Het organiseren van een succesvol toernooi binnen een voetbalvereniging zoals CVV vereist de inzet van diverse commissies, elk met hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Van jeugdtoernooien tot seniorencompetities, van de Beltona beloftencompetitie tot de U13 Cup, de toernooicommissie speelt een cruciale rol in het creëren van een onvergetelijke ervaring voor deelnemers en bezoekers. Dit artikel biedt een overzicht van de taken die typisch vallen onder de verantwoordelijkheid van een CVV toernooi commissie.
Algemene Taken en Verantwoordelijkheden
De toernooicommissie draagt zorg voor de algehele organisatie en uitvoering van het toernooi. Dit omvat een breed scala aan taken, die we hieronder verder zullen uitdiepen.
Planning en Voorbereiding:
- Data en locatie bepalen: De commissie stelt de data en locatie van het toernooi vast, rekening houdend met de beschikbaarheid van velden, accommodatie en andere faciliteiten. De A1-toernooicommissie is bijvoorbeeld al vroegtijdig bezig met de organisatie van het volgende toernooi en legt de eerste contacten met deelnemende ploegen en sponsors.
- Deelnemersveld samenstellen: Een belangrijk onderdeel is het samenstellen van een aantrekkelijk deelnemersveld. Dit kan variëren van lokale teams tot internationale ploegen. De toernooicommissie benadert potentiële deelnemers en zorgt voor een evenwichtige en competitieve line-up. Zo toonde het nationale jeugdteam uit Kameroen laatstelijk interesse om deel te nemen aan het A1-toernooi.
- Sponsoring werven: Om het toernooi financieel haalbaar te maken, werft de commissie sponsors. Dit kan variëren van lokale bedrijven tot grotere organisaties. De sponsorcommissie onderhoudt contacten met het bedrijfsleven en zorgt voor een belangrijke stroom aan inkomsten voor de vereniging via sponsoring. Samen met het bestuur zijn ze verantwoordelijk voor een sfeer en entourage waarin sponsoren zich thuis voelen en waar ze waar voor hun geld krijgen.
- Budgetbeheer: De commissie stelt een budget op en beheert de financiën van het toernooi. Dit omvat het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het betalen van facturen en het zorgen voor een financieel gezonde basis. De finance commissie, onder leiding van de penningmeester, handelt alle financiële zaken af, zoals onder andere het innen van de contributie alsmede ook het crediteuren en debiteuren beheer.
- Reglementen en communicatie: De commissie stelt de reglementen van het toernooi op en communiceert deze duidelijk naar alle deelnemers. Dit zorgt voor een eerlijk en gestructureerd verloop van het toernooi.
Uitvoering Tijdens het Toernooi:
- Coördinatie van vrijwilligers: Een succesvol toernooi is afhankelijk van de inzet van vele vrijwilligers. De commissie coördineert de taken van de vrijwilligers en zorgt voor een goede planning en bezetting. Tijdens de U13 CUP zijn bijvoorbeeld meer dan 100 vrijwilligers van voetbalvereniging CVV Zwervers actief.
- Faciliteiten en accommodatie: De commissie zorgt voor de faciliteiten en accommodatie die nodig zijn voor het toernooi. Dit omvat onder meer de velden, kleedkamers, EHBO-post en catering.
- Wedstrijdplanning en arbitrage: De commissie stelt de wedstrijdplanning op en zorgt voor de arbitrage. Dit omvat het aanstellen van scheidsrechters en het coördineren van de wedstrijden. De wedstrijdcommissie is het kloppend voetbalhart en een belangrijk visitekaartje van de vereniging. Hier vinden alle activiteiten plaats die nodig zijn om wedstrijden of toernooien te spelen. Zonder scheidsrechters geen voetbal!
- Informatievoorziening: De commissie zorgt voor de informatievoorziening aan deelnemers en bezoekers. Dit kan via een website, social media of informatiestands op het toernooiterrein. Op de verschillende socials wordt er actief infomatie actief gedeeld. De aantallen volgers zijn fors toegenomen. Maandelijks wordt een nieuwsbrief gedeeld zodat alle leden goed geinformeerd zijn over wat er allemaal op de vereniging gebeurd.
Evaluatie en Nazorg:
- Evaluatie van het toernooi: Na afloop van het toernooi evalueert de commissie het verloop en de resultaten. Dit omvat het verzamelen van feedback van deelnemers, vrijwilligers en bezoekers, en het identificeren van verbeterpunten voor de volgende editie. Tekenend voor de Zwervers-mentaliteit is dat direct na de prijsuitreiking al de eerste suggesties kwamen voor zaken die nog net ietsje beter kunnen. Elke keer weer een beetje beter is de drive die ons siert.
