Beachvolleybal is een spectaculaire sport die wereldwijd miljoenen fans heeft. In Nederland, met zijn uitgestrekte kustlijn, groeit de populariteit van deze sport gestaag. Van de Waddeneilanden tot de zuidelijke zandstranden van Zeeland, beachvolleybaltoernooien vormen niet alleen een podium voor talentvolle spelers, maar ook een ontmoetingsplek voor sportliefhebbers van alle leeftijden. Dit artikel biedt een uitgebreide checklist om een succesvol beachvolleybaltoernooi te organiseren, van de eerste planning tot de evaluatie na afloop.
De basis van beachvolleybal
Beachvolleybal werd pas in 1996 toegevoegd aan de Olympische Spelen in Atlanta en is sindsdien uitgegroeid tot een van de populairste zomersporten ter wereld. Het veld is 16 bij 8 meter, iets kleiner dan het zaalvolleybalveld. In tegenstelling tot zaalvolleybal mag een coach tijdens wedstrijden geen aanwijzingen geven, wat de communicatie tussen de spelers extra belangrijk maakt. Hoewel de standaardvariant 2 tegen 2 is, bestaan er ook toernooien met 3x3 of 4x4 teams, zoals bij Summer BeachLife. Spelen op zand vergt veel kracht en uithoudingsvermogen, en de zon en wind maken het spel spannender en minder voorspelbaar.
Planning en voorbereiding
Een succesvol beachvolleybaltoernooi begint met een gedegen planning. Hier zijn de belangrijkste stappen:
Definieer het doel en de doelgroep
- Doel: Wat wil je bereiken met het toernooi? Is het om de sport te promoten, geld in te zamelen voor een goed doel, of gewoon een leuke dag te organiseren voor de deelnemers?
- Doelgroep: Richt je je op beginners, gevorderden, jeugd, senioren, of een mix van niveaus? De doelgroep bepaalt de opzet van het toernooi, de regels en de sfeer.
Stel een budget op
- Inkomsten: Denk aan inschrijfgeld, sponsoring, verkoop van eten en drinken, en eventuele subsidies.
- Uitgaven: Maak een overzicht van alle kosten, zoals veldhuur, materiaal, prijzen, EHBO, marketing, en personeel.
Kies een locatie en datum
- Locatie: Zorg voor een geschikte locatie met voldoende ruimte voor de velden, parkeergelegenheid, en faciliteiten zoals toiletten en kleedkamers. Populaire locaties in Nederland zijn Scheveningen en Zandvoort.
- Datum: Kies een datum die niet botst met andere grote evenementen en houd rekening met het weer. Het beachvolleybalseizoen loopt meestal van mei tot september.
Regel vergunningen en verzekeringen
- Vergunningen: Informeer bij de gemeente welke vergunningen nodig zijn voor het organiseren van een evenement op het strand.
- Verzekeringen: Sluit een evenementenverzekering af om je in te dekken tegen eventuele schade of ongevallen.
Stel een team samen
- Vrijwilligers: Zoek enthousiaste vrijwilligers die kunnen helpen met de organisatie, zoals scheidsrechters, scorers, en medewerkers voor de catering.
- Sponsoren: Benader lokale bedrijven voor sponsoring in ruil voor naamsbekendheid.
Maak een draaiboek
- Tijdschema: Stel een gedetailleerd tijdschema op voor de dag zelf, inclusief de start- en eindtijden van de wedstrijden, de prijsuitreiking, en eventuele andere activiteiten.
- Taken: Verdeel de taken onder de vrijwilligers en zorg ervoor dat iedereen weet wat hij of zij moet doen.
Promotie en inschrijving
Een succesvol toernooi heeft voldoende deelnemers nodig. Zorg voor een effectieve promotie en een eenvoudige inschrijvingsprocedure.
Creëer een website en sociale media
- Website: Maak een website met alle informatie over het toernooi, zoals de datum, locatie, inschrijfkosten, regels, en prijzen.
- Sociale media: Gebruik sociale media om het toernooi te promoten en updates te delen. Tag Summer BeachLife en andere relevante accounts om je bereik te vergroten.
Maak een inschrijfformulier
- Online inschrijving: Gebruik een online inschrijfformulier om het voor deelnemers gemakkelijk te maken zich aan te melden. Vraag naar de teamnaam, namen van de spelers, niveau, en contactgegevens.
- Inschrijfgeld: Bepaal het inschrijfgeld en zorg voor een eenvoudige betaalmethode, zoals iDEAL.
Promoot het toernooi
- Flyers en posters: Verspreid flyers en posters op lokale sportclubs, scholen, en andere relevante plaatsen.
- Persberichten: Stuur persberichten naar lokale kranten en websites om aandacht te genereren.
- Mond-tot-mondreclame: Moedig deelnemers aan om vrienden en familie uit te nodigen.
De toernooidag zelf
De toernooidag is het hoogtepunt van alle voorbereidingen. Zorg voor een goede organisatie en een leuke sfeer.
Lees ook: Informatie over het Regio Voetbal Toernooi
Veldindeling en materiaal
- Veldindeling: Zorg voor een duidelijke veldindeling met voldoende ruimte tussen de velden.
- Materialen: Zorg voor alle benodigde materialen, zoals netten, ballen, scoreborden, fluitjes, en EHBO-materiaal.
Ontvangst en registratie
- Registratie: Zorg voor een vlotte registratie van de deelnemers. Geef ze een goodiebag met bijvoorbeeld een toernooishirt, zonnebrandcrème, en een flesje water.
- Uitleg: Geef een korte uitleg over de regels en het tijdschema.
