Het werven van sponsors is cruciaal voor het succes van sportverenigingen en toernooien. Sponsoring biedt niet alleen financiële steun, maar ook mogelijkheden voor naamsbekendheid en een verbeterd imago. Dit artikel biedt een uitgebreid overzicht van tips en strategieën om effectief sponsors te werven en langdurige relaties op te bouwen.
Wat kan de vereniging een sponsor bieden?
De waarde die een vereniging een sponsor kan bieden, varieert. Aandacht en publiciteit zijn essentieel en nemen toe met de populariteit van de vereniging. Andere voordelen kunnen worden afgestemd op de behoeften van de sponsor. Denk aan het plaatsen van het logo van een lokale sportwinkel op teamkleding in ruil voor sponsoring van de kleding. Het is belangrijk om potentiële sponsors te laten zien wat ze kunnen verwachten van de samenwerking.
Langdurige sponsorrelaties
Een sponsordeal voor één jaar is vaak niet effectief. Er is onvoldoende tijd om waarde toe te voegen en een sterke band op te bouwen. Na een jaar verliest de vereniging een inkomstenbron en moet het op zoek naar een nieuwe sponsor. Het is beter om te streven naar contracten van minimaal drie tot vijf jaar, zodat beide partijen de vruchten kunnen plukken van de samenwerking.
Het aanspreekpunt
Wijs één persoon aan als vast aanspreekpunt voor de sponsor. Dit "accountmanager"-concept is aantrekkelijk voor bedrijven en zorgt voor een goede relatie. Dring aan op regelmatige evaluaties, bijvoorbeeld per kwartaal of half jaar, om de samenwerking te bespreken en te optimaliseren.
Communicatie en feedback
Verzamel positief nieuws voor de sponsor, zoals aankopen van leden bij de sponsor of foto's in de krant met zichtbare sponsorreclame. Bied ook ruimte voor klachten en suggesties. Maak korte verslagen van elk contact met de sponsor om de communicatiewensen beter te leren kennen. Deze kennis is waardevol bij contractverlengingen.
Lees ook: Informatie over het Regio Voetbal Toernooi
Extra's en originaliteit
Doe tijdens de sponsorperiode iets extra's, zoals een bedankje rond de kerstdagen. Laat sponsors een kraampje inrichten bij een evenement waar ze prijzen of kortingsbonnen uitdelen. Bied unieke aanbiedingen aan leden via het clubblad, zoals korting op hypotheken of verzekeringen. Overweeg om een goed doel te communiceren via shirtreclame in plaats van de bedrijfsnaam, wat kan zorgen voor een enorme imageboost voor de sponsor. Laat leden kunstwerken maken voor aan de muur bij de sponsor, zoals tekeningen of foto's.
Onderscheidend vermogen
Zorg ervoor dat jouw sponsorvoorstel beter is dan dat van de concurrentie. Sluit aan bij het sponsorbeleid van de sponsor en zorg voor een duidelijk aanbod. Informeer eerst naar het beleid en budget van het bedrijf voordat je een voorstel doet. Geef niet het gevoel dat je alleen maar "jouw hand ophoudt". Verdiep je in het bedrijf en zoek naar overeenkomsten met jouw vereniging. Stem jouw voorstel af op iets speciaals, zoals een jubileum of de opening van een nieuw bedrijfspand.
Sponsorovereenkomst
Een sponsorcontract regelt de verhouding tussen de vereniging en de sponsor. Het is belangrijk om vast te leggen wat de sponsor kan verwachten en wat de tegenprestatie is. Zonder een sponsorcontract loop je risico's.
Financiële steun
Veel clubs hebben behoefte aan financiële steun voor nieuwe teamtenues, voetballen of deelname aan toernooien. Het is belangrijk om te focussen op de exposure die je het bedrijf kunt bieden. Als bijvoorbeeld alle spelers hun truien met bedrijfslogo dragen in de stad, is dat een goede manier om de sponsor exposure te geven.
Indruk maken met een sponsoraanvraag
Vergroot de kans op een sponsorschap van een groot bedrijf door een nauwkeurige en korte aanvraag te schrijven. Maak duidelijk wat jullie het bedrijf kunnen bieden, vooral als jullie een minder algemene sport beoefenen. Benadruk eerdere media-aandacht en vraag om een realistisch bedrag, waarbij je precies aangeeft waarvoor het geld nodig is.
Lees ook: Informatie over het Volleybal Jeugd Toernooi in Vaassen
Geduld en personalisatie
Onthoud dat het tijd kost om sponsors te vinden. Stuur tientallen aanvragen uit en steek tijd in elke aanvraag om te voorkomen dat ze onpersoonlijk worden. Maak de aanvraag zo persoonlijk mogelijk door wederzijdse waarde en synergie aan te wijzen tussen het team en het potentiële sponsorbedrijf.
