Toernooideelname: Vind en Organiseer Jouw Perfecte Wedstrijd

De wereld van tennis- en padeltoernooien in Nederland is levendig en divers, met jaarlijks duizenden evenementen georganiseerd door enthousiaste verenigingen en centra. Voor spelers die op zoek zijn naar competitie en uitdaging, en voor toernooicommissies die hun evenementen succesvol willen organiseren, is het essentieel om de beschikbare hulpmiddelen en platforms te kennen. Dit artikel biedt een overzicht van de mogelijkheden voor het vinden van toernooien en het organiseren ervan, met speciale aandacht voor de tools en ondersteuning die de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) biedt.

Toernooien vinden: Waar te beginnen?

Voor spelers die graag aan toernooien willen deelnemen, zijn er verschillende manieren om op de hoogte te blijven van het aanbod:

• MijnKNLTB: De KNLTB publiceert alle goedgekeurde toernooien op MijnKNLTB, het online platform voor tennis- en padelleden. Hier vind je een actueel overzicht van alle officiële toernooien in Nederland.
• Toernooiklapper.nl: Dit platform is een ideale plek om toernooien en competities te publiceren. Met jaarlijks een paar miljoen bezoeken is er voldoende potentieel.
• Toernooipas: Spelers die geen lid zijn van een vereniging, maar wel graag willen deelnemen aan een toernooi, kunnen een toernooipas aanvragen via www.tennis.nl/toernooipas. Met een toernooipas krijgen spelers een KNLTB bondsnummer en toegang tot MijnKNLTB.

De KNLTB stuurt ook aankondigingen naar spelers op de Juniorenranglijst dat de Junioren Tour toernooien open staan voor inschrijven. Ongeveer een week voor de deadline van inschrijven volgt nog een reminder. Daarnaast is het verstandig om als toernooileider ook aan promotie te werken voor je eigen toernooi.

De Online Toernooi Planner: Een Revolutie in Toernooi-organisatie

De KNLTB ondersteunt clubs bij de organisatie van toernooien door diverse hulpmiddelen beschikbaar te stellen. Een van de belangrijkste tools is de Toernooi Planner (TP), die recentelijk een grote transformatie heeft ondergaan. De overgang van een offline programma naar een online platform heeft de manier waarop toernooien worden georganiseerd fundamenteel veranderd.

De online Toernooi Planner is het online platform van de bestaande Toernooi Planner (TTP). Deze nieuwe versie is volledig online en ontworpen voor tablets en webbrowsers op je PC of Mac. Je kunt vanaf meerdere apparaten tegelijk werken aan hetzelfde toernooi. De online Toernooi Planner is een product wat het volledig organiseren van een toernooi, online mogelijk maakt. Zo kun je overal, op elk apparaat (tabletformaat of groter) en op elk moment een toernooi organiseren van A-Z. Alle toernooien (m.u.v. clubkampioenschappen) hebben toegang tot de online Toernooi Planner. Je gaat naar de toernooileider omgeving op MijnKNLTB om daar het toernooi te openen in de online Toernooi Planner. Je kunt inloggen met dezelfde gegevens van MijnKNLTB.

Lees ook: Alles over het Glory 8-mans Toernooi

Voordelen van de Online Toernooi Planner

• Multi-user functionaliteit: Verschillende organisatoren kunnen vanaf meerdere apparaten tegelijk realtime het toernooi plannen.
• Realtime verbinding met MijnKNLTB: De planner is direct verbonden met de wedstrijddata op MijnKNLTB, waardoor alle informatie altijd up-to-date is.
• Gebruiksvriendelijkheid: De online TP is ontworpen om het toernooi opzetten, organiseren en spelen veel eenvoudiger te maken.
• Flexibiliteit: De planner is overal online te gebruiken, op tablets en computers.

Functionaliteiten en Mogelijkheden

De Online Toernooi Planner biedt een breed scala aan functionaliteiten om het organiseren van een toernooi te vereenvoudigen:

• Inschrijvingen beheren: Nadat de inschrijving is geopend is het nog mogelijk om onderdelen toe te voegen of te verwijderen. Als toernooileider kun je dit niet zelf wijzigen in het toernooiprogramma. Als toernooileider mag je een inschrijving van een speler weigeren.
• Loting: Voor de loting kun je spelers nog in de juiste categorie plaatsen. Als toernooileider heb je twee opties voor de loting. Je kunt loten op basis van beschikbaarheid of op vereniging. De mogelijkheid tot het uitloten van deelnemers dien je bij voorkeur op te nemen in de bijzondere toernooibepalingen. Als er twee of meer geplaatste deelnemers zich uit een onderdeel terugtrekken, mag je de loting in dat onderdeel opnieuw verrichten. Je mag dit alleen doen als er nog geen partij is gespeeld in het betreffende onderdeel. Je mag deelnemers niet zonder toestemming verplaatsen naar een andere categorie. Een dubbelspelkoppel mag na de loting gewijzigd worden als er nog geen volledige ronde is gespeeld in een afvalschema of als niet alle deelnemers in de poule een partij hebben gespeeld.
• Wedstrijdplanning: Bij het plannen van een wedstrijd kan je middels het dropdown menu ‘Blok spelers voorafg. week t/m’ de laatste speeldag van het voorweekend (veelal zondag) blokkeren indien één of meerdere spelers heeft aangegeven bij de inschrijving deel te nemen aan een toernooi in de voorafgaande week. Let op: Je hoeft de optie ‘Speelt voorafg. week t/m’ maar één keer in te stellen. Wanneer je een aantal wedstrijden voor een dag of een aantal dagen hebt gepland dan kun je gemakkelijk in één keer alle wedstrijden publiceren op MijnKNLTB en de spelers waarschuwen. In de online Toernooi Planner is een functie beschikbar om schema’s (on)zichtbaar te maken. Het is handig om deze knop te deactiveren gedurende de plaatsing/loting. In de Toernooi Planner zijn nu twee functionaliteiten beschikbaar om het plannen van de wedstrijden te vereenvoudigen. Zo kan je gemakkelijk in één keer een gehele poule of een gehele speelronde in het geval van afvalschema plannen.
• Beschikbaarheid: Voor het openen van de inschrijving, kan je in de online Toernooi Planner instellen hoeveel dagen, welke dagen en welke tijden een speler als verhindering kan doorgeven. In de planner ga je naar Instellingen->Inschrijving. Onderaan staat ‘Beschikbaarheid’ en klik op 'Eigenschappen’. Hier kan je de standaard instellingen van je toernooi aanpassen. Maximaal dagen niet beschikbaar betekent hoeveel dagen een speler als verhinderd mag opgeven. ‘Telt niet mee tot’ betekent dat spelers deze dagen onbeperkt verhinderingen mogen opgeven. Per dag kan je aangeven of spelers verhinderingen mogen opgeven.
• Locaties: In de Toernooi Plannen kun je via ‘Instellingen’ en ‘Locaties’ gemakkelijk twee locaties aanmaken indien je een tennis- en padeltoernooi organiseert en je wilt hierin duidelijk de baancapaciteit bijhouden per sport. Maak zowel voor tennis als voor padel een aparte locatie met beschikbare banen aan. Via ‘Instellingen’ en ‘Dagen en Tijden’ kun je vervolgens de speeltijden aanmaken. Houd hierbij rekening met de verschillende wedstrijdduur voor tennis en padel.
• Communicatie: In de online Toernooi Planner kun je gemakkelijk spelers informeren over de (gewijzigde) wedstrijdplanning.

Belangrijke aandachtspunten bij het gebruik van de Online Toernooi Planner

• Licentie: Ja, zowel voor Tennis Toernooi Planner als de Online Toernooi Planner heb je eenzelfde licentie nodig. Jaarlijks dien je als vereniging een nieuwe licentie voor de Toernooi Planner te bestellen. In veel gevallen is de vereniging al in het bezit van een licentie.
• Instellingen: Wanneer je ingelogd bent in de online Toernooi Planner omgeving ga je naar ‘Algemeen’ aan de linkerkant van het menu en daarna naar ‘Instellingen’.
• Onderdelen wijzigen: Ja, dat is mogelijk. Via ‘Instellingen’ en ‘Onderdelen’ kun je middels het onderdeel wijzigen middels het pijltje achter betreffende onderdeel. Deactiveer vervolgens het schuifje bij ‘Inschrijven toegestaan’.
• Uitslagen: Nadat de uitslagen zijn verstuurd naar de KNLTB kun je geen wijzigingen meer doorvoeren in het toernooiprogramma. Om padeltoernooien te kunnen verwerken voor de rating en ranglijst, is het belangrijk om na het invoeren van alle wedstrijden de uitslagen op te sturen naar de KNLTB.
• Speelsterkte: Spelers kunnen alleen deelnemen aan hun eigen speelsterkte categorie of hoger. Voor de loting kun je spelers nog in de juiste categorie plaatsen. De ratings van spelers worden zichtbaar op MijnKNLTB zodra het eerste onderdeel is geplaatst/geloot.
• Hulp: Ja! Op de pagina ‘Downloads’ vind je verschillende korte handleidingen over bepaalde functionaliteiten in de online Toernooi Planner. Daarnaast kun je instructievideo’s bekijken in de planner via de knop ‘Help’. Tip! Wil je het toernooi inrichten voor het openen van de inschrijving? Als toernooileider kun je in de toernooiplanner een toernooidefinitie downloaden, dit is de koppeling naar de aangevraagde onderdelen van het KNLTB toernooi. Dit kun je voor meerdere aangevraagde toernooien doen, hierdoor heb je meerdere toernooien in één toernooibestand. Door de inschrijfcontrole in het toernooiprogramma uit te voeren haal je de rating/speelsterkte én ranglijstpositie/punten op.