- Financiële afhandeling: De commissie zorgt voor de financiële afhandeling van het toernooi. Dit omvat het opstellen van een financieel verslag en het verantwoorden van de inkomsten en uitgaven.
- Bedanken van vrijwilligers en sponsors: De commissie bedankt alle vrijwilligers en sponsors voor hun bijdrage aan het toernooi. Dit kan via een bedankbrief, een bijeenkomst of een vermelding op de website. Graag maakt de commissie hierbij van de gelegenheid gebruik om iedereen nogmaals hartelijk te bedanken.
Specifieke Taken per Functie binnen de Commissie
Binnen de toernooicommissie zijn er vaak verschillende functies, elk met hun eigen specifieke taken.
- Voorzitter: De voorzitter is verantwoordelijk voor de algehele leiding van de commissie. Hij/zij coördineert de taken, bewaakt de voortgang en vertegenwoordigt de commissie naar buiten toe.
- Secretaris: De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van de commissie. Hij/zij notuleert vergaderingen, beheert de correspondentie en archiveert documenten.
- Penningmeester: De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiën van het toernooi. Hij/zij stelt het budget op, houdt de inkomsten en uitgaven bij en betaalt de facturen. De taken van de penningmeester bestaan uit het sturen van rekeningen naar de deelnemende clubs, het controleren en betalen van de rekeningen van het arbitrale trio en het maken van afspraken over de hoogte van de vergoedingen van de arbitrage. Daarnaast het betalen van de kosten die betrekking hebben op de finaledag, het afsluitende evenement van het toernooi, en incidentele uitgaven. De ontvangsten en uitgaven worden vastgelegd in een eenvoudige boekhouding.
- Coördinator vrijwilligers: De coördinator vrijwilligers is verantwoordelijk voor het werven, inplannen en aansturen van de vrijwilligers. Hij/zij zorgt voor een goede bezetting van alle taken en dat de vrijwilligers goed geïnformeerd en gemotiveerd zijn.
- Coördinator sponsoring: De coördinator sponsoring is verantwoordelijk voor het werven en onderhouden van contacten met sponsors. Hij/zij stelt sponsorpakketten samen en zorgt voor een goede relatie met de sponsors.
Voorbeelden van Toernooien en Commissies
- Beltona beloftencompetitie: De Beltonacommissie organiseert al 23 jaar de Beltonabeloftencompetitie, een competitie voor spelers t/m 21 jaar. Deelnemende clubs komen uit Overijssel, het zuiden van Drenthe, Gelderland en Flevoland. De organiserende commissie bestaat momenteel uit 7 personen en er zijn 2 vacatures.
- A1-toernooi: De A1-toernooicommissie organiseert jaarlijks een toernooi voor A1-teams. De commissie is verantwoordelijk voor alle aspecten van de organisatie, van het werven van deelnemers tot het regelen van de catering.
- U13 CUP: Het organisatieteam van de U13 CUP bestaat uit een klein team van vrijwilligers die alle facetten van de organisatie besturen. Tijdens het event zijn meer dan 100 vrijwilligers van voetbalvereniging CVV Zwervers actief.
De Rol van Vrijwilligers
Vrijwilligers zijn onmisbaar voor het succes van een toernooi. Ze helpen bij allerlei taken, van het begeleiden van teams tot het verkopen van eten en drinken. Vrijwilliger zijn, dat doe je voor je kind, onze club en/of voor de gezelligheid. Er zijn veel verschillende taken waar je de club enorm zou bij kunnen helpen. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld bardienst, keukendienst, schoonmaak, commissielid, begeleiden van toernooien/activiteiten, aanwezig zijn op wedstrijddagen als EHBO’er, coördinator, helpen bij verschillende klussen, scheidsrechter, grensrechter, trainer, leider, teammanager, en zo zijn er nog veel meer onmisbare taken. Door al onze vrijwilligers kunnen onze leden van het spelletje voetbal genieten. Daarnaast, mede door alle vrijwilligers, is Oranje Nassau een veilige plek om samen te kunnen komen en te socializen.
Uitdagingen en Verbeterpunten
Ondanks de inzet van vele vrijwilligers en commissieleden zijn er altijd uitdagingen en verbeterpunten. Een vaak genoemd punt is de arbitrage. Hoewel er in ruime mate sprake was van een positieve waardering, ontvangt de commissie jaarlijks de aanbeveling om voortaan gebruik te maken van neutrale grensrechters. Een lastig te organiseren onderdeel maar de commissie gaat zich voor het komende toernooi extra inspannen om aan deze wens te kunnen voldoen.
Lees ook: Informatie over het Regio Voetbal Toernooi
Lees ook: Informatie over het Volleybal Jeugd Toernooi in Vaassen
Lees ook: Padelclubs en toernooien Rijswijk