Alternatieve financiering: Crowdfunding
Een onconventionele manier om steun te krijgen is via crowdfunding. Creëer een doel waarvoor ondersteuning wordt gevraagd en geef het benodigde bedrag aan. Bied een tegenprestatie aan, afhankelijk van de grootte van de ondersteuning. Link al je sociale media aan de crowdfunding zonder dat het als spam oogt.
De sponsor als partner
Zie een sponsor als een partner en streef naar een langdurige relatie. Bedank het bedrijf en koppel de resultaten terug. Zoek een bedrijf dat past bij jouw manier van werken en het soort project dat je initieert. Benadruk gezamenlijke belangen en zoek uit wie de vraag beoordeelt bij het bedrijf.
Timing en creativiteit
Veel bedrijven bepalen op bepaalde momenten in het jaar of ze geld beschikbaar stellen voor sponsoring. Wees er op tijd bij, idealiter tussen september en november. Denk goed na over wat je vraagt en wees creatief om je te onderscheiden van andere aanvragen.
Communicatie van resultaten
Communiceer de resultaten aan de sponsor en wees eerlijk over het bereik. Houd rekening met de regelgeving rond reclame-uitingen en btw.
Lees ook: Padelclubs en toernooien Rijswijk
Tips voor een succesvol jeugdtoernooi
Publiceer het toernooi vroegtijdig, promoot het op social media en betrek de clubtrainers. Publiceer regelmatig de inschrijvingen en kleed het toernooi aan met een feestprogramma en leuke activiteiten. Zorg voor hapjes en drankjes en maak een deal met een plaatselijke fysiotherapeut. Besteed aandacht aan Fair Play.
Doelgroepen voor sponsoring
Benader verschillende doelgroepen, waarbij elk lid die een nieuwe sponsor inbrengt een tegenprestatie krijgt. Zorg ervoor dat de financiële bijdrage van de sponsor gebruikt wordt voor datgene dat de sponsor belangrijk vindt. Lokale bedrijven, leveranciers en bedrijven met een connectie met de vereniging zijn interessante sponsors.
Achtergrondinformatie en sponsormogelijkheden
Vergaard zoveel mogelijk achtergrondinformatie voordat een sponsor benaderd wordt. Zet sponsormogelijkheden op papier en bepaal grenzen waarbinnen maatwerk mogelijk is. Stem de tegenprestaties af op het motief van de sponsor.
De sponsorpropositie
De sponsorpropositie moet concreet zijn en een overzicht bieden van de mogelijke sponsormogelijkheden. Stel slimme vragen om het motief van het bedrijf duidelijker te krijgen en de propositie te finetunen. Focus op de benefits voor het bedrijf en doe een concreet voorstel voor de sponsorvorm en het bedrag.
Opvolging en sponsorcontract
Maak een persoonlijke afspraak met de sponsor en vraag wanneer het besluit genomen wordt. Stel een sponsorcontract op en voer de tegenprestaties actief uit. Plan een gesprek in met de sponsor om het proces te bespreken en additionele wensen te inventariseren. Plan jaarlijkse evaluaties in.
Digitale media en sponsorcommissie
Laat bedrijven adverteren op de televisie of op het Afhangbord in de kantine. Een sponsorcommissie is van onschatbare waarde en is niet alleen bezig met sponsorwerving, maar ook met de communicatie tussen vereniging en de sponsor en het organiseren van de sponsoruitingen. Communiceer met en over de sponsoren en schenk persoonlijke aandacht.
Financiële organisatie en BTW
Stel in het contract op wanneer er gefactureerd wordt en stel een betalingstermijn vast. Wees flexibel bij betalingsproblemen. Houd rekening met de BTW-regels.
Sponsornieuwsbrief
Stuur een specifieke sponsornieuwsbrief die minder frequent wordt verstuurd dan de reguliere nieuwsbrief. Licht in elke reguliere nieuwsbrief één sponsor uit.
Sponsoring en sportverenigingen
Sponsoring kan veel betekenen voor een sportvereniging en lokale bedrijven. Het levert direct geld op, maar ook netwerk, materialen en expertise. Er zijn verschillende manieren om te sponsoren, en elk niveau vraagt om een andere aanpak. Een goed sponsorpakket is duidelijk en eerlijk.
Stappenplan voor het benaderen van bedrijven
Kijk binnen de club naar ouders, leveranciers en vrijwilligers. Maak een korte pitch en nodig bedrijven uit voor een persoonlijk gesprek. Sponsoractivaties zorgen voor betrokkenheid bij leden en supporters. Houd rekening met regels en normen, zoals regels rond voedingsmiddelen en jeugdteams.
Meten van sponsoring
Het meten van sponsoring is essentieel om te laten zien wat sponsoring oplevert. Gebruik software om resultaten overzichtelijk te maken. Matchready biedt een Clubportaal waarin je sponsorpakketten, lopende afspraken en campagnes overzichtelijk kunt bijhouden.