Overgang van Offline naar Online

Hoewel de online TP steeds verder wordt uitgebreid, zijn nog niet alle functionaliteiten uit de offline versie beschikbaar.

Het is niet mogelijk om tijdens het toernooi met zowel de Tennis Toernooi Planner (TTP) als de online Toernooi Planner te werken.

Toekomstperspectief

Ja, het is in 2025 nog mogelijk om het toernooi te organiseren via TTP. Ja, het is tot en met de zomerkalender van 2026 nog mogelijk om het toernooi te organiseren via TTP.

Alternatieve Tools en Platforms

Naast de KNLTB Toernooi Planner zijn er ook andere tools beschikbaar voor toernooi-organisatie, zoals Tournify.

Lees ook: De Gemiddelde TUI Wedstrijd Deelnemer

Tournify: Een Alternatief voor Toernooi-organisatie

Tournify is een gebruiksvriendelijke toernooi software die geschikt is voor verschillende sporten en evenementen. Het platform biedt diverse functies om toernooien te organiseren en te communiceren met deelnemers.

Functionaliteiten van Tournify:

• Flexibele indeling: Mogelijkheid tot flexibele indeling van teams en wedstrijden.
• Planning tool: Eenvoudige planning van wedstrijden.
• Eigen vormgeving: Mogelijkheid tot eigen vormgeving en branding van het toernooi.
• Sponsoren vermelden: Ruimte voor het vermelden van sponsoren.
• Toon in Android & iOS app: Toernooi informatie beschikbaar via een app.

Pakketten en Abonnementen:

Tournify biedt verschillende pakketten aan, afgestemd op de grootte en behoeften van het toernooi:

• Online toernooi Amateur: Tot 8 teams.
• Online toernooi Legendarisch: Meer dan 60 teams.
• Abonnement: Onbeperkt toernooien en teams.

Voordelen van Tournify:

• Gebruiksvriendelijk: Het platform is eenvoudig te gebruiken, zelfs voor beginners.
• Flexibel: Geschikt voor verschillende sporten en toernooi formaten.
• Communicatie: Snelle en correcte informatievoorziening aan deelnemers en ouders.

Overige belangrijke regels en wetenswaardigheden

• ITF Goedgekeurde ballen: Het is verplicht om bij goedgekeurde KNLTB toernooien te spelen met ITF goedgekeurde ballen.
• Bijzondere toernooibepalingen: Voor open toernooien zijn de bijzondere toernooibepalingen gestandaardiseerd en gedigitaliseerd in Toernooi Planner (TTP). Je vindt ze onder het tabblad reglementen in TTP waar ze automatisch worden getoond.
• Aanvraag zomertoernooien: De aanvraag voor de zomertoernooien wordt eind november geopend. Als je de deadline hebt gemist kan je jouw toernooi later weer aanvragen via MijnKNLTB en gaan we kijken of het nog op de kalender past.
• Toernooicoach/Helpdesk: Via de pagina ‘Toernooileider’ in MijnKNLTB kun j eenvoudig zien wie er als Toernooicoach/Helpdesk bij jouw toernooi aan de slag gaat.
• Verhindering: Als toernooileider kun je via de toernooileiderpagina in MijnKNLTB de factsheet invullen.
• NRT Toernooien: De inschrijftermijn sluit op woensdag om 14.00 uur, 12 dagen voor de maandag van de week waarin het betreffende NRT begint. Direct nadat de inschrijfdeadline is gesloten gaat de KNLTB de acceptatie verrichten. Zodra de acceptatie is verricht is het voor toernooileiders mogelijk om de toernooidefinitie te downloaden in Tennis Toernooi Planner (TTP). Het is voor spelers niet toegestaan om in dezelfde week van het NRT ook deel te nemen aan een open toernooi op een andere vereniging.
• Arbitrage: Nee, de KNLTB houd rekening met de verplichte arbitrage volgens het reglement.
• Wijziging dubbelkoppel: Een dubbelspelkoppel mag na de loting gewijzigd worden als er nog geen volledige ronde is gespeeld in een afvalschema of als niet alle deelnemers in de poule een partij hebben gespeeld.
• Telmethode: Let op: De partijen die in een poule worden gespeeld, moeten volgens dezelfde telmethode gespeeld worden.
• Maximaal aantal partijen per dag: Het maximaal aantal partijen op één dag is vier.
• Beschikbaarheid voorweekend: Als de speler bij de inschrijving heeft aangegeven beschikbaar te zijn in het voorweekend dan kun je als toernooileider de speler verplichten op de wedstrijd in het voorweekend te spelen.
• Eindstand poule: Het toernooiprogramma geeft automatisch de juiste eindstand in de poule weer. Een beste nummer twee is in een poulevariant niet mogelijk, aangezien er in de meeste gevallen sprake is van een variërende poulegrootte, bijvoorbeeld poules met drie of vier deelnemers. Daarnaast is het niet mogelijk om een beste nummer twee te bepalen als er sprake is van een walk-over in één van de poules.
• Bankgegevens: Bankgegevens van spelers die recht hebben op een terugbetaling van het inschrijfgeld kun je terugvinden via de spelerinfo op de pagina ‘Spelers’ en vervolgens ‘Inschrijfgeld’. Bij Ideal staat een pijltje waarop je kunt klikken.
• Inschrijving dubbelspelkoppel: Een inschrijving van een dubbelspelkoppel wordt zichtbaar bij het onderdeel op MijnKNLTB zodra beide koppels zich hebben ingeschreven en de inschrijving dus compleet is.
• Spelerinformatie: Op de pagina ‘Spelers’ kunnen er verschillende icoontjes staan voor de naam van een speler. Een zwarte info knop: speler staat niet ingeschreven voor een onderdeel (waarschijnlijk teruggetrokken). Staat het bedrag in het oranje? Gedurende het toernooi achter de wedstrijdtafel kun je ook per wedstrijd zien of de spelers die zich melden hebben betaald. Dit zie je terug op de pagina ‘Wedstrijden’.
• Junioren Tour (JT) Groen: JT Groen is voor spelers tot en met 10 jaar (spelers die geboren zijn in 2013 of later) die te weinig uitdaging in Tenniskids Groen hebben, maar nog niet of af en toe in de Junioren Tour t/m 12 jaar (Brons) spelen. Het is dus de overgang van Groen naar JT Brons. JT Groen biedt deze spelers langer de mogelijkheid om kwalitatief goede wedstrijden met een groene bal te spelen. Nee, je kiest voor JT Groen of JT Brons. Het is niet mogelijk om binnen de inschrijfkeuzes te variëren met JT Groen en Brons. Het is wel mogelijk om voor de ene week voor JT Groen in te schrijven en een andere week voor JT Brons. In principe spelen alle spelers twee partijen; de winnaars van de eerste ronde spelen nog een partij tegen elkaar en de verliezers spelen nog een partij. Er zijn situaties waarbij het niet mogelijk is om alle spelers twee partijen aan te bieden, bijvoorbeeld bij een oneven aantal spelers. Er is dan één speler die één partij speelt. De toernooiorganisatie bepaalt de volgorde van de tweede partij en kan bijvoorbeeld de verliezers die als eerste de baan afkomen tegen elkaar laten spelen in de tweede ronde. Het schema wordt niet uitgespeeld, er is dus geen winnaar. Het doel is wedstrijden op niveau spelen, zonder focus op een winnaar. Daarnaast is er een praktische reden dat het schema niet helemaal uitgespeeld wordt: JT Groen wordt op één dag gespeeld en is ideaal om te organiseren op de finaledag van een JT Brons/Zilver/Goud (zondag). We vinden het belangrijk dat de focus op deze leeftijd niet ligt op het behalen van ranglijstpunten. De puntentelling is hetzelfde als bij JT Brons, Zilver en Goud; er wordt gespeeld om 2 gewonnen sets met een tiebreak op de stand 6-6. De derde set wordt als beslissende wedstrijdtiebreak tot 10 punten gespeeld. Iedere toernooileider bepaalt zelf de hoogte van het inschrijfgeld. Alleen voor Junioren Tour toernooien Brons bestaat een reservelijst. Spelers die in geen enkel Junioren Tour toernooi in de betreffende speelweek zijn geaccepteerd, komen op de reservelijst van het toernooi van hun 1e keuze. Bij een Junioren Tour toernooi Brons verricht de toernooileider samen met de Toernooicoach de plaatsing.

Lees ook: Statistieken Tuc Wedstrijd

tags: #deelnemers #zoeken #toernooi