De financiële administratie, vaak beschouwd als een noodzakelijk kwaad, is cruciaal voor het succes van elke onderneming. Dit geldt in het bijzonder voor webwinkels, die door hun specifieke aard voor unieke uitdagingen staan. Het bijwerken van de financiële administratie is voor veel ondernemers geen hobby, ze vinden het saai, ingewikkeld en tijdrovend.
Webwinkels: Een Bijzondere Uitdaging
Webwinkeliers zijn ondernemers, en ook bij hen is financiële administratie meestal niet hun hobby. Qua administratie zijn webwinkels een behoorlijke uitdaging. Webwinkels zijn anders dan 'gewone' ondernemingen om verschillende redenen:
- Internationale Oriëntatie: Webwinkels zijn vaak vanaf het begin internationaal georiënteerd. Ze leveren aan het buitenland en bieden koopwaar in andere talen aan. Dit brengt complexiteiten met zich mee op het gebied van ICP (Intracommunautaire Prestaties), internationale leveringen en de bijbehorende BTW-regelgeving.
- Online Betalingen: Webwinkels hebben te maken met online betalingen. Klanten maken geen losse bedragen over, maar providers maken 1 bulkbedrag over naar de zakelijke rekening van de webwinkelier. Providers rekenen kosten aan de webwinkelier, bijvoorbeeld per betaling. In sommige gevallen wordt dit bedrag ingehouden op het bulkbedrag.
- Diverse Softwarepakketten: Webwinkels worden met verschillende softwarepakketten gemaakt. Al deze systemen hebben hun eigenaardigheden. Het correct instellen van BTW-tarieven kan een uitdaging zijn.
- Kleine Marges: De meeste webwinkels hebben te maken met kleine marges, vanwege de sterke concurrentie en de eenvoud waarmee consumenten prijzen kunnen vergelijken. Dit maakt het cruciaal om efficiënt te werken en de kosten te minimaliseren, inclusief de kosten van administratieve diensten.
De Rol van Technologie in de Boekhouding van Webwinkels
Webwinkels zijn toegankelijk via het internet. Dat is logisch, want de verkoop en communicatie met klanten wordt via internet afgehandeld en de webwinkelier beheert de webwinkel via het internet. De webwinkel draait op de server van de webwinkel. Vaak maken webwinkels gebruik van derde partijen.
De stap naar een online boekhoudsysteem is voor webwinkels een logische keuze. Bij online boekhoudsystemen zien we eenzelfde ontwikkeling als bij webwinkelsoftware. Facturen kunnen op een centrale server geprogrammeerd worden en toegepast worden op alle bestellingen uit de webwinkel. Webwinkeliers hoeven niet meer zelf BTW regels toe te passen, via koppelingen gaat dat vanzelf.
Voordelen van Online Boekhoudsystemen
Online boekhoudsystemen bieden webwinkels diverse voordelen:
Lees ook: Gids: Honkbalboeken kopen
- Automatisering: Veel administratieve taken kunnen worden geautomatiseerd, waardoor de webwinkelier tijd en moeite bespaart.
- Real-time Inzicht: De webwinkelier heeft 24 uur per dag, 7 dagen per week inzicht in de financiële situatie van de onderneming.
- Integratie: Online boekhoudsystemen kunnen vaak gekoppeld worden aan webwinkelsoftware en andere systemen, waardoor gegevens automatisch worden uitgewisseld.
- Toegankelijkheid: De webwinkelier kan overal ter wereld toegang krijgen tot de boekhouding.
De Accountant van de Toekomst
De rol van de accountant is aan het veranderen. Vroeger was de accountant vooral bezig met het controleren van cijfers, maar nu wordt er steeds meer van hem verwacht dat hij adviseert en meedenkt met de ondernemer. De accountant van de toekomst is een sparringpartner die de ondernemer helpt om weloverwogen beslissingen te nemen.
Eigenaardigheden van Accountants
Elke beroepsgroep heeft natuurlijk zijn eigenaardigheden. 'De' accountant geniet er juist van om de hele dag aan de hand van de vaste structuur van een werkprogramma ‘efficiënt' jaarrekeningen te kunnen produceren, ook al zijn dit er dertien in een dozijn. Een pennenlikker is de accountant al lang niet meer, helemaal niet nu we de beschikking hebben over maar liefst twee schermen op ons bureau! Tijd brengt orde en regelmaat in het leven van de stereotypische accountant. En los van alle onduidelijkheid hieromtrent: natuurlijk is het van onschatbare waarde om van elke jaarrekeningpost een specificatie op te stellen!
Het Belang van een Goede Accountant
Een goede accountant is van onschatbare waarde voor een webwinkel. De accountant kan helpen met:
- Het opzetten van een efficiënte boekhouding.
- Het optimaliseren van de belastingaangifte.
- Het interpreteren van financiële cijfers.
- Het geven van advies over financiële beslissingen.
Mental Accounting: De Denkbeeldige Boekhouder in Ons Hoofd
Naast de 'echte' accountant, heeft iedereen ook een 'denkbeeldige' boekhouder in zijn hoofd. Deze denkbeeldige boekhouder is in werkelijkheid een verzameling denkpatronen waarmee mensen hun geld indelen, die soms niet helemaal logisch zijn. Deze denkpatronen noemen we in wetenschappelijke termen Mental Accounting.
Eigenschappen van de Denkbeeldige Boekhouder
- Potjes: De denkbeeldige boekhouder deelt het inkomen in in allerlei potjes, zoals een potje voor boodschappen, een potje voor vakanties, enzovoort.
- Onverwacht Geld: De denkbeeldige boekhouder gaat anders om met geld dat hij van tevoren niet had verwacht, zoals loterijwinsten of belastingteruggaven.
- Richtpunt: De denkbeeldige boekhouder gebruikt een richtpunt om te bepalen hoeveel waarde hij voor zijn geld krijgt.
- Herkomst van het Geld: De denkbeeldige boekhouder maakt onderscheid in waar het geld vandaan komt, bijvoorbeeld spaargeld versus geld op de lopende rekening.
Lees ook: Hockeyboeken voor meisjes: Een complete gids
Lees ook: Ontdek het mysterie van The Keeper of Secrets
tags: #boekhouders #eigenaardigheden