Voorbeelden van sponsoracties
Een fietsenwinkel sponsort een wielertocht en organiseert een VIP-actie. Een supermarkt sponsort een regionale loop en levert producten. Een bedrijf sponsort een voetbaltoernooi voor bedrijven en nodigt relaties uit.
Matchready
Matchready begeleidt clubs stap voor stap bij sponsorwerving en branding. Ze helpen met het opstellen van sponsorpakketten, het verzorgen van materialen en het inrichten van campagnes.
Praktische tips
Breng in kaart wie je al kent en welke middelen de club heeft. Maak een basis sponsorpagina of A4 en neem contact op met lokale ondernemers.
Sponsorshiponderzoek en KPI's
Sponsorshiponderzoek brengt in kaart hoe sponsoring het gedrag en de houding van je doelgroep beïnvloedt. Definieer doelstellingen, stel eenvoudige meetbare KPI’s op en volg die periodiek. Kies voor enkele kernindicatoren die je regelmatig meet, zoals naamsbekendheid, sponsorherkenning, leads of donaties en deelnemersfeedback.
Regels voor voedingsmiddelen
Voor sponsoring door aanbieders van voedingsmiddelen gelden regels uit de Reclamecode voor Voedingsmiddelen, zeker bij jeugdactiviteiten. Voorkom promotie van ongezonde producten aan kinderen en controleer of acties passen bij het convenant Gezonde Sportevenementen.
Governance en wederkerigheid
Gebruik een gestructureerde aanpak: benoem wederzijdse doelen en waarden, definieer deliverables en meetpunten, bepaal wederzijdse gedragsregels en zorg voor een heldere looptijd en beëindigingsclausules. Verwijs naar een governance-charter om transparantie en wederkerigheid te borgen.
Lokale vs. regionale/nationale sponsoring
Lokale sponsoring scoort vaak hoger op betrokkenheid en directe klantbinding. Regionaal of nationaal is sterker voor merkautoriteit en grotere bereikdoelen.
Activaties en timing
Activaties die werken verbinden de sponsor inhoudelijk aan de sport of community. Timing is cruciaal: activeer digitaal en fysiek synchroon rond belangrijke momenten.
Data en transparantie
Gebruik een mix van kwantitatieve en kwalitatieve data. Transparante afspraken over belangen, zichtbaarheid, financiële stromen en verantwoordelijkheden zijn essentieel.
Creatieve content
Content verbindt merk en doelgroep en verlengt de impact van fysieke activaties. Combineer foto- en videomateriaal met achtergrondverhalen en publiceer consistent.
Evaluatie en verbetering
Begin vroeg met een evaluatie en stel een voorstel op met gefaseerde verbeterpunten.
KMO's en maatschappelijke impact
KMO’s kunnen sterke maatschappelijke impact hebben door gericht te investeren in jeugdprogramma’s, inclusieve evenementen of gezondheidsinitiatieven binnen de club.
Sponsoring voor toernooien
Een toernooi organiseren kan een hoop geld kosten. Ga bij het zoeken naar nieuwe sponsoren langs bij lokale bedrijven en zorg voor een goed verhaal en wat te bieden hebt. Laat de bedrijfsnaam en -logo afdrukken op de trofee.
Sponsordossier
Maak een sponsordossier op om jouw club op een positieve en duidelijke manier voor te stellen aan potentiële sponsors. Vermeld de contactgegevens van de club en de contactpersoon.
Tarieven en pakketten
Kijk bij vergelijkbare sportverenigingen in de regio naar de prijsstelling. Een club is gebaat bij een brede basis van sponsoren. Bied verschillende pakketten aan, zoals het ‘goud/zilver/brons-model’.
Specifieke sponsoring
Een goede manier om de sponsoring beter te laten aansluiten op het motief is door een deel van het sponsorbudget volledig aan te wenden voor dat specifieke motief.
Teamsponsoring
Het wordt steeds gebruikelijker dat ook bij teamsponsoring een deel van de sponsorbijdrage ten goede komt aan de algemene middelen van de club en het volledige bedrag niet bij een individueel team terecht komt.
Crowdfunding
Crowdfunding lijkt een structurele rol te gaan spelen in de financiering van lokale clubs en wordt inmiddels succesvol ingezet voor zeer uiteenlopende doelen. Beloningen voor donateurs spelen een cruciale rol.
Sponsoruitingen bij crowdfunding
Het toevoegen van sponsoruitingen aan de beloningen in een crowdfundingcampagne is vooral interessant omdat de bijdragen in een crowdfundingcampagne normaal gesproken eenmalig zijn.
Wervingscapaciteit
Bij een crowdfundingcampagne gaat niet alleen de sponsorcommissie werven, maar draagt de gehele vereniging bij.
Toernooisponsor worden
Heeft het zijn van toernooi sponsor jouw interesse gewenst en hoort jouw bedrijf in dit rijtje thuis?