Het organiseren van een sportevenement, zoals een tenten solar toernooi, vereist een gedegen planning en naleving van bepaalde regels en richtlijnen. Dit artikel biedt een overzicht van belangrijke aspecten waarmee rekening gehouden moet worden bij het organiseren van een dergelijk evenement, van veiligheid tot duurzaamheid.
Voorbereiding en Planning
Evenementenvergunning en Meldingen
Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement, is het noodzakelijk om een evenementenvergunning aan te vragen of een melding te doen bij de gemeente. Dit is cruciaal voor braderieën, dorpsfeesten, festivals en andere evenementen. De evenementenkalender van de gemeente wordt jaarlijks vastgesteld, en het is raadzaam om het evenement tijdig aan te melden. Dit zorgt ervoor dat er voldoende hulpdiensten beschikbaar zijn en dat er geen conflicten ontstaan met andere evenementen.
- Aanmelden voor de Evenementenkalender: Evenementen moeten vóór 1 september worden aangemeld. Na deze datum worden alle aanmeldingen besproken met de veiligheidsregio en de burgemeester. De vastgestelde kalender is uiterlijk 1 december zichtbaar.
- Vergunning Aanvragen: Ook als een evenement niet is aangemeld voor de evenementenkalender, kan er een vergunning worden aangevraagd. Echter, dit betekent niet automatisch dat het evenement kan worden georganiseerd.
- Melding Doen: Voldoe je aan de voorwaarden voor een klein evenement (minder dan 150 personen, geen nachtelijke activiteiten), dan kan een melding volstaan.
Risicoanalyse en Draaiboek
Elk evenement wordt ingedeeld in een risicoklasse. Klasse C staat voor evenementen met een hoog risico. Het is essentieel om een risicoanalyse uit te voeren en een draaiboek op te stellen.
- Risicoscan: Vul de risicoscan in om een indicatie te krijgen van de omvang van de risico's.
- Draaiboek: Een draaiboek geeft inzicht in het evenement en helpt bij een efficiënte behandeling van de vergunningaanvraag. Het is tevens een waardevol document voor toekomstige, terugkerende evenementen.
Veiligheid
De veiligheid van de deelnemers en bezoekers staat voorop. Denk aan voldoende EHBO-posten en een adequaat veiligheidsplan.
- EHBO: Zorg voor voldoende EHBO-personeel en -posten, afgestemd op de grootte en aard van het evenement.
- Hulpdiensten: Er moeten altijd voldoende hulpdiensten beschikbaar zijn. Dit wordt mede bepaald door de spreiding van evenementen over het seizoen.
Faciliteiten en Logistiek
Locatie en Bereikbaarheid
Een goede locatie is essentieel voor een succesvol evenement. Denk aan de bereikbaarheid, parkeergelegenheid en de beschikbare ruimte.
Lees ook: Informatie over het Regio Voetbal Toernooi
- Bereikbaarheid: Een locatie nabij een station of met voldoende parkeerplaatsen is een pre.
- Ruimte: Zorg voor voldoende ruimte voor de activiteiten, deelnemers en toeschouwers.
Catering
Gezonde voeding en voldoende drinken zijn belangrijk, zeker bij een sportief evenement.
- Voeding: Vermijd vette happen en kies voor gezonde alternatieven.
- Drinken: Bied voldoende water en eventueel smoothies aan. Vermijd frisdrank.
Duurzaamheid
Duurzaamheid speelt een steeds grotere rol bij evenementen. Probeer duurzame doelen te stellen en te werken met herbruikbare materialen.
- Materialen: Gebruik herbruikbare materialen en vermijd plastic.
- Transport: Stimuleer deelnemers om te voet, met de fiets of met het openbaar vervoer te komen.
- Afval: Zorg voor afvalcontainers en een goede afvalscheiding.
Specifieke Regels en Ontheffingen
Alcoholschenken
Als er alcohol geschonken wordt, is een ontheffing nodig.
- Ontheffing: Vraag een ontheffing aan bij de gemeente. Hier zijn kosten aan verbonden.
- Regels: Er geldt een minimale leeftijd van 21 jaar voor de barleiding en er mag geen sterke drank met meer dan 15% alcohol worden verkocht.
Brandveiligheid
Voor evenementen met meer dan 150 personen in een tent of in de openlucht, of meer dan 50 personen in een gebouw, is een melding voor brandveilig gebruik nodig.
- Gebruiksmelding: Doe tijdig een gebruiksmelding via het Omgevingsloket.
Terras en Tapvergunning
Indien er een terras wordt geplaatst of uitgebreid bij een horecabedrijf, is een tijdelijke terrasvergunning nodig. Ook voor het plaatsen van een tap is een vergunning vereist.
Lees ook: Informatie over het Volleybal Jeugd Toernooi in Vaassen
- Aanvragen: Vraag de benodigde vergunningen aan bij de gemeente.
Communicatie en Promotie
Deelnemersstromen
Bekijk op voorhand goed hoe de deelnemersstromen lopen om opstoppingen te voorkomen.
Inclusiviteit
Zet in op duurzame aspecten zoals inclusiviteit, zodat iedereen kan deelnemen aan het evenement.
Praktijkvoorbeelden en Inspiratie
Voorschoten '97 Tentenkamp
Een voorbeeld van een succesvol jeugdevenement is het tentenkamp van Voorschoten '97. Hierbij kampeerden pupillen midden op het hoofdveld van het sportpark. Deelnemers werden ingedeeld in teams en speelden een voetbaltoernooi. Daarnaast waren er activiteiten zoals een quiz, patat eten, een circuit met luchtattracties en een vossenjacht. De sfeer was uitermate ontspannen en de pupillen genoten van het programma.
Businessclub LONGA'30
De Businessclub Stichting Vrienden van Longa’30 is een voorbeeld van een succesvolle netwerkorganisatie die sportieve evenementen combineert met zakelijke activiteiten. De club organiseert bedrijfsbezoeken, toernooien en gezellige bijeenkomsten.
Lees ook: Padelclubs en toernooien Rijswijk