In veel sporten, waaronder rugby, staat het ledenaantal bij clubs onder druk. Nieuwe leden werven is daarom van groot belang, maar het is vaak geen gemakkelijke taak. Ledenwerving is essentieel, maar het belang van ledenbehoud mag niet worden vergeten. Leden vormen immers de vereniging en zijn de belangrijkste ambassadeurs.
Het belang van ledenwerving
Een bloeiende sportvereniging bestaat uit enthousiaste leden die samenwerken, plezier hebben en elkaar motiveren. Door continu nieuwe leden aan te trekken, vergroot je niet alleen de diversiteit binnen je team, maar ook de potentie voor groei en succes. Nieuwe leden brengen frisse ideeën, energie en talent met zich mee, waardoor ze een waardevolle toevoeging kunnen zijn voor jouw sportvereniging. Bovendien hebben sportverenigingen vaak financiële middelen nodig om faciliteiten te onderhouden, trainingen te organiseren en evenementen bij te wonen.
Analyse als basis voor succes
Voordat je club aan de slag gaat met een actieplan voor ledenwerving, is het verstandig om eerst een analyse uit te voeren. Kijk goed naar je club: wat voor club ben je of wil je zijn? Hoeveel leden wil je hebben? Wil je een centrale rol binnen de buurt vervullen of meer een topsportclub voor de hele regio? Welke capaciteit heeft je club als organisatie en qua accommodatie? Wat voor leden wil je werven? En waar vind je die potentiële leden? Wil je je jeugdafdeling levendiger krijgen of wil je je als club meer gaan richten op de 50-plussers in je buurt?
Verenigingsgebonden factoren
- Repetitietijd
- Dirigent
- Instructeur
- Training
- Organisatie
Niet-verenigingsgebonden factoren
Natuurlijk weet je het antwoord op veel van deze vragen. Maar het is handig om het eens op papier te zetten.
Het imago van de vereniging
Het imago is kort gezegd het beeld dat anderen van de vereniging hebben. Dit is gebaseerd op de identiteit, maar hoeft daar niet per definitie mee overeen te komen. Liever wel natuurlijk. Uiteraard zijn er allerlei factoren die het imago bepalen, je hebt hier echter zelf wel enige invloed op. Besef dat je bij alle activiteiten die je als vereniging onderneemt aan het communiceren bent. Je bent voortdurend bezig een beeld neer te zetten van de vereniging. Of je nu over straat loopt, een concert geeft of een optreden verzorgt tijdens een braderie in je dorp/stad; je werkt hiermee aan het beeld dat mensen hebben van je vereniging in het bijzonder en blaasmuziek/slagwerk/majorette in het algemeen.
Lees ook: Nieuwe KNVB Jeugd Indeling
Jouw leden hebben ooit de beslissing genomen dat ze bij de vereniging willen horen. Je kunt dit nog verder trekken door ook te bekijken hoe anderen de vereniging zien. Vraag in de straat, bij je buren of bekenden of men je vereniging kent, hoe men de vereniging kent en welke uitstraling deze heeft. Op deze manier kun je punten naar voren halen die je kunt gebruiken in de ledenwerving. De redenen waarom je leden lid zijn, gelden wellicht ook voor anderen die nu geen lid zijn. Ook de informatie die je krijgt van anderen buiten de vereniging kun je gebruiken. Komen hier negatieve punten naar voren of punten die niet overeenkomen met wie je werkelijk bent (je identiteit), dan kun je allereerst eens bekijken wat je kunt doen als vereniging zelf om dit beeld te veranderen.
- Is er contact met buitenschoolse opvang in je dorp/stad/wijk?
- Wat is de positie van je vereniging binnen je dorp/wijk/stad? Kent men de vereniging? Wordt de vereniging gevraagd om aanwezig te zijn bij activiteiten in je dorp/wijk/stad? Denk daarbij aan intocht Sinterklaas, Braderie, Koningsdag, kerstconcert etc. etc.
- Welke middelen zijn/worden ingezet om leden te werven cq. welke kosten maakt je vereniging om leden te werven cq.
Na de analyse heb je een beter beeld gekregen van je vereniging en het ‘umfeld’ waarin deze opereert. Het gaat er echter om dat je, doordat je bewust e.e.a. De analyse kan je wat handvatten aanreiken waarmee je aan de slag kunt gaan in je ledenwerving. Daarbij is het belangrijk om een aantal zaken vast te stellen.
- Op wie gaan we ons richten (speciale wijk, school, leeftijd?
- Wat gaat de actie inhouden?
Strategieën voor succesvolle ledenwerving
Er zijn vele mogelijkheden om leden te werven. Ledenwerving is een actie, die je als club het beste in een groter verband plaatst. Je gaat op zoek naar mensen buiten jouw club om hen enthousiast te maken. Dan is het handig om samen te werken met organisaties, waar die mensen te vinden zijn.
Hieronder een aantal concrete tips en strategieën die je kunt inzetten:
1. Online aanwezigheid
In dit digitale tijdperk is een sterke online aanwezigheid cruciaal. Zorg voor een professionele website en actieve social media kanalen. Plaats regelmatig updates over trainingsschema's, evenementen en successen van je team. Dit zal potentiële leden aantrekken en hen laten zien wat ze kunnen verwachten. Schakel hiervoor ook je eigen leden in. Zorg ervoor dat leden linkjes over concerten etc. delen. Uiteraard geldt ook hier dat dit in algemene zin een communicatiemiddel bij uitstek is om de jeugd te bereiken, maar ook in het kader van het ledenbehoud. De ledenwerfactie kan hierin ook een plekje krijgen.
Lees ook: Overzicht Reglement Nieuwe Brug Open
2. Open dagen en proeftrainingen
Een geweldige manier om mensen kennis te laten maken met jouw sportvereniging is door open dagen of proeftrainingen te organiseren. Nodig geïnteresseerden uit om gratis mee te doen aan een training of wedstrijd, zodat ze kunnen ervaren hoe leuk het is om deel uit te maken van jouw vereniging. Dit is een laagdrempelige manier om nieuwe leden aan te trekken. Beperk je niet tot één folder maar zorg dat je actie overal in je dorp/wijk/stad gecommuniceerd wordt. Zet zoveel mogelijk communicatiemiddelen in om iedereen te laten weten dat er plaats is voor nieuwe leden. Zorg ervoor dat alle middelen volgens dezelfde ‘huisstijl’ zijn gemaakt; dus gebruik dezelfde kleuren, foto’s etc.
3. Samenwerking met scholen en lokale gemeenschappen
Scholen en lokale gemeenschappen zijn ideale partners bij ledenwerving. Benader scholen in de buurt en biedt clinics of workshops aan die gericht zijn op specifieke doelgroepen, zoals kinderen of volwassenen. Daarnaast kun je ook activiteiten organiseren op lokale evenementen waarbij je jouw sportvereniging kunt promoten en mensen kunt enthousiasmeren om lid te worden.
4. Aantrekkelijke lidmaatschapspakketten
Een goede manier om nieuwe leden aan te trekken, is door aantrekkelijke lidmaatschapspakketten aan te bieden. Denk hierbij aan kortingen op contributie voor de eerste maanden, gratis trainingsmaterialen of een welkomstgeschenk. Door deze extra voordelen te bieden, geef je potentiële leden een extra stimulans om zich bij jouw sportvereniging aan te sluiten.
5. Mond-tot-mondreclame
Mond-tot-mondreclame blijft een krachtige manier om nieuwe leden aan te trekken. Zorg ervoor dat bestaande leden ambassadeurs worden van jouw vereniging door hen positieve ervaringen te bieden en hen actief te betrekken bij de werving van nieuwe leden. Dit kan onder andere door het organiseren van vriendendagen waarop elk lid een vriend of familielid kan uitnodigen om mee te doen met een training of evenement. De beste en makkelijkste vorm van reclame is mond-tot-mond reclame. Tevreden ouders en leden spreken met andere ouders en leden. Dit is natuurlijk ook heel persoonlijk. Mensen houden van een persoonlijke benadering.
6. Promotiematerialen
- Folder/brochure: Een goed middel om uitgebreide informatie over jouw vereniging te verstrekken. Vaak hebben ouders vragen over bijv. de lestijden, contributie, extra kosten etc. Die kun je in een folder kwijt. Belangrijk bij het samenstellen van de tekst is de informatie die je verkregen hebt met de analyse. Wat maakt jouw vereniging bijzonder, waarom zijn je leden lid geworden, wat is er leuk aan muziek maken/dansen. Schrijf voor de lezer. Een tekst voor kinderen is anders dan een tekst voor de ouders. Schrijf kort en bondig, geen overbodige informatie. Maak hem daarom persoonlijk door bijv. je leden de tekst te laten ‘vertellen’. Verwerk in de folder/brochure sowieso foto’s. Beelden zeggen meer dan woorden. Gebruik vooral foto’s van je eigen leden.
- Flyer: Hierop kun je geen uitgebreide informatie kwijt. Kies een pakkende slogan/headline. Het drukken van flyers is niet zo duur. Flyers uitdelen vergroot ook de naamsbekendheid van je vereniging en kan dus eigenlijk altijd gedaan worden. Zeker omdat het niet zoveel kost.
- Poster: Hierop komt dezelfde boodschap als op de flyer. Let wel: beelden zeggen meer dan woorden. Vraag leden om de poster voor het raam te hangen tijdens de ledenwerfperiode.
- Film/video: Steeds vaker wordt er gebruik gemaakt van videomateriaal om te laten zien wie je bent en wat je doet. Een geweldig concert gegeven? Betrek hierbij ook je jeugdleden, je zult versteld staan hoe handig zij zijn met het maken van korte, spontane filmpjes. Denk er ook eens aan om leden te laten vloggen.
- Pers: Probeer de ledenwerfactie in de krant te krijgen. Liefst met een foto erbij. Uiteraard is een goed contact met de regionale/plaatselijke pers van essentieel belang. De pers zorgt voor naamsbekendheid van je vereniging.
7. Speciale acties
- Vriendjesles: Laat de leden die hun vriendje/vriendinnetjes hebben uitgenodigd een stuk spelen of laat hen hun show doen. Maak hen bijzonder. Maar vooral: laat de kinderen die komen zelf aan de slag gaan. Maak een echte uitnodiging zoals bij een kinderfeestje en laat je leden die persoonlijk uitdelen op school. Vergeet niet om de ouders uit te nodigen om op het eind van de les te komen kijken.
- Gratis lessen met strippenkaart: Kinderen krijgen dan elke les een stempel/vinkje op de kaart totdat hij vol is. De kaart kan meegegeven worden tijdens bijv. de vrienden-/vriendinnenles, maar je kunt deze ook uitdelen op school, neerleggen bij de bibliotheek, het zwembad.
- Muzikale speurtocht: Je zet een speurtocht uit met allerlei activiteiten rondom muziek maken en/of dansen. Kinderen kunnen zo tijdens de speurtocht naar verschillende muziekinstrumenten luisteren, maar het leukste is natuurlijk dat ze ook zelf mogen proberen een instrument te bespelen. Of dat ze zelf twirltechnieken mogen uitproberen. Op het eindpunt zorg je voor een drankje en hapje. Je nodigt de ouders uit om op het einde hun kind op te halen en eigen leden geven dan nog een korte demonstratie.
- Muziek- en danslessen op school: Ook hier is het van belang dat je je bestaande leden die op die school zitten betrekt bij deze lessen. Misschien is het mogelijk dat er op het eind van de lessen een klein concert wordt gegeven? Vergeet ook hier niet om de kinderen een folder mee te geven over je vereniging en koppel er meteen een open repetitie aan vast.
- Muziek-/danscarrousel: Kinderen kunnen bij verschillende verenigingen een aantal proeflessen volgen. Uiteraard bij jouw eigen vereniging maar daarnaast bijv. ook bij een kinderkoor en/of dansschool. Het zou natuurlijk helemaal mooi zijn als je dat kunt afsluiten met een gezamenlijk optreden. Tijdens dat optreden kunnen de deelnemende verenigingen informatie verstrekken aan de ouders.
- Kinderfeestjes op maat: Schiet ouders te hulp en biedt een kinderfeestje op maat aan. Werk hierbij samen met enthousiaste leden die op deze manier een maatschappelijke stage kunnen lopen.
Ledenbehoud: Minstens zo belangrijk
Terwijl het aantrekken van nieuwe leden essentieel is voor de groei van je sportvereniging, mag het behoud van bestaande leden niet worden vergeten. Het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat huidige leden betrokken en gemotiveerd blijven. Organiseer regelmatig activiteiten, biedt mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en zorg voor een positieve teamdynamiek. Op deze manier creëer je een omgeving waarin leden zich gewaardeerd voelen en graag bij de vereniging willen blijven. Ledenbehoud is eigenlijk ook een vorm van ledenwerving. Kinderen nemen klasgenootjes mee, ouders, buren, familieleden, oppaskinderen worden lid.
Lees ook: Volleybal in Pekela: Volop '69
Praktijkvoorbeelden en samenwerkingen
- Koningsspelen: Organiseer een sportief programma tijdens de Koningsspelen en laat een grote groep kinderen kennismaken met de rugbysport. Meld je vereniging aan voor de Koningsmatch om eenvoudig in contact te komen met basisscholen in de buurt.
- Rotterdam Sportsupport: Verenigingen met minder dan 200 leden kunnen via de regeling Kansen voor de Sport de kosten voor ledenwerving (deels) vergoed krijgen.
Bredase Rugbyclub (BRC): Vrijwilligers en vacatures
De Bredase Rugbyclub draait op vrijwilligers. Niet alleen jeugdtrainers, maar ook teammanagers, barbezetting, bestuursleden en scheidsrechters zijn vrijwilligers. Van alle leden/senioren en ouders van jeugdleden wordt verwacht dat ze zich inzetten voor BRC.
BRC heeft diverse vacatures voor vrijwilligers, waaronder:
- Lid Sponsorcommissie
- Lid Ledenwervingscommissie
- Video crew leden
- Fotograaf