van de uitkering. Het is belangrijk om dit goed te onderzoeken en te overleggen met de gemeente.
Lees ook: Het verhaal van Henk Groen
Registratie en Verantwoording
Er is geen specifieke registratie verplicht voor vrijwilligersvergoedingen. Het is echter wel aan te raden om de afspraken met vrijwilligers schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld in een vrijwilligersovereenkomst. Hierin kunnen de hoogte van de vergoeding, de gemaakte kosten en de aard van de werkzaamheden worden opgenomen. Modellen voor vrijwilligersovereenkomsten zijn beschikbaar op www.sportwerkgever.nl.
Het is belangrijk dat de sportorganisatie kan aantonen dat de vergoedingen daadwerkelijk zijn betaald en dat deze voldoen aan de voorwaarden van de vrijwilligersregeling. Dit kan bijvoorbeeld door middel van bankafschriften en declaraties.
Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD)
Als een sportorganisatie een vergoeding betaalt aan iemand die geen werknemer is en ook niet als ondernemer of zelfstandige werkt, moet de organisatie deze betaling mogelijk melden bij de Belastingdienst via de regeling "Uitbetaalde Bedragen aan Derden" (UBD). Deze meldplicht geldt vanaf 1 januari 2022 en is van toepassing op de meeste bedrijven, ook als de Belastingdienst niet specifiek om aanlevering van gegevens heeft verzocht.
De volgende informatie moet worden aangeleverd:
- De naam en het adres van de persoon aan wie de betaling is gedaan
- Het Burgerservicenummer (BSN) van de persoon aan wie de betaling is gedaan
- Het bedrag dat is uitbetaald
- De datum van uitbetaling
Specifieke Situaties en Vragen
- Vaste Vergoeding per Jaar: Het is niet toegestaan om met een vrijwilliger een vaste vergoeding van maximaal € 2.100 per jaar overeen te komen en deze in één of twee keer uit te betalen. De uur- en maandnormen moeten worden gerespecteerd.
- Vaste Vergoeding per Evenement: Een vaste vergoeding per evenement is wel toegestaan, mits de uurvergoeding niet-marktconform is (lager dan maximaal € 5,60 per uur voor 21 jaar en ouder) en de maandnorm niet wordt overschreden.
- Kerstborrel: De waarde van een kerstborrel moet worden opgeteld bij de vergoedingen bij de toetsing aan de vrijwilligersnormering.
- Telefoonkosten: De sportorganisatie mag de werkelijke gesprekskosten vergoeden. Als de werkelijke kosten een vast verloop kennen, kan met de Belastingdienst worden afgesproken dat dit bedrag als vaste (onderbouwde) kostenvergoeding mag worden aangemerkt.
- Bestuursleden: Er gelden geen uitzonderingen voor bestuursleden. De sportorganisatie kan hen de werkelijke kosten of een forfaitaire maximale vergoeding toekennen.
- Kleding: De waarde van verstrekte kleding moet samen met andere vergoedingen binnen de vrijwilligersnormering blijven. Als de kleding tijdelijk ter beschikking wordt gesteld en na het evenement weer wordt ingeleverd, hoeft geen toetsing plaats te vinden.
- Consumpties en Maaltijden: Als de sportorganisatie een vergoeding betaalt die binnen de vrijwilligersnormering blijft, inclusief de kosten van consumpties of maaltijden, is de vrijwilligersregeling van toepassing.
Subsidiemogelijkheden voor Sportverenigingen in Vught
Sportverenigingen in Vught die een structureel sportaanbod leveren, kunnen in aanmerking komen voor subsidie. De subsidie is een blijk van waardering voor het aanbieden van deze activiteit en wordt niet aangemerkt als een kostendekkende bijdrage. Er is jaarlijks een maximaal subsidiebedrag te verdelen onder de toegekende aanvragers.
Lees ook: Hoe meld je trainers/coaches aan bij KNVB West 1?
De gemeente Vught hanteert specifieke criteria voor de toekenning van subsidies, waaronder:
- De sport moet oorspronkelijk en als basis een binnensport zijn.
- Er kan een extra bedrag worden toegekend per team/groep kwetsbare of oudere sporters.
De subsidiebedragen worden berekend over een bepaalde periode (bijvoorbeeld 2017 t/m 2020 of 2021 t/m 2022). Als de inkomstenwerving horeca of het subsidiebedrag 10% of meer afwijkt van het bij de aanvraag berekend bedrag, moet de gemeente hiervan op de hoogte worden gesteld.
Tijdelijke Overbruggingsregelingen en Tegemoetkomingen
In de context van de COVID-19 pandemie zijn er verschillende tijdelijke overbruggingsregelingen en tegemoetkomingen geweest om sportorganisaties te ondersteunen. Deze regelingen waren bedoeld om de financiële lasten te verlichten als gevolg van omzetverlies en doorlopende kosten.
- Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo): Deze regeling was bedoeld voor zelfstandig ondernemers die getroffen werden door de coronacrisis.
- TOGS: De aanvrager kon een maximale tegemoetkoming van € 3.500 krijgen.
Om in aanmerking te komen voor deze regelingen, moesten aanvragers voldoen aan specifieke voorwaarden, zoals een omzetverlies van minstens 20% in de periode van 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 en doorlopende lasten van ten minste € 4.000.
De Rol van de Trainer-Coach/Instructeur
De trainer-coach/instructeur speelt een cruciale rol in de sport. Naast het verzorgen van trainingen en het coachen van sporters, zijn ze ook verantwoordelijk voor het organiseren van wedstrijden, toernooien en evenementen. Ze stellen individuele trainingsprogramma’s op, begeleiden de deelnemers en zorgen ervoor dat ze op hun doelen gefocust blijven.
Een trainer-coach/instructeur werkt met verschillende doelgroepen, van kinderen tot ouderen en van mensen met een lichamelijke beperking tot topsporters. Het is dus belangrijk dat ze zich goed kunnen inleven in allerlei mensen en dat ze zelf in topconditie verkeren.
Opleiding tot Trainer-Coach/Instructeur
Er zijn verschillende mbo-opleidingen die opleiden tot trainer-coach/instructeur. Tijdens deze opleiding leer je coachen en stimulerend leiding geven aan verschillende doelgroepen. Je leert ook hoe je sportactiviteiten organiseert en hoe je trainingen en lesplannen ontwikkelt.
Met een diploma op zak kan je aan de slag als sportinstructeur, trainer en coach bij verschillende organisaties, zoals sportverenigingen, fitnesscentra, gemeenten, defensie, politie en brandweer.
Belang van Duidelijke Afspraken en Vastlegging
Het is van groot belang om duidelijke afspraken te maken met vrijwilligers en deze schriftelijk vast te leggen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat zowel de vrijwilliger als de sportorganisatie weten waar ze aan toe zijn. In de afspraken kunnen onder andere de volgende zaken worden opgenomen:
- De aard van de werkzaamheden
- De hoogte van de vergoeding
- De gemaakte kosten
- De duur van de overeenkomst
- De rechten en plichten van beide partijen
Door duidelijke afspraken te maken en deze vast te leggen, kan de sportorganisatie een goede relatie met haar vrijwilligers opbouwen en ervoor zorgen dat ze zich gewaardeerd en ondersteund voelen.
tags: #trainer #hockey #tegemoetkoming #voorwaarden