Wedstrijden
- Schema: Houd je aan het tijdschema en zorg voor een duidelijke communicatie over de wedstrijden.
- Scheidsrechters: Zorg voor ervaren scheidsrechters die de wedstrijden eerlijk kunnen leiden.
- Scores: Houd de scores bij en zorg voor een actueel wedstrijdoverzicht.
Catering
- Eten en drinken: Zorg voor voldoende eten en drinken voor de deelnemers en toeschouwers. Denk aan broodjes, fruit, snacks, water, frisdrank, en koffie.
- Horeca: Werk samen met lokale horeca om een gevarieerd aanbod te bieden.
Sfeer
- Muziek: Zorg voor een gezellige sfeer met muziek.
- Activiteiten: Organiseer leuke activiteiten tussen de wedstrijden door, zoals een loterij, een clinic, of een demonstratie.
EHBO
- EHBO-post: Zorg voor een EHBO-post met ervaren EHBO’ers.
- Noodplan: Maak een noodplan voor eventuele calamiteiten.
Prijsuitreiking en evaluatie
Sluit het toernooi af met een feestelijke prijsuitreiking en evalueer de organisatie om te leren voor de volgende keer.
Prijsuitreiking
- Prijzen: Zorg voor leuke prijzen voor de winnaars, zoals bekers, medailles, cadeaubonnen, of gesponsorde producten.
- Bedankje: Bedank alle deelnemers, vrijwilligers, sponsoren, en toeschouwers voor hun aanwezigheid en steun.
Evaluatie
- Enquête: Stuur een enquête naar de deelnemers om feedback te verzamelen over de organisatie, de sfeer, en de faciliteiten.
- Analyse: Analyseer de resultaten van de enquête en gebruik deze om de organisatie van het volgende toernooi te verbeteren.
- Financiële evaluatie: Maak een financiële evaluatie om te kijken of het toernooi winstgevend was en waar er eventueel bespaard kan worden.
Extra tips voor succes
- Wees flexibel: Het weer kan onvoorspelbaar zijn, dus wees voorbereid op verschillende scenario’s.
- Communiceer duidelijk: Zorg voor een duidelijke communicatie met alle betrokkenen, zowel voor, tijdens als na het toernooi.
- Maak het persoonlijk: Zorg voor een persoonlijke benadering en laat de deelnemers zich welkom voelen.
- Werk samen: Zoek de samenwerking met andere organisaties, zoals sportclubs, gemeenten, en bedrijven.
- Geniet ervan: Vergeet niet om zelf ook te genieten van het toernooi!
Beachvolleybal als middel voor meer
Wie bij een evenement betrokken is, profiteert er het meest van. Het plezier van toeschouwers, sponsors en vrijwilligers blijft het langst hangen. Organisatoren die meer willen, moeten volgens het Mulier Instituut een duidelijk plan hebben. De eigen achterban bedienen is prima. Maar allerlei andere activiteiten zijn nodig om bijvoorbeeld mensen die niet aan sport doen in actie te krijgen. De ‘Modelaanpak sportevenementen’ van NOC*NSF kan organisatoren van dienst zijn. Samenwerken is bij de aanpak belangrijk. Je kunt bijvoorbeeld bekijken of bepaalde sportaccommodaties al aanwezig zijn. Want een nieuw evenement hoeft Nederland geen nieuw zwembad of nieuwe ijshal op te leveren als dat niet nodig is. Wil het evenement de maatschappij op de lange termijn iets opleveren, dan is er meer nodig. Dan moeten allerlei activiteiten worden georganiseerd. Alleen dan leeft bijvoorbeeld de regionale economie er blijvend van op. En blijven bijvoorbeeld de toeristen komen. Na een toernooi of evenement is het ook belangrijk te evalueren. Dat doe je volgens de richtlijnen van de Werkgroep Evaluatie Sportevenementen (Wesp).
Beachvolleybal voor de jeugd
Nederland biedt volop mogelijkheden voor jeugd en amateurs om aan beachvolleybaltoernooien deel te nemen. Veel clubs organiseren speciale jeugdtoernooien, en er zijn ook evenementen gericht op recreatieve spelers. Om volleybal te promoten kan je toernooien voor scholen, specifieke doelgroepen, of buurten organiseren. Een logisch én leuk vervolg op het geven van clinics op één of meerdere basisscholen, is het organiseren van een schoolvolleybaltoernooi. Door middel van een schoolvolleybaltoernooi leer je de scholieren niet alleen kennis maken met de volleybalsport, maar je draagt ook bij aan de versterking van de positie van volleybal in jouw regio. Je kunt een toernooi organiseren op kleine schaal, maar bijvoorbeeld ook met meerdere scholen uit de gemeente of omgeving. Volleybalclinics zijn bij uitstek geschikt om kinderen op een leuke manier kennis te laten maken met volleybal en biedt direct de kans om je eigen club te promoten. Het Junior Beach Circuit is dé beachvolleybalcompetitie voor de jeugd! Ieder jaar heb jij vanaf begin mei de mogelijkheid om samen met jouw beachmaatje in jouw regio te schitteren op het zand. We kennen bij het Junior Beach Circuit vier categorieën: <19, <17, <15 en <13 jaar. Wil je graag beachvolleyballen, maar lukt het thuis niet om de contributie te betalen? Dan is Jeugdfonds Sport & Cultuur er om jou te helpen.
Lees ook: Informatie over het Volleybal Jeugd Toernooi in Vaassen
Lees ook: Padelclubs en toernooien Rijswijk
tags: #beachvolleybal #toernooi #organiseren #